[Rentrée] Les atouts d'un logiciel de gestion commerciale en ligne


L'apparition de logiciels en ligne, dits en mode SaaS (Software as a Service), permettent d'alléger certaines tâches dont celles liées à la gestion commerciale d'une entreprise. Très pratique pour les TPE-PME ce type d'outils numériques dispose de nombreux atouts pour que votre rentrée professionnelle soit à la fois productive et sereine !

Atouts d'un logiciel de gestion commerciale saas pour facturer en ligne

Atout n°1 : Gain de temps et facilité d'utilisation

Le mode SaaS (Software as a Service) se traduit par une utilisation en ligne d'un logiciel directement sur internet, sans installation ni téléchargement d'un programme à déployer sur toutes les machines de l'entreprise. Depuis un simple navigateur web, l'entrepreneur et ses collaborateurs peuvent se connecter au logiciel de gestion saas de n'importe où et sur tout type d'appareil (smartphone, tablette et ordinateur, sur mac / windows).

L'interface construite sur les mêmes principes qu'un site internet dispose d'une ergonomie intuitive avec une configuration qui s'adapte à la taille des écrans, on parle alors de « responsive design ». Les données sont rapides d'accès et la navigation par menu latéral facilite les actions de tous les utilisateurs. L'utilisation à distance et le stockage des données quotidiennes sont permis grâce à la technologie de cloud computing (informatique dans les nuages en français).

Atout n°2 : Flux de facturation complet, tout en restant simple

La gestion commerciale comprend différentes notions pour un traitement complet de la facturation d'une entreprise (devis en ligne, bon de commande, acompte, bon de livraison, facture en ligne, relance, bon de réception, avoir, etc.). Un module CRM (Customer Relationship Management) pour la gestion de la relation client (GRC) intègre également le suivi des actions sur les prospects / clients avec rappel des tâches par SMS et Email.

Atouts d'un logiciel de gestion commerciale en ligne pour TPE-PME

De cette manière l'entreprise peut faire tout type de documents comptables avec une chronologie des actions simple pour toujours savoir quel est l'état du document et l'étape suivante à réaliser. A titre d'exemple, un collaborateur peut créer un devis puis générer une facture d'acompte de 30% à la validation du document, ce devis est ensuite transformer en bon de commande puis plusieurs bons de livraison sont saisis pour l'envoi des marchandises. Au final, avec la fonctionnalité de « Regroupement BL », l'entreprise édite une seule facture au client avec tous les détails des bons de livraison.

Remarque : Le logiciel de gestion des achats traite aussi la problématique de collecte des notes de frais et factures fournisseurs à l'aide d'une bannette numérique, avec détection des caractères du document (par technologie OCR - optical character recognition - reconnaissance optique de caractères) afin de générer la dépense correspondante en quelques clics.

Atout n°3 : Analyse des indicateurs et pilotage de la trésorerie

Le fait de réaliser toutes les actions dans un seul et même outil de facturation en ligne optimise le suivi des indicateurs chiffrés de l'entreprise. Dès qu'une facture est générée, le rapport sur le chiffre d'affaires (CA) est mis à jour en temps réel dans le système. Même chose, dès que le paiement client est perçu, le rapport sur la trésorerie est actualisé. En cas d'impayé, il est possible de déclencher une lettre relance type ou une mise en recouvrement.

A cela s'ajoute la possibilité de connecter le compte bancaire de l'entreprise au logiciel de gestion commerciale pour synchroniser automatiquement les mouvements bancaires et réaliser le pointage des lignes d'entrées et de sorties d'argent. Avec une vision en temps réel du solde de banque, le chef d'entreprise maitrise sa trésorerie. Il peut même construire son prévisionnel de gestion selon son business plan et anticiper les actions futures avec son budget de trésorerie.

Atout n°4 : Collaboration avec l'expert comptable

Avec l'activation du module « Comptabilité », l'application de précomptabilité en ligne dispose d'un nouvel onglet pour la génération automatique des journaux comptables (Banque, Vente, Achat et Caisse) ainsi que la Balance - Grand Livre et le journal d'OD (Opérations Diverses).

Pour faciliter la collaboration entre les différents interlocuteurs, l'entreprise peut alors donner un accès à son expert comptable pour qu'il puisse récupérer toutes les données nécessaires à la tenue comptable ainsi que paramétrer les comptes comptables et les colonnes des exports des écritures des journaux comptables à destination de l'outil de production du cabinet.





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