Facturation électronique

Qu’est-ce que la facturation / facture électronique ?

La facture est un document commercial, juridique et fiscal qui atteste la vente d’un bien et/ou d’un service.

Ce document « facture » peut être sur tout type de support accepté par le destinataire, comme le papier en général. Avec la dématérialisation est apparue la facture électronique. En France, depuis les années 90 seules des factures conformes à des définitions fiscales étaient admises EDI fiscal et Signature électronique. Depuis 2013 toutes les formes de factures électroniques (word, excel, pdf etc.) sont admises à condition de mettre en place des contrôles documentés et permanents (Piste d’Audit Fiable) sous la responsabilité de l’entreprise . La définition de la facture électronique évolue avec le temps et le cadre législatif.

En 2012 une facture en PDF n’était pas une facture électronique pour la DGFIP. En 2014 une facture en PDF est devenue une facture électronique pour la DGFIP si elle est assortie d’une PAF. Après juillet 2024 une facture PDF ne sera plus une facture électronique conforme acceptée par la DGFIP, elle devra être convertie dans un format accepté du socle donc un format structuré par une PDP ou la PPF avant d’être transmise au destinataire. A noter que la facture en PDF sera simplement tolérée pendant environ 18 mois.

La facture doit se conformer à de multiples obligations voir ( bulletin Officiel des impôts) BOI, articles du CGI et code de commerce notamment.

Avec la Réforme de la facturation électronique à partir du 1er juillet 2024 la facture électronique va se généraliser et le papier progressivement disparaître.

Le décret et l’arrêté du 7 octobre 2022 sont venus apporter des précisions relatives

aux modalités pratiques de mise en œuvre de la réforme.

Contexte de la réforme de la facturation électronique

Une réforme qui ne concerne pas que la France

La dématérialisation des factures est généralisée sur la planète avec des réformes qui ont commencé dans les pays d’Amérique latine et d’Europe. Au départ c’est pour mieux lutter contre la fraude que les États ont rendu obligatoire les factures électroniques qui sont plus faciles à contrôler notamment quand l’État centralise des données dématérialisées en temps réel et encadre les pratiques.

La perte des recettes TVA en France est une des raisons de la réforme au même titre que la recherche d’économie pour les entreprises et de plus d’efficacité tant pour l’administration que pour les entreprises.

Diversité des solutions de facturation électronique à travers le monde

Il existe un grand nombre de solutions à travers le monde. Par exemple, en Italie il y a une plateforme publique qui s’interpose entre les opérateurs vendeurs et acheteurs. (Schéma dit en V). Au Mexique il y a un système avec une plateforme publique mais aussi des plateformes privées. (Schéma dit en Y).

La France adoptera ce type de schéma dit en Y.

Selon les pays, le périmètre de l’obligation de dématérialisation est plus ou moins large. Certains incluent les opérations internationales. La France limite pour le moment cette obligation aux opérations dites domestiques entre professionnels (le B2B domestique).

La France combine également la réforme de la dématérialisation des factures avec une obligation de remontée d’informations autres dite e-reporting : données d’encaissement, données internationales, données du statut de paiement des factures nécessaire pour gérer l’exigibilité et le droit à déduction de la TVA.

C’est aussi une nécessité afin de simplifier la déclaration de TVA qui pourrait à terme être faite automatiquement sur la base de ces données transmises à l’État.

En quoi c’est une nécessité pour le gouvernement ?

C’est une nécessité pour mieux lutter contre la fraude TVA (gap TVA) évalué à plus de 12 milliards. C’est une nécessité afin de faire des économies, car il est moins cher pour les entreprises et l’État de stocker des fichiers que du papier, il y a aussi l’automatisation des documents numériques plus facile et moins coûteux à gérer, contrôler.

Quel bénéfice le gouvernement compte-t-il en tirer ?

L’État veut mieux lutter contre la fraude et casser dans l’œuf des mécanismes comme les fausses factures, la TVA déduite sur des opérations fictives. L’État entend simplifier des process pour sa gestion et ses contrôles mais aussi pour les entreprises.

L’État veut également mieux connaître au fil de l’eau et en temps réel la situation de l’économie et d’être plus efficace dans sa politique économique et fiscale.

Quelles sont les obligations légales à venir ?

L’obligation de transmettre selon un format défini (UBL, CII, Lisible+XML tel Factur’X) des factures via des PDP (plateformes de dématérialisations partenaires ou la PPF (plateforme publique de facturation)

L’obligation de transmettre périodiquement en fonction de la taille d’entreprise de conformité des données de e-reporting.

L’obligation pour les PDP de respecter des conditions définies afin d’obtenir un agrément de l’État. Notamment de préparer un rapport d’audit de conformité annuel qui permettra de juger si elles sont dans la conformité et digne d’un renouvellement d’agrément.

Dématérialisation des factures et facturation électronique, de nouvelles modalités de numérisation pour le papier

[TVA] Nouvelles modalités de numérisation pour les documents sur support papier | Evoliz

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Essentiellement et à terme un document standard en format structuré accompagné d’un lisible c’est à dire que même en UBL ou CII il y aura toujours un document lisible pour un humain. La factur’X étant d’emblée un PDF et un fichier XML.

Quelle différence avec une version excel/pdf ?

Il s’agit pour les factures en format excel, word ou pdf de documents certes dématérialisés mais non de document en un format dit structuré ( comme XML, UBL, CII…) donc plus difficilement utilisables, compliqués à exploiter sous forme automatisée notamment.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

L’automatisation, la réduction des coûts, l’accélération des process, l’amélioration des possibilités de gestion, lutte contre la fraude, plus d’efficacité et d’efficience.

Facilitera à terme le pré-remplissage des déclarations de TVA

L’avenir sera la déclaration de TVA pré-remplie sur la base des données des factures et des données du e-reporting. L’intégralité du chiffre d’affaires (ventes) sera connu pour les opérations dites B2B (entre professionnels) dont B2B domestique et B2B international, le chiffre d’affaires B2C sera également appréhendé via le e-reporting des opérations avec les particuliers et les non assujettis à la TVA. C’est aussi vrai pour les factures reçues et la TVA déductible. Enfin les statuts de paiement qui seront collectés par les plateformes permettront de déterminer l’exigibilité de la TVA pour les services et les acomptes et donc la naissance du droit à déduction.

Cela sera une formidable simplification pour le redevable qui n’aura plus qu’à valider le pré-remplissage à l’instar du mécanisme qui existe déjà pour la déclaration des revenus pré-remplie.

Connaissances en temps réel de l’activité de l’entreprise (meilleure gestion)

La contemporanéité des déclarations des factures sera quelque chose de tout à fait nouveau. Avant l’Administration ne pouvait se fonder que sur des données a posteriori lors des échéances déclaratives par exemple la déclaration mensuelle de TVA. Par ailleurs, l’Administration n’avait pas une connaissance détaillée des opérations mais des montants globaux du Chiffre d’affaires. Cette nouvelle connaissance en temps réel et sur des données individualisées entre opérateurs sera une source importante pour comprendre l’économie et l’activité de chaque entreprise (micro économiquement) mais également par secteurs, zones géographiques (connaissance macroéconomique).

Permet d’identifier et éviter la fraude

Ces nouvelles connaissances en temps réel et opération par opération permettront certainement d’identifier plus finement des opérations à risque, des opérations douteuses. D’intervenir bien en amont du développement des fraudes. De casser des circuits frauduleux qui se mettent en place.

De proposer de nouveaux algorithmes pour traquer au plus près la fraude

Allègement de la charge administrative

Pour les entreprises, l’automatisation et la dématérialisation devraient induire des allègements de charge administrative. Outre celle relative au pré-remplissage des déclarations de TVA, il convient de penser également à l’archivage par la plateforme publique des factures et des données ce qui représente une charge en moins pour de nombreuses entreprises.

Facturation électronique : Tolérance pour la facture papier numérisée

[Facture électronique] Prolongation de la tolérance relative à la facture papier numérisée | Evoliz

Qu’est ce que le « e-reporting » ?

Trois type de données sont visées :

  • les données B2C avec une remontée des opérations d’encaissement pour les opérations avec des particuliers. Ces informations seront issues des logiciels dits de caisse. Au plus rapide pour des entreprises relevant d’un régime de TVA, dit au réel normal, il y aura trois remontées de données par mois (tous les 10 jours). En fonction du chiffre d’affaires la fréquence sera adaptée.
  • les données B2B internationales concernant les opérations internationales.
  • les données relatives aux statuts des factures (à payer, payée…)

Mise en place de la facturation électronique obligatoire

Comment faire une facture électronique

Une facture électronique peut être éditée à travers un Opérateur de Dématérialisation (OD). Il est donc nécessaire pour l’entreprise de s’équiper d’un logiciel de facturation compatible, comme Evoliz qui permet dores et déjà de générer des factur-X. 

Il faut ensuite s’assurer que le logiciel en question est bien connecté avec une PDP ou directement avec la PPF Chorus Pro. Les statuts de facture doivent aussi être transmis à l’administration en temps réel. L’annuaire central sera quotidiennement mis à jour par la PPF.

Nécessité d’avoir un logiciel de facturation électronique performant

Toute facture s’origine d’un logiciel de facturation. La question est de savoir si ce logiciel est en capacité de produire les attendues de l’administration. C’est du reste ce que visent les logiciels certifiés INFOCERT NF 203.

 

Envoi sur une plateforme d’état (Chorus Pro) : Quel est le principe et l’objectif de cette plateforme

La future PPF devra notamment gérer et administrer l’annuaire central qui est le cœur du moteur de l’usine de la facturation électronique , du fameux schéma en Y, car si l’adressage dysfonctionne rien ne pourra se faire. Chaque entreprise destinatrice choisira une plateforme de destination soit une PDP soit la PPF. Ce choix sera nécessaire dès le 1er juillet 2024.

L’annuaire central sera quotidiennement mis à jour par la PPF.

Les PDP transmettront des informations à la PPF pour assurer les mises à jour, par exemple en cas de changement d’élément de routage.

Les modes de transmissions des factures vers la PPF seront de trois type :

  • le mode portail qui impliquera des saisies en ligne.
  • Le mode API ou mode service, avec implémentation dans le système d’information de l’entreprise des appels de services.
  • Le mode EDI aussi qualifié de mode flux et qui sera une transmission automatisée.[LG3] 

Piste d’Audit Fiable (PAF) : Qu’est-ce c’est ?

C’est une obligation fiscale visée par le CGI et qui a pour objectif de sécuriser les factures reçues et transmises en mettant en place des contrôles internes de l’entreprise que l’on appelle CEPAF (contrôles établissant une PAF).

La PAF est une assurance anti-fraude pour l’entreprise et pour l’État et une garantie de conformité alors qu’une facture même en structurée et/ou signée électroniquement n’est pas une garantie contre la fraude. Une facture fictive en UBL ou factur’X reste une fraude. Seules des contrôles de type PAF peuvent valider le caractère non fictif de l’opération.

L’objectif est de rajouter et de garantir l’absence de fraude par des contrôles et des preuves d’Authenticité, d’Intégrité, de Lisibilité de la facture de la réception ou émission jusqu’à l’archivage et le lien avec des opérations réelles, conformes, non fictives, .

La PAF est la meilleure façon et la plus économique de maîtriser ses flux entrants et flux sortant de facture. S’approprier la PAF c’est aussi se préparer pour la réforme de la facturation électronique.

L’obligation de la PAF qui vient de la transposition d’une directive TVA européenne a permis de généraliser la facturation dématérialisée au-delà des voies EDI fiscale et signature électronique.

 La facturation électronique est concernée par la PAF

La mise en place de la PAF est une excellente façon de se préparer à la Réforme de la facturation électronique par une réappropriation de ses process facturation.

L’obligation de la PAF restera toujours en vigueur.

Je vais transmettre au travers d’une pDP ou de la PPF et je peux avant m’adresser à un opérateur de dématérialisation (OD)

Cela sera fonction de la catégorie de votre entreprise.

Il y aura une obligation graduée de passage à l’obligation cf. tableau ci-dessous.

Type d’entreprise

Emission

Réception

GE

01/07/2024

01/07/2024

ETI

01/07/2025

01/07/2024

TPE

01/07/2026

01/07/2024

La capacité d’être en conformité afin de ne pas rester bloqué. Les factures transiteront par des plateformes. Un logiciel qui ne pourra pas émettre des factures conformes implique des risques de rejets donc de non transmission des factures et dès lors non paiement.

Il conviendra de privilégier des organismes et structures sûres et sécurisés. Les certifiés et agréés en priorité. La plateforme publique est également un acteur institutionnel qui sera probablement massivement sollicité.

Il s’agit de la plateforme publique qui est actuellement chargée des opérations dites B2B c’est-à-dire les factures à destination du secteur public.

Elle préfigure la PPF, la future plateforme publique de facturation.

La volumétrie est hors de comparaison. Le B2G représente environ 200 millions de factures par an pour le B2B domestique, il est question de plutôt 2,5 milliards de factures. Il faudra aussi compter les données du e-reporting.

La situation gagnant-gagnant est l’objectif même de la réforme. L’entreprise peut attendre des gains en matière de réduction des coûts et de simplification. L’administration s’attend à des gains en matière de lutte contre la fraude et d’efficacité notamment par une connaissance optimisée de l’activité économique des entreprises.

Elles sont décrites dans le code général des impôts (CGI) à l’article 242 nonies A de l ’annexe II au CGI. C’est celles qu’on peut lire sur une facture en tout cas qu’on devrait obligatoirement y trouver.

Parfois certaines entreprises en rajoutent (des mentions non obligatoires), parfois elles oublient certaines qui le sont et s’exposent alors à des amendes. Le risque sera également celui de voir sa facture rejetée si elle n’est pas conforme aux attendus des spécifications externes que l’on peut trouver sur le site officiel des impôts.

Du fait de la réforme de nouvelles mentions vont s'ajouter à celles déjà existantes.

(énumérations ? = longd’où référence ou renvoi à prévoir).

Ceux des activités ne relevant pas de la TVA ; Par exemple des opérations du secteur de la santé, du secteur de la formation etc.

Clairement. Les économies attendues sont de plusieurs milliards pour les entreprises avec l’abandon du papier et des charges induites (manipulations, expéditions, stockage, gestion…. D’importantes économies résulteront également de l’automatisation qui supprimera des travaux et services manuels, les ordinateurs s’occuperont de travaux souvent fait par du personnel.

L’OCR permet de récupérer des données via une numérisation intelligente. A l’origine il s’agit par exemple d’extraire d’une facture PDF les données utiles afin d’arriver à un format standard du socle. C’est donc plus compliqué et coûteux surtout que de traiter directement une facture au format électronique du socle ( format structuré).

Non, seules les opérations dites domestiques sont dans un premier temps dans l’obligation de facturation électronique. En revanche, les opérations internationales seront déclarées par e-reporting.

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