Un logiciel de gestion des notes de frais et dépenses par traitement OCR


Le logiciel de facturation en ligne facilite la gestion des notes de frais et la saisie rapide des dépenses d'une entreprise. L'objectif de l'application de gestion commerciale saas (software as a service) est de centraliser toutes les factures fournisseurs et reçus afin d'éviter tout oubli ou perte de documents.

De cette manière le chef d'entreprise peut plus rapidement rembourser ses collaborateurs et l'expert comptable suivre la comptabilité en ligne de l'entrepreneur en consultant directement dans l'outil les pièces justificatives d'achats de la TPE / PME. Pour connaitre le fonctionnement de ce module nous vous invitons à découvrir la fonctionnalité de création automatique des dépenses

Logiciel de facturation en ligne pour la gestion des notes de frais et factures fournisseurs par OCR

Création des dépenses et achats récurrents en ligne (mode SaaS)

Le logiciel de gestion commerciale permet de créer en quelques clics une dépense liée à l'activité de tout type d'entreprise (SARL, SASU, SAS, EURL, EIRL, auto entrepreneur, micro entreprise ...). Cette dépense peut être générer directement dans l'application ou sinon suite à la saisie d'un bon de commande fournisseur ou d'un bon de réception, avec regroupement de BR en une seule dépense.

Pour simplifier l'édition des dépenses périodiques, l'option de récurrence donne la possibilité de créer un achat récurrent avec des informations prédéfinies telles que la périodicité (journalière, mensuelle, hebdomadaire, annuelle, ...), le nombre d'occurrence, la prochaine échéance et les actions à faire sur la dépense. Pour qu'une dépense existante devienne récurrente, il suffit d'utiliser la fonctionnalité de "copier (récurrence)" .

De plus, afin de catégoriser le type de dépense et les notes de frais, l'entrepreneur peut construire en quelques clics des classifications d'achats pour les différents frais professionnels (frais de déplacement, péage, frais kilométriques, restaurant, frais de repas, hôtel, frais de mission, fourniture, frais bancaires, publicité, etc.). Des rapports sont automatiquement générés pour analyser dans le détail la répartition des dépenses et des charges de l'entreprise.

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A noter que le logiciel de gestion des achats en ligne comprend aussi le suivi des stocks avec les mouvements de stocks entrées / sorties. La mise à jour du catalogue articles s'effectue selon le paramétrage dans le compte (décrémentation du stock depuis le bon de livraison ou la facture, incrémentation du stock depuis le bon de commande ou le bon de réception fournisseur).

Validation des notes de frais et factures fournisseurs par OCR

L'application de gestion commerciale en ligne optimise la création des dépenses sans saisie manuelle de la part de l'entrepreneur. La technologie innovante développée par Evoliz détecte avec précision les zones clés de la facture fournisseur ou de la note de frais (Date, Montant, Fournisseur).

La détection du montant TTC et du montant HT calcule automatiquement la TVA sur la note de frais ou le reçu, et ce grâce à un module de reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR en anglais pour optical character recognition).

A l'aide d'un simple glisser-déposer le chef d'entreprise et ses collaborateurs envoient dans l'application de gestion des notes de frais en ligne et des factures fournisseurs le document au format PDF ou image JPG (menu Achats > sous menu Bannette). Le système fonctionne avec des fichiers "Mono-pages" (facture d'une seule page) et également "Multi-pages" (facture de plusieurs pages). Le mode "Mono-pages" permet entre autres de séparer page par page un document de plusieurs factures.

Après vérification de l'exactitude des informations sur le ticket de caisse, la note de frais ou l'achat fournisseur, l'utilisateur n'a plus qu'à valider la dépense et passer à la suivante. Finies les longues heures de saisie manuelle des dépenses pour toute l'entreprise !

Remarque : Le logiciel de facturation mac / windows facilite la collecte des factures fournisseurs depuis plusieurs modes d'acquisitions tels que la Demat'Box de Sagemcom, connectée directement au logiciel de gestion cloud (pour en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter au 01 46 72 50 04 ou par email), ou encore depuis une simple boite email dédiée à la gestion des achats de la TPE / PME (par exemple : fournisseur@masociete.com). Le logiciel s'utilise à la fois sur ordinateur, tablette et téléphone portable.

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Comptabilité en ligne simplifiée et édition du journal des achats

Le fait qu'Evoliz automatise la comptabilité en ligne d'une petite entreprise, c'est-à-dire que les écritures comptables soient automatiquement créées selon les données renseignées dans l'outil, optimise la relation entre l'entrepreneur et son cabinet comptable.

L'expert comptable peut se connecter directement au logiciel de précomptabilité saas pour récupérer les différents journaux (Banque, Vente, Achat, Caisse). Cet outil s'adapte aussi à la gestion d'une association, d'une fédération, d'une franchise (franchiseur - franchisé) et à la comptabilité d'un comité d'entreprise (CE).

Le traitement des factures fournisseurs en ligne et des notes de frais par OCR va donc créer automatiquement la dépense avec la pièce justificative jointe, puis construire les différentes écritures comptables du journal d'achat pour la tenue comptable de l'entreprise. Le flux entier des achats et leur comptabilisation se retrouvent gérés pour un gain de temps maximal.

Le + : A cela s'ajoute un moteur de recherche des achats disponible depuis le listing des dépenses qui permet de retrouver rapidement un document passé dans le système d'OCR. De cette manière, il n'est plus nécessaire de fouiller dans les archives ... il suffit de saisir un terme ou le produit acheté dans la zone dédiée de l'application cloud.

Vous aussi automatisez dès aujourd'hui la gestion de vos notes de frais et des dépenses professionnelles en ouvrant un compte gratuit sur la plate-forme Evoliz (30 jours d'essai offerts, sans engagement ni carte bancaire).


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