Numérotation de facture : kézako

Tout a commencé un jour d'avril. Début du printemps, emplie d'une motivation de l'extrême, on se décide à mettre un peu d'ordre (le fameux ménage de printemps) dans toute cette paperasse qu'est la comptabilité.

À première vue, pas trop de dégâts. Mais à regarder de plus près… Un léger retard semble s'être accumulé dans l'émission (on parle bien d'ÉMISSION* - *à retenir pour la suite de l'article) des factures du mois dernier. 

Posons le décor. 

Mois d'avril, bourgeons à l'horizon, jolies abeilles et papillons. 

Je réalise une facture pour un client qui a commandé un fabuleux vase made in france 100% créateur, le mois dernier.

  • J'émets ma facture le 16 avril
  • La vente de mon vase est datée au 2 mars (ne me jugez pas, j'ai beaucoup de retard)
  • Et là, je m’emmêle les pinceaux dans ma numérotation.

Je constate que la numérotation de ma facture ne se classe pas dans les factures éditées en mars, mais bien à la suite de ma facturation d’avril. Mais pourquoi Jamy ? (ne soyez pas déçu, Jamy n'interviendra pas sur ce sujet) #fanclubnonofficieldejamy

 

Voici l'explication.

  1. La numérotation dépend uniquement de la date d'émission de ma facture (dans notre cas, aujourd'hui, le 16 avril)
  2. La date de la vente ou de la prestation de service n'a aucune incidence sur la numérotation (dans notre cas, le 2 mars). Mais quand on dit AUCUNE, c'est genre AUCUNE. 

Pour faire simple, la date de création de la facture 06 doit obligatoirement être après la date de création de la facture 05 !

Le caractère obligatoire de la numérotation

Nombreuses sont les mentions obligatoires pour garantir la validité d'une facture. Il en existe une ribambelle. Pour gérer au mieux, Evoliz est d'ores et déjà un coup de pouce non négligeable puisque nous avons inséré des garde-fous un peu partout sur notre logiciel. Ainsi, vous avez l’assurance de facturer en toute légalité. C'est l'un des (nombreux) super pouvoirs de notre logiciel, chaque année valorisé par notre certification NF 203.

Parmi les mentions obligatoires, légales, non négociables, obligées, pas le choix : la numérotation. Cette obligation bien spécifique doit apparaître sur toutes les factures, factures d'acompte, factures de situation ou encore les avoirs.

La numérotation permet à l'administration fiscale de pouvoir identifier les fraudes. Elle garantit, notamment, que chaque vente a bien été déclarée. Elle est régie par l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI et comporte plusieurs règles. 

La numérotation se définit comme un numéro UNIQUE basé sur une séquence CHRONOLOGIQUE, CONTINUE, SANS RUPTURE

En d'autres termes, les numéros se suivent (dans une logique qui appartient aux mathématiques) et on ne doit observer aucun trou au risque d'éveiller les soupçons d'une éventuelle cachotterie à l'administration française.

Un exemple : F-01, F-02, F-03 …

Deux factures ne peuvent donc pas avoir le même numéro. 

L'art de numéroter joliment avec Evoliz

Quel élément puis-je personnaliser sur mon logiciel de facturation ? 

Sur Evoliz, plusieurs éléments sont paramétrables : 

  • le préfixe du numéro
  • le formatage du numéro 
  • les séparateurs
  • le compteur
  • la longueur du numéro

Comment formater ma numérotation sur Evoliz ? 

4 possibilités s'offrent à vous pour le formatage :

  • En choisissant le format Année, le compteur est remis à zéro en début d'année.
    Exemple : F-2020/146, F-2021/01, F-2021/02, F-2021/03…
  • En choisissant le format Numéros, le compteur n'est pas remis à zéro.
    Exemple : F-146, F-147, F-148...
  • En choisissant le format Année / Mois (rupture fin de mois).
    Exemple : F-2021/05/01, F-2021/05/02, F-2021/05/03, F-2021/06/01, F-2021/06/02… Le compteur est remis à zéro au début de chaque mois.
  • En choisissant le format Année / Mois (rupture fin d'année).
    Exemple: F-2020/11/67, F-2020/12/68, F-2020/12/69, F-2021/01/01, F-2021/01/02…  Le compteur est remis à zéro en début d'année.

Changer sa numérotation au bon moment !

À chaque début d'exercice, vous pouvez, si vous le souhaitez, changer votre format de numérotation. Ce qui compte, c'est de bien faire ce changement avant d'éditer la première facture du nouvel exercice. 

Attention cependant à vos récurrences ! Si vous en avez programmé au premier du mois, pensez à bien les suspendre ou les modifier afin d'avoir le temps de changer votre format de numérotation en amont. Sinon, une facture récurrente pourrait se créer automatiquement au 1er janvier sans que vous puissiez revenir en arrière après (on va pas se mentir, le 1er janvier vous avez autre chose à faire que votre numérotation).

Bref, avec Evoliz, vous êtes tranquilles

Bon, avouez-le, une fois sur le papier, c'est pas si difficile la numérotation. 

En 3 points, on retiendra : 

  • le format UNIQUE, CHRONOLOGIQUE, CONTINUE, SANS RUPTURE
  • la date d'émission de la facture conditionne la numérotation, la date de la vente ou de la prestation de service n'a aucune incidence sur la numérotation
  • avec Evoliz, le côté légal est un tracas en moins, puisqu'on s'occupe de tout

Et pour le reste… Il y a Jessica, Magali, Sandy, Aline ou Nicolas ! #bestsupportclientever #coeuraveclesdoigts ❤️