Choisir un logiciel de facturation pour les entreprises du BTP
Votre devis est signé, les travaux ont commencé et le fournisseur vient d’envoyer sa facture. Un acompte est déjà arrivé ; la prochaine situation reste à préparer. Pour préparer la suite, vous devez savoir combien il reste à facturer et ce que votre client vous doit.
Un logiciel de facturation BTP doit vous aider à retrouver ces informations, du devis accepté au dernier paiement. Voici les points à vérifier pour choisir un outil adapté à votre façon de travailler, avec des exemples de leur utilisation dans evoliz.
Partez du devis qui servira de référence au chantier
Une désignation précise, une quantité, une unité, un prix : le suivi commence par un devis que vous pourrez relire facilement au moment de facturer. « Fourniture et pose de carrelage » sera plus utile si vous retrouvez aussi la surface prévue et les prestations comprises.
Pour vos interventions récurrentes, préparez un catalogue de fournitures et de prestations. Vous pourrez reprendre une base connue, puis adapter les quantités et les prix au chantier. Pensez à actualiser cette base lorsque vos coûts évoluent.
Dans evoliz, vous pouvez importer votre catalogue d’articles et de prestations depuis un fichier tableur. Les éléments importés sont ensuite disponibles dans vos devis et factures, avec leurs caractéristiques.
Pendant votre essai, partez d’un devis représentatif de votre activité. Vérifiez que vous pouvez décrire vos prestations comme vous le faites avec vos clients. Si votre chiffrage repose sur des ouvrages détaillés, des bibliothèques de prix ou des calculs métier particuliers, ajoutez ces besoins à votre démonstration.
Facturez au rythme des travaux
Selon l’échéancier convenu avec votre client, vous pouvez demander un acompte, puis facturer à mesure que les travaux avancent. Le logiciel doit vous permettre de suivre la continuité entre ces documents.
Deux modes de suivi peuvent être utiles :
- L’avancement global, lorsque vous appliquez un pourcentage à l’ensemble du devis.
- L’avancement détaillé, lorsque certaines prestations sont terminées et que d’autres ont à peine commencé.
Pour une rénovation comprenant plusieurs postes, le second mode peut être plus parlant : la dépose est achevée, la pose est en cours et les finitions restent à faire. La facture suit alors l’avancement renseigné pour chaque ligne.
Un exemple pour comprendre la déduction de l’acompte
Prenons un chantier fictif de 10 000 € HT, avec un acompte de 20 %. Dans cet exemple, l’acompte est intégralement déduit de la première situation. Les calculs sont présentés hors TVA, sans travaux supplémentaires ni retenue de garantie.
| Étape | Calcul | Montant HT facturé à cette étape |
|---|---|---|
| Acompte avant travaux | 20 % × 10 000 € | 2 000 € |
| Première situation à 50 % d’avancement cumulé | 5 000 € de travaux réalisés − 2 000 € d’acompte | 3 000 € |
| Situation suivante à 80 % d’avancement cumulé | 8 000 € de travaux réalisés − 5 000 € déjà facturés | 3 000 € |
| Dernière situation à 100 % | 10 000 € − 8 000 € déjà facturés | 2 000 € |
| Total | 10 000 € |
L’acompte fait partie du prix du chantier. S’il n’était déduit d’aucune situation ni du solde, le total facturé atteindrait ici 12 000 € au lieu de 10 000 €.
Facturé et encaissé restent deux informations différentes. Si le client a payé uniquement l’acompte au moment de la première situation, le cumul facturé atteint 5 000 € HT, mais les paiements reçus ne couvrent que l’acompte. Le suivi des règlements doit conserver cette distinction.
Dans evoliz, les factures de situation se créent à partir d’un devis ou d’une commande, en mode global ou détaillé. Vous choisissez aussi comment déduire les acomptes : sur la première situation, progressivement ou au solde. Un décompte accompagne les situations et récapitule notamment les factures, acomptes et encaissements.
Ce choix se prépare au départ : dans evoliz, le mode global ou détaillé est fixé à la première situation, et les acomptes doivent être saisis avant celle-ci.
Prévoyez aussi le cas des travaux supplémentaires. Si le client ajoute une prestation en cours de chantier, faites vérifier comment conserver la trace de son accord et facturer ce supplément en le reliant au dossier initial.
Rattachez vos achats aux chantiers concernés
Une facture de matériaux, une location de matériel, une prestation de sous-traitance : ces dépenses vous aident à comprendre ce que le chantier coûte. Encore faut-il retrouver les pièces et savoir à quel dossier elles correspondent.
Prenez l’habitude de collecter vos justificatifs à mesure qu’ils arrivent. Si un achat sert à plusieurs chantiers, notez sa répartition pendant que vous avez encore les quantités et les usages en tête.
Dans evoliz, les documents d’achat peuvent être collectés par dépôt de fichier, par email ou via l’application mobile. La lecture automatique aide à reprendre les informations du document ; vous les vérifiez et les complétez lorsque c’est nécessaire.
Pour suivre les montants par chantier, la formule Avancée permet de créer un axe analytique « Chantier ». Vous affectez vos documents de vente et d’achat au chantier concerné, ou vous répartissez un montant entre plusieurs chantiers. Les rapports permettent ensuite de consulter cette répartition.
Cette lecture porte sur les éléments que vous avez enregistrés et affectés. Pour apprécier la rentabilité complète d’un chantier, il faut aussi tenir compte de la main-d’œuvre et des autres coûts qui lui reviennent. Si ces coûts sont suivis ailleurs, rapprochez les informations avant de conclure sur votre marge.
Retrouvez les paiements avant de relancer
Le client annonce avoir fait son virement. Sur votre compte, plusieurs règlements sont arrivés. Pour savoir ce qui reste à encaisser, associez chaque mouvement à la bonne facture.
Lors du choix de votre logiciel, testez les cas que vous rencontrez vraiment : un règlement partiel, plusieurs factures payées par un seul virement, un acompte reçu avant le démarrage des travaux.
La synchronisation bancaire d’evoliz fait remonter les opérations de vos comptes connectés. Le logiciel propose des rapprochements avec vos factures, que vous validez. Il permet aussi d’associer plusieurs règlements à une facture ou un virement à plusieurs factures.
Une fois les paiements enregistrés, vous pouvez relancer sur la base d’un restant dû à jour. Vérifiez également l’échéance, le bon destinataire et les éventuels échanges déjà en cours avec votre client.
Avec la formule Avancée, les scénarios de relances automatiques permettent de programmer des emails autour de la date d’échéance. Vous définissez les étapes et les messages, puis activez le scénario sur les factures concernées. Vérifiez qu’un contact client avec une adresse email est renseigné. Le scénario s’arrête lorsque la facture est enregistrée comme intégralement payée.
Gardez la retenue de garantie identifiable
Lorsque votre marché prévoit une retenue de garantie, distinguez son montant des autres sommes restant à régler. Vérifiez à quelle date son paiement peut être demandé avant de l’intégrer à une relance.
Dans evoliz, vous pouvez activer la retenue de garantie, puis l’appliquer aux factures concernées. Le taux et la date du terme sont modifiables. Renseignez-les selon les conditions applicables à votre chantier.
Vérifiez le circuit de vos factures électroniques
La facturation électronique fait aussi partie des critères de choix. Pour un artisan, la question est concrète : comment recevoir les factures de ses fournisseurs, puis envoyer les siennes selon le type de client ?
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Cela concerne aussi les artisans en franchise en base, même lorsqu’ils ne facturent pas de TVA. Pour les TPE, PME et microentreprises, l’obligation d’émission et de transmission des données à l’administration débute le 1er septembre 2027. Consultez le calendrier officiel.
Le circuit dépend de votre client. Pour les opérations concernées entre entreprises assujetties établies en France, les factures transitent par une plateforme agréée. Pour les clients particuliers, la réforme prévoit la transmission des données des opérations concernées à l’administration, appelée e-reporting, tout en conservant le mode habituel d’envoi de la facture au client. La DGFiP détaille le périmètre de la réforme.
Avec evoliz, la plateforme agréée Chaintrust by Visma est incluse dans l’abonnement, sans surcoût. L’activation de la facturation électronique depuis votre compte permet de désigner votre plateforme et de vous inscrire à l’annuaire. Découvrez le fonctionnement dans evoliz.
Si vous facturez des clients publics, vérifiez aussi le traitement de vos factures via Chorus Pro. evoliz propose une connexion à votre compte Chorus Pro, à configurer pour utiliser ce circuit.
Essayez le logiciel avec un chantier que vous connaissez
Pour évaluer un logiciel de facturation BTP, reprenez un dossier dont vous connaissez déjà les montants et les étapes. Vous pourrez repérer plus facilement ce qui vous aide et ce qui demande un réglage.
Commencez par créer un devis en brouillon avec vos prestations habituelles. Vérifiez sa présentation, retrouvez-le dans la liste de vos documents et reprenez sa modification.
Pour le cycle complet, demandez une démonstration sur des données fictives proches de votre chantier :
- Création d’un acompte, puis d’une situation d’avancement.
- Déduction de l’acompte et contrôle du montant restant à facturer.
- Ajout d’une facture fournisseur et, si vous souhaitez ce suivi, affectation au chantier.
- Enregistrement d’un règlement partiel et lecture du restant dû.
- Prévisualisation d’une relance et présentation de l’accès de votre expert-comptable aux pièces.
Vous pourrez ainsi examiner l’enchaînement des étapes sans réémettre les factures d’un chantier déjà traité.
Observez aussi les gestes que vous ferez souvent. Retrouver une facture, corriger un brouillon, déposer un justificatif depuis le terrain : la facilité d’utilisation se juge sur ces actions. Si plusieurs personnes interviennent dans la gestion, faites participer celle qui prépare les documents et celle qui suit les paiements.
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Choisissez la formule adaptée à ce suivi
Dans evoliz, la formule Essentielle comprend notamment les devis, les factures d’acompte et de situation, le traitement des achats et la synchronisation bancaire. La formule Avancée ajoute notamment les axes analytiques et les relances automatiques.
Pour la banque, Essentielle inclut un compte synchronisé ; Avancée en inclut jusqu’à dix. Vérifiez aussi les volumes de documents inclus et le nombre d’accès dont vous avez besoin dans le détail des offres.
Votre essai doit vous permettre de répondre à une question simple : en ouvrant un dossier, retrouvez-vous facilement ce qu’il reste à facturer et à encaisser ?
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