Guide : Gérez vos achat à l’ère de la facturation électronique
Depuis l’entrée en vigueur de la facturation électronique, certaines factures fournisseurs commencent à arriver directement dans votre logiciel, via votre plateforme agréée. Mais ce n’est pas le cas pour l’ensemble de vos frais pro…
Qu’importe la situation, voici comment vous pouvez simplifier la gestion de chaque type de dépense et bien gérer ses achats avec evoliz.
Ce que la facturation électronique change (ou pas) pour gérer vos achats
Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Concrètement, une facture entre deux entreprises françaises circule désormais de la plateforme agréée de votre fournisseur jusqu’à la vôtre, puis arrive dans votre logiciel sous un format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Plus besoin de la télécharger, de la renommer ou de la ressaisir.
Deux nuances à garder en tête :
- Tous vos fournisseurs n’émettent pas encore en électronique. Seules les grandes entreprises et les ETI y sont obligées depuis septembre 2026. Les PME, TPE et micro-entreprises le seront au 1ᵉʳ septembre 2027. D’ici là, vous recevrez encore beaucoup de PDF.
- Beaucoup de dépenses resteront hors circuit, même après 2027 : achats auprès de fournisseurs étrangers, tickets de caisse, péages, restaurants, frais avancés par un salarié…
Résultat : vous allez gérer deux flux en parallèle. Voici lequel concerne quoi.
| Type de dépense | Comment elle arrive | Ce que vous avez à faire |
|---|---|---|
| Facture d’un fournisseur français émise en électronique | Automatiquement, via votre plateforme agréée | Contrôler, valider (ou refuser), régler |
| Facture PDF d’un fournisseur français (PME, TPE, jusqu’en 2027) | Par e-mail ou espace client | Déposer, compléter, valider, régler |
| Abonnement ou achat auprès d’un fournisseur étranger | Par e-mail ou espace client | Déposer, vérifier la TVA, valider, régler |
| Ticket, reçu, péage, parking, restaurant | En main propre ou dans une appli | Photographier, déposer, rattacher au déplacement |
| Dépense payée avec une carte perso | Par le salarié ou le dirigeant | Note de frais, puis remboursement |
Gérer ses factures fournisseurs électroniques simplement
C’est là que la réforme vous fait vraiment gagner du temps. À condition de ne pas confondre « arrivée automatiquement » et « traitée ».
Étape 1 : vérifiez que vous êtes prêt à recevoir
Pour recevoir vos factures électroniques, vous devez avoir désigné une plateforme agréée. Dans evoliz, elle est incluse dans votre abonnement, sans surcoût : vous activez la facturation électronique en quelques clics depuis votre compte, et vos fournisseurs peuvent vous adresser leurs factures via l’annuaire central.
Pas encore fait ? C’est la priorité. Sans plateforme désignée, les factures de vos fournisseurs ne peuvent pas vous parvenir par le bon circuit, et vous vous exposez à une amende pour non-désignation.
Étape 2 : retrouvez vos factures dans la Boîte de réception
Rendez-vous dans Achats > Suivi des factures. Chaque facture électronique reçue est déposée dans votre Boîte de réception, avec les informations du flux déjà reportées : fournisseur, numéro, date, montants. Pas de saisie, pas d’OCR à vérifier ligne à ligne.
Étape 3 : contrôlez la facture
Une facture qui arrive toute seule n’est pas pour autant une facture juste. Avant de la valider, vérifiez :
- qu’elle correspond à un achat réel (commande passée, prestation réalisée, bon de livraison) ;
- que les montants et la TVA sont corrects ;
- qu’elle n’est pas déjà dans votre suivi, par exemple parce que le fournisseur vous a aussi envoyé le PDF par mail ;
- qu’un éventuel avoir est bien rattaché à la facture d’origine.
Étape 4 : validez… ou refusez
Tout est bon ? Vous validez, la facture passe dans Factures validées.
Quelque chose cloche (mauvais destinataire, erreur de prix, TVA incorrecte) ? Avec la facture électronique, vous pouvez la refuser officiellement. Le refus est accompagné d’un motif, choisi parmi une liste codifiée, qui est transmis à l’émetteur. La facture rejoint alors vos Factures refusées, et c’est à votre fournisseur de vous envoyer une facture corrigée. Fini les échanges de mails à rallonge pour une ligne de trop.
Étape 5 : réglez et suivez le paiement
Dans Factures validées, deux vues vous donnent l’essentiel : À régler et Réglées. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui doit partir cette semaine, et ce qui est soldé. Pensez à rapprocher chaque règlement de votre relevé bancaire pour éviter qu’une facture soit payée deux fois.
Gérer le reste de ses achats, étape par étape
Pour tout ce qui ne passe pas par une plateforme agréée, le principe reste le même (contrôler, valider, régler), mais c’est à vous d’aller chercher le document et de le faire entrer dans votre logiciel.
Étape 1 : récupérez le bon justificatif
Premier réflexe : ne confondez pas la facture et la simple preuve de paiement. Selon la dépense, voici ce qu’il vous faut.
- Fournisseur français qui envoie encore des PDF : la facture au nom de l’entreprise, avec les mentions obligatoires.
- Logiciel, abonnement ou achat en ligne : la facture téléchargée depuis votre compte client. Vérifiez le pays du fournisseur et le traitement de la TVA.
- Restaurant : la note ou la facture du restaurant, avec le détail et le contexte pro. Le ticket de carte bancaire seul ne suffit généralement pas.
- Hôtel : la facture de l’établissement, au nom de l’entreprise si possible.
- Péage, parking, carburant : le reçu ou la facture de l’opérateur, et de quoi rattacher la dépense au déplacement.
- Ticket de caisse : il justifie un achat de détail, mais ne remplace une facture complète que lorsque les règles applicables le permettent.
- Reçu de carte bancaire : une preuve de paiement. Pas une facture.
Un PDF peut tout à fait être une facture valable. Mais ce n’est pas une facture électronique au sens de la réforme : c’est le format structuré et le passage par une plateforme agréée qui font la différence.
Étape 2 : déposez-le dans evoliz
Vous avez quatre façons de faire entrer un document dans votre suivi des factures :
- depuis le web, en important le fichier sur votre compte evoliz ;
- depuis l’application mobile, en prenant le ticket en photo, directement à la sortie du parking ;
- par e-mail, en transférant la facture reçue ;
- par API, si vos justificatifs proviennent d’un autre outil.
Le document atterrit dans votre Boîte de réception, à côté des factures électroniques. Un système de reconnaissance de texte (OCR) le lit et pré-remplit une partie des champs pour vous.
Étape 3 : complétez et validez
Contrairement à une facture électronique, un document scanné mérite un coup d’œil plus attentif. Posez-vous quatre questions :
- Le document concerne-t-il bien l’entreprise ?
- Est-il lisible et suffisamment complet ?
- La TVA est-elle récupérable dans cette situation ?
- Le paiement est-il à faire, déjà fait, ou à rembourser ?
Corrigez les champs mal lus par l’OCR si besoin, puis validez. La dépense rejoint vos Factures validées, et se suit ensuite exactement comme une facture électronique.
Étape 4 : gérez les frais avancés et les indemnités kilométriques
Quand un salarié ou un dirigeant paie avec sa carte perso, le justificatif ne suffit pas : il faut aussi enregistrer la dépense dans une note de frais et suivre son remboursement.
Attention au piège : marquer une facture comme réglée indique que le fournisseur a été payé. Ça ne déclenche pas le virement vers la personne qui a avancé les frais. Ce remboursement se suit à part.
Pour les indemnités kilométriques, gardez le relevé des trajets, le véhicule utilisé et les éléments de calcul demandés par votre gestionnaire ou votre expert-comptable.
Un exemple concret : la semaine de Jean-Marc
Jean-Marc est chauffagiste. Mardi, son grossiste (une ETI) lui envoie une facture de pièces via la plateforme agréée : elle apparaît dans sa Boîte de réception, champs remplis. Il vérifie les quantités, repère une chaudière facturée deux fois, et refuse la facture avec le motif correspondant. La version corrigée arrive le lendemain, il la valide.
Entre-temps, il a payé le parking d’un chantier en centre-ville. Il photographie le reçu depuis l’app en remontant dans son camion. Le soir, il transfère aussi le PDF de son petit fournisseur d’outillage, qui n’émet pas encore en électronique.
Vendredi, tout est au même endroit : trois dépenses, deux chemins d’arrivée, un seul suivi jusqu’au paiement.
Votre routine hebdo pour garder vos achats à jour
Une fois par semaine, prenez un créneau fixe pour :
- vider la Boîte de réception : valider, refuser ou compléter chaque document, et réclamer les pièces manquantes ;
- rapprocher les factures validées de vos mouvements bancaires ;
- relancer les paiements ou remboursements encore ouverts.
Et avant de transmettre votre dossier à votre comptable, un dernier point : les documents restés dans la Boîte de réception ne sont pas forcément inclus dans les exports comptables. Validez-les d’abord.
Vos questions sur la gestion des achats et la facturation électronique
Puis-je encore accepter une facture PDF d’un fournisseur ?
Oui, tant que votre fournisseur n’est pas encore soumis à l’obligation d’émission. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, elle démarre au 1ᵉʳ septembre 2027. Les fournisseurs étrangers, eux, ne sont pas concernés par la réforme française.
Combien de temps dois-je conserver mes factures d’achat et justificatifs ?
Pour les pièces comptables, la durée de référence est de dix ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce). Pour un cas particulier, validez avec votre expert-comptable.
J’ai perdu un justificatif, je fais comment ?
Demandez un duplicata à votre fournisseur ou téléchargez la facture depuis votre espace client. Pour un ticket, cherchez le reçu dans l’application du commerçant ou demandez une attestation. En cas de doute sur la déductibilité d’une dépense ou la TVA, demandez l’avis de votre expert-comptable.
D’autres questions sur la réforme ? On a rassemblé les plus fréquentes dans notre FAQ facturation électronique (et sa suite).
Gérer ses achats, pour de vrai, commence ici
La facturation électronique fait déjà une partie du travail sur vos factures fournisseurs. Pour le reste, une bonne habitude suffit : tout faire entrer au même endroit, contrôler, puis suivre jusqu’au paiement ou au remboursement.
Ouvrez Achats > Suivi des factures dans evoliz : vous verrez tout ce qui est arrivé, et ce qui attend encore une action de votre part.
Pas encore sur evoliz ? Le plus simple, c’est de l’essayer par vous-même : profitez de 15 jours d’essai gratuit pour suivre vos premières factures d’achat, de la Boîte de réception jusqu’au paiement
