[Cas Pratique] Les 4 étapes pour automatiser votre comptabilité en ligne


Se libérer du temps pour développer son chiffre d'affaires passe entre autres par l'automatisation des tâches administratives. Ce cas pratique du logiciel de gestion commerciale Evoliz, disponible en mode SaaS, explique comment automatiser votre comptabilité, de la facturation en ligne à la collaboration avec votre expert-comptable.

Logiciel de facturation en ligne et gestion commerciale saas pour automatiser la comptabilité sur mac

La gestion commerciale en ligne dans le Cloud en mode SaaS

A destination des TPE / PME (auto entrepreneur, eurl, eirl, sarl, sas et même franchise ou association ...) le logiciel de gestion commerciale en ligne proposé sur la plate-forme Evoliz cherche à simplifier les tâches administratives quotidiennes des petites structures.

Le temps est précieux et l'édition des documents comptables se révèle être un véritable frein à la productivité pour les TPE / PME (enquête réalisée par Nuance en France, Angleterre et Allemagne). Pour y remédier l'une des solutions est d'automatiser la facturation et la comptabilité de l'entreprise en migrant sa gestion commerciale SaaS (Software as a Service) dans le Cloud.

CRM en ligne : Centraliser la gestion de la relation client (GRC)

La première étape consiste à regrouper l'information de votre portefeuille clients dans un seul et même outil. De cette manière les commerciaux de l'entreprise peuvent accéder rapidement aux données essentielles et y ajouter tous les contacts prospects éventuels.

En utilisant le module de CRM en ligne la gestion de la relation client (GRC) est facilitée ainsi que le suivi des opportunités d'affaires. Chaque phase du cycle de vente (appelé aussi pipeline commercial) peut être pondérée d'un pourcentage de réussite jusqu'à finalisation de la vente. Fini le suivi des prospects et clients depuis un fichier excel indépendant par collaborateur !

Facturation en ligne : Faire des factures et des devis récurrents

Votre prospect étant intéressé par votre service ou produit, la seconde étape concerne l'édition d'un devis en ligne ou d'une facture en ligne. En utilisant le modèle standard de l'application avec les mentions obligatoires par défaut personnalisables (ou en important votre modèle de facture excel ou exemple de devis word) l'outil va générer en quelques minutes un document comptable légal au format PDF.

Dans le cas où vous facturez la même prestation ou vendez souvent la même marchandise, un simple « dupliquer / copier la facture » ou « transformer le devis en facture » vous permettra de faire un nouveau document client en moins de 2 minutes.

Et pour aller plus loin dans l'automatisation de la facturation en ligne, le facturier personnalisé intègre l'option de documents périodiques. L'entrepreneur peut à la saisie d'une nouvelle facture choisir d'y appliquer une récurrence tous les jours, mois, semaines, années pendant une durée déterminée ou permanente (en savoir plus sur la création d'une facture récurrente).

Gestion bancaire : Synchronisation des relevés bancaires

Après avoir facilité le suivi commercial (étape 1), puis simplifié la gestion de la facturation (étape 2), la troisième étape permet d'optimiser le pilotage de votre entreprise, et plus précisément des indicateurs clés pour toute TPE / PME : chiffre d'affaires, factures impayées, trésorerie, impact de la TVA, prévisionnel, etc.

Pour y parvenir la démarche consiste à connecter votre compte bancaire au logiciel de gestion commerciale cloud dans le but de synchroniser les lignes de votre relevé de banque. L'outil va alors automatiquement récupérer toutes vos entrées et sorties d'argent.

Et, en y associant des règles de rapprochement par montant ou par libellé, l'application va pointer automatiquement les lignes du relevé bancaire. Votre facture passera alors en « payé » sans aucune action de votre part, et ce aussi bien pour les factures clients que pour les factures fournisseurs. Très pratique n'est-ce pas !

Comptabilité en ligne : Génération automatique des écritures comptables

La dernière étape, liée à votre gestion comptable, s'effectue elle aussi de manière automatique et sans connaissance en comptabilité. Selon les informations saisies dans l'outil, le logiciel de comptabilité en ligne va automatiquement créer les écritures comptables et générer les différents journaux comptables (Banque, Vente, Achat, Caisse).

Ces informations sont disponibles dans l'onglet Comptabilité (à activer dans les Paramètres du compte, sous menu Préférences puis option « Gestion de la comptabilité »). Il ne vous reste alors plus qu'à créer un accès à votre expert-comptable et à l'inviter à se connecter au logiciel de gestion SaaS d'Evoliz. La collaboration avec votre expert comptable est améliorée. Finie la boite à chaussures, place à la gestion commerciale en ligne automatisée !

Vous aussi, testez gratuitement Evoliz pendant 30 jours et découvrez tout le potentiel de cet outil au service de votre entreprise.





Remise des prix du Concours de la Startup de l'Année 2015

La marge de progression du cloud computing dans les TPE / PME


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