Comment faire une facture récurrente en ligne ?

Les factures récurrentes ou périodiques permettent de facturer simplement des abonnements ou des montants récurrents à vos clients.

Création d'une facture récurrente

Pour créer une récurrence depuis Evoliz, rendez-vous dans l'onglet Ventes, puis dans le sous-onglet Récurrences.

En utilisant les factures récurrentes vous pouvez par exemple vous faciliter la saisie de factures liées à de la maintenance informatique, à du conseil ou encore à des prestations de service périodiques.

Cliquez sur +Nouveau, en haut à droite de la fenêtre pour paramétrer une nouvelle récurrence :

Nouvelle récurrence

 

Sur la page suivante, vous allez pouvoir créer une facture, comme habituellement, en remplissant les champs nécessaires : date, client, conditions de règlement, etc. La seule différence réside dans l'objet, qui s'intitule "Objet de récurrence" :
 
Définir l'objet de la récurrence

En cliquant sur le lien, vous arrivez aux paramétrages spécifiques de la récurrence :

Spécificités de la récurrence

- La périodicité de la récurrence : Tous les jours, mois, semaines, ans
- La répétition de la récurrence : Toujours, Nombre d'occurrence, Date de fin
- Les actions à réaliser pour la facture récurrente : Enregistré, Envoyé (à un ou plusieurs destinataires par email) et Payé
- La prochaine échéance pour indiquer la date de la prochaine facture récurrente

De la même façon, vous pouvez également paramétrer un objet de récurrence :

Objet dynamique de récurrence

L'objet dynamique s'adapte automatiquement à chaque facture suivant les valeurs dynamiques que vous choisissez. Dans mon exemple ci-dessus, l'objet de ma facture s'adaptera automatiquement à chaque facture créée et affichera le mois précédent comme période de facturation.

Modification d'une facture récurrente

Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier une facture récurrente à l'aide du bouton « Modifier ». Il vous sera alors demandé si vous voulez modifier seulement cette facture ou cette facture et toutes les prochaines.

Dans le second cas, les modifications apportées sur la facture en ligne seront appliquées à toutes les factures récurrentes suivantes.

Consultation de la liste des récurrences

Dans le menu « Ventes » puis sous-menu « Récurrences » vous accédez au listing des récurrences rattachées aux factures en ligne.

Le numéro de facture indiqué correspond à la facture dont la récurrence s'applique (appelée aussi facture maitre) complété par tous les critères de récurrence (Client, Total TTC de la facture récurrente,  Etat de la récurrence, Dernière échéance de la récurrence, Prochaine échéance de la récurrence, nombre d'occurrence de la récurrence, répétition de la récurrence et sa date de fin) :

Remarque sur les récurrences : Un export Excel est disponible pour télécharger en xls, xlsx ou csv le détail des récurrences de factures.

Modification des récurrences

En cliquant sur l'une des lignes vous pouvez alors modifier les critères de la récurrence. Les paramètres sont les mêmes qu'à la saisie d'une facture récurrente en ligne.

De plus en dessous des informations spécifiques à la récurrence vous pouvez vérifier rapidement quelles sont les factures liées à cette récurrence.

Pour mettre fin à une récurrence en ligne, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Terminer » ou celui de « Supprimer » pour supprimer définitivement la récurrence en rapport avec votre facturation.