[Cas pratique] Ces 3 documents complémentaires pour votre gestion commerciale


Dans la gestion courante d'une entreprise de nombreux documents comptables interviennent, dont les devis et factures clients et les dépenses fournisseurs. Il en existe également 3 autres qui facilitent le suivi de la facturation selon les moments de vie d'une TPE-PME. Voyons lesquels ?

Cas pratique sur une facture d'acompte, facture d'avoir et relance client

Facture d'acompte : Document intermédiaire avant la facturation finale du client

La facture d'acompte correspond à un paiement partiel de la part du client suite à la validation d'un devis ou bien d'une commande, appelée également « avance client ». Il est très courant par exemple de demander 30% d'acompte à la signature du devis puis de nouveau 30% à la confirmation de la commande. C'est entre autres le cas dans les activités artisanales pour déclencher les achats de marchandises nécessaires à la réalisation des travaux chez le client.

Dans le logiciel de facturation Evoliz, l'édition de ce document intermédiaire s'effectue soit sur le devis (dans l'état « Enregistré » ou « Envoyé ») depuis le menu de gauche Ventes > Devis. Après avoir cliqué sur le devis en ligne concerné, plusieurs boutons d'action sont proposés dont le pictogramme représentant des feuilles superposées permettant de transformer le devis en facture, en commande et en bon de livraison, ou encore de « Saisir un acompte ».

Logiciel de facturation en ligne avec saisie d'une facture d'acompte sur devis ou commande

La facture d'acompte peut également être éditée sur le bon de commande client (dans l'état « Enregistré » ou « Envoyé ») depuis le menu de gauche Ventes > Commandes. Après avoir cliqué sur le bon de commande en ligne concerné, le bouton d'action avec les feuilles superposées sera aussi disponible pour créer l'acompte.

Remarque : Pour générer la facture finale stipulant le ou les différents acomptes, il suffit de retourner sur le devis ou le bon de commande pour transformer ce document comptable en facture. Sur la facture définitive seront alors mentionnés les acomptes et le client aura à payer le « Restant dû ».

Facture d'avoir : En cas de retour de marchandises ou annulation de la prestation

La facture d'avoir correspond à l'édition d'une facture dite « négative » pour annuler une partie ou la totalité de la facture d'origine, car comptablement une facture en ligne ne peut pas être supprimée définitivement afin d'éviter un « trou » dans la chronologie de la numérotation.

Le logiciel de gestion commerciale Evoliz permet à la fois de faire un avoir partiel sur les quantités de la facture (dans le cas d'un retour de marchandises par exemple) ou de créer un avoir total du montant de la facture (dans le cas d'une erreur de facturation ou de l'annulation de la prestation par exemple).

Logiciel de gestion commerciale en ligne avec création d'une facture d'avoir client

L'édition de la facture d'avoir s'effectue, depuis le menu de gauche Ventes > Factures, en cliquant directement sur le numéro de la facture concernée (dans l'état « Enregistré » ou « Envoyé »). Parmi les boutons d'action situés en haut à droite se trouve celui des actions complémentaires, représenté par les 3 petits points. Il sera alors possible d'« Annuler » la facture en question depuis ce sous-menu par un « Avoir partiel » ou un « Avoir total ».

Relance client : Pour réduire les retards de paiement et limiter les impayés

La relance est un document envoyé au client dans le cas où la date d'échéance de règlement de la facture est dépassée. Dans une telle situation il y a plusieurs étapes, dont tout d'abord la lettre de relance type se voulant « cordiale » et, dans un second temps s'il n'y a pas d'évolution, le déclenchement d'une procédure amiable ou judiciaire auprès d'une société de recouvrement.

L'outil de facturation en ligne Evoliz permet à la fois d'identifier rapidement les factures impayées depuis le menu de gauche Relances > Retards de paiement, puis de rédiger en quelques clics la relance.

Lettre de relance type en cas de retard de paiement et facture impayée

Pour cela, il suffit d'accéder à la facture en retard de paiement (menu de gauche Ventes > Factures) et après avoir cliqué sur le numéro de facture, il y aura de nouveau dans le bouton d'actions complémentaires (pictogramme illustré par les 3 petits points) la possibilité de « Créer une relance » ou de déclencher une « Mise en recouvrement ».





[Nos clients ont du talent] Michel Bloch, fondateur de La Cookiterie

[Enquête] Où en sont les dirigeants en matière de digitalisation ?


Evoliz est fait pour vous

Plus qu'un logiciel de gestion commerciale et de facturation en ligne, Evoliz.com est un véritable outil de pilotage pour votre entreprise.

Libérez-vous du temps sur la gestion d'entreprise et créez très simplement un devis, une facture ou une dépense directement sur internet !

Testez gratuitement

Abonnez-vous à Evoliz

Twitter Google+ Facebook Youtube RSS

Rechercher dans le blog

Thématiques du blog

Actualité (92)
Astuce (55)
Cas pratique (34)
Comptabilité (46)
CRM GRC (21)
Entreprise (171)
Etude (66)
Evénement (83)
Expert comptable (43)
Facturation (86)
Gestion commerciale (80)
Interview (27)
Nouveauté (57)
SaaS Cloud (66)

En savoir plus sur