[Cas pratique] Gestion des stocks et mouvements de stock


Le logiciel de gestion commerciale en ligne Evoliz intègre les fonctionnalités de gestion de stock, de gestion des achats et de gestion de la facturation. Le cas pratique d'aujourd'hui traite du flux complet, de l'approvisionnement du stock à la vente du produit ou de la marchandise au client.

Cas pratique : Logiciel de gestion de stock en ligne et mouvements des stocks

Logiciel de gestion de stock en ligne : Remise en contexte

Pour ce cas pratique prenons l'exemple d'une entreprise qui fait de l'import / export de matériels informatiques sur le marché français.

Cette entreprise achète à des fournisseurs étrangers les marchandises informatiques qu'elle revend ensuite en France à une clientèle de particuliers et de professionnels.

Afin de gérer cette problématique d'approvisionnement de stock, de commercialisation du stock et de réapprovisionnement de stock, il est conseillé pour l'entreprise de s'équiper d'une solution simple et efficace en SaaS telle que le logiciel de gestion de stock en ligne Evoliz.

Nous verrons dans ce cas pratique les différentes étapes liées à la gestion des stocks dont la création du catalogue articles, le passage de commande puis la facturation en ligne du produit.

Etape 1 : Création de votre catalogue produits en ligne

Si votre article n'est pas stocké, il faut au préalable créer le produit dans l'onglet « Catalogue » en cliquant sur « Nouvel article » pour une saisie rapide, ou sinon par import excel afin de générer en masse toutes vos références produits.

Remarque sur la création d'un article en ligne : Vous pouvez aussi par exemple créer votre article au moment du passage de la commande au fournisseur, c'est-à-dire lors de la saisie d'un bon de commande fournisseur en ligne à l'aide de l'icône + à côté de la référence.

Sur l'article en stock, il vous sera alors demandé de renseigner une référence fournisseur (pour l'incrémentation du stock), une référence de vente (pour la décrémentation du stock) ainsi que la désignation de l'article, son prix de vente, son prix d'achat, l'unité, la quantité, la TVA, etc.

De cette manière l'application de facturation saas calcule automatiquement la marge brute dégagée à la vente du produit en stock ou son taux de marge et coefficient multiplicateur.

Etape 2 : Approvisionnement du stock et achat de la marchandise

Cette étape consiste à approvisionner votre stock de marchandises. Pour cela il vous suffit de créer tout d'abord un bon de commande fournisseur, depuis l'onglet « Achats » et le sous-menu « Commandes » puis en cliquant sur « Nouvelle commande fournisseur ».

Après que votre commande soit passée à votre fournisseur (Etat « Enregistré »), dès son acceptation vous pouvez créer le bon de réception fournisseur en ligne correspondant (Action « Réceptionner »).

Remarque pour la création du bon de réception : Vous pouvez aussi saisir un bon de réception en ligne directement dans l'outil sans passer par le bon de commande fournisseur (depuis l'onglet « Achats » et le sous-menu « Bons de réception » puis en cliquant sur « Nouveau bon de réception »).

Dès que le bon de réception est Enregistré, votre stock est alors automatiquement incrémenté de la quantité réceptionnée. A savoir que vous pouvez dans vos Préférences de compte (lien Paramètres) choisir si le stock est incrémenté à l'enregistrement de la commande ou du bon de réception.

Pour terminer vous pouvez facturer le bon de réception fournisseur, c'est-à-dire créer la dépense en ligne et y associer le règlement de cet achat de marchandises au fournisseur.

Etape 3 : Facturation de la marchandise ou produit en stock

Vos produits sont en stock, vous pouvez donc les vendre à vos différents clients. Pour cela plusieurs possibilités s'offrent à vous, comme par exemple créer un devis en ligne puis faire le bon de commande en ligne, saisir la commande et éditer le bon de livraison en ligne, ... ou plus simplement rédiger directement le bon de livraison.

Prenons l'exemple de la création directe du bon de livraison client. Pour cela accédez à l'onglet « Ventes » puis au sous-menu « Bons de livraison » et cliquez sur « Nouveau bon de livraison ». Dès l'enregistrement de votre bon de livraison (qui atteste de la livraison de votre commande) votre stock est mis à jour.

Le stock est automatiquement décrémenté de la quantité livrée au client. A savoir que vous pouvez de la même manière choisir le paramétrage de votre gestion de stock en ligne dans vos Préférences de compte, c'est-à-dire choisir si le stock est décrémenté à l'enregistrement de la facture ou du bon de livraison.

Pour finir, il vous reste à facturer le bon de livraison en faisant la facture en ligne à votre client et en renseignant le paiement associé.

Etape 4 : Réapprovisionnement du stock et mouvements de stock

L'étape 4 du réapprovisionnement de stock revient à réaliser une seconde fois l'étape 2 en passant commande des produits ou marchandises en rupture de stock chez vous.

Pour suivre l'état de votre stock en ligne, le logiciel de gestion des stocks et achats proposé par Evoliz dispose d'un onglet spécifique sur les mouvements de stock entrant et sortant. Il est accessible dans le menu « Catalogue » puis le sous-menu « Mouvements de stock ».





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