4 conseils pour gagner du temps dans votre gestion commerciale


La gestion commerciale d'une entreprise comprend de nombreuses tâches répétitives telles que le rappel d'un client, la création d'une facture ou encore l'envoi des documents comptables à son expert-comptable. Pour éviter que ces différentes actions deviennent trop chronophages ils existent heureusement quelques astuces à appliquer par l'entrepreneur.

Logiciel de gestion commerciale en ligne et facturation saas : Quel gain de temps pour une entreprise ?

Le suivi CRM de la prospection commerciale

Avant de déclencher l'envoi d'un devis ou la saisie d'une facture en ligne, la première phase concerne l'animation du client par l'entreprise, cela correspond à la gestion de la relation client (GRC). Cette approche CRM (Customer Relationship Management) consiste à centraliser les contacts clients de l'entreprise dans le but de suivre les activités réalisées sur ce prospect ou ce futur client.

Parmi les actions possibles, il y a le rappel téléphonique du client, l'organisation d'un rendez-vous, l'envoi d'un email, la proposition d'un déjeuner... . L'objectif étant d'énumérer tous les échanges avec le client pour les associer au processus de vente, appelé aussi pipeline commercial.

C'est à ce moment-là que l'utilisation d'un logiciel de CRM en ligne devient intéressante pour l'entrepreneur. Dans un tel outil le chef d'entreprise va pouvoir créer son cycle de vente en y affectant pour chaque étape le pourcentage de probabilité de succès. Et pour ne pas rater une opportunité d'affaires il est même possible d'activer un rappel par email ou par SMS plusieurs heures et jours avant.

Au niveau du pilotage de la relation client, les collaborateurs de l'entreprise bénéficient alors d'un meilleur partage des données et d'une meilleure connaissance des clients. Pour un gain de temps supplémentaire, un même outil peut inclure un module de CRM et un logiciel de gestion commerciale en ligne, dont voici 4 astuces pour optimiser vos tâches liées à la facturation et à la comptabilité.

Utilisation du copier-dupliquer pour un document comptable

Un nouveau client vous demande un devis, au lieu de créer un devis en ligne de A à Z, pourquoi ne pas plutôt faire un simple « copier-coller » d'un précédent devis et adapter certaines informations du document comptable (nom du client, quantité, prix, durée de validité, date de livraison, ...).

Edition de documents comptables récurrents

De la même manière afin de limiter le nombre de clics et donc le temps de saisie des différents documents de vente (facture, devis, bon de commande, bon de livraison, acompte, avoir, etc.), il est plus rapide dans le cas pratique par exemple d'une prestation périodique d'activer la facturation récurrente. Cette option éditera alors automatiquement les factures suivantes selon les paramètres renseignés (tous les mois ou semaines pendant X fois à partir de cette date).

Synchronisation du relevé bancaire de la banque

Dans le but de suivre les entrées-sorties d'argent de l'entreprise, et ce sans saisir les dépenses, l'astuce consiste à connecter le compte bancaire de la société au logiciel de facturation en ligne puis de créer de règles de rapprochement.

L'application de gestion commerciale SaaS (Software as a Service) va alors automatiquement synchroniser toutes les lignes du relevé bancaire et pointer sans action de la part de l'entrepreneur les achats fournisseurs et les paiements clients.

Collaboration facilitée avec l'expert comptable par internet

Autre gain de temps celui de la diffusion des documents comptables et pièces justificatives à l'expert comptable. L'information étant centralisée, du client avec le module CRM à la précomptabilité en ligne de l'entreprise, le cabinet comptable peut directement accéder à l'outil pour gérer les autres aspects de la comptabilité (déclaration de TVA, bilan comptable, compte de résultat, ...).

A noter que l'outil de facturation cloud génère automatiquement les écritures comptables selon les paramètres comptables (onglet Comptabilité à activer dans les Préférences du compte) et alimente les différents journaux de Vente, Banque, Achat et Caisse.





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