Mieux vaut prévenir que guérir; c'était un peu notre leitmoiv pendant cette conférence.
Parce que OUI, on peut prévenir les impayés !
Parce que tu peux avoir un impayé, mais pas 15 !
Tu peux avoir 2 impayés, mais pas 15 !
Tu peux avoir 3 impayés, mais pas 15...
Tout commence par la qualité de vos documents commerciaux
Leur qualité est indispensable pour vous protéger contre les mauvais payeurs et c'est surtout LA condition sine qua none si vous souhaitez faire appel à un tiers pour du recouvrement amiable ou judiciaire.
Vos factures doivent comporter toutes les mentions obligatoires imposées par l’Etat. Chez Evoliz, on suit cette liste de très près. On attire votre attention sur le numéro de TVA intracommunautaire de vos clients (qui a été ajouté le 1er janvier 2018), ainsi que sur une confusion courante entre raison sociale et nom commercial. Par exemple, si vous voulez nous envoyer des factures (pitié ne le faites pas), vous devriez les adressez à Triiptic SAS et non pas à Evoliz qui n’est que notre nom commercial.
Les Conditions Générales de Ventes ne sont pas obligatoires mais vous devez les présenter si un client vous les demande… (véridique !) Donc autant s’y pencher dès le départ ! Pour des CGV claires, vous devez indiquer les délais de paiement proposés, les pénalités en cas de retard de paiement et l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement. Attention tout de même, pour que vos conditions soient valables, votre client doit en avoir connaissance avant de passer commande donc vous devez les intégrer dans vos devis, contrats…
Conseils :
- Même s’il n’y a aucune obligation, on vous invite à indiquer vos coordonnées bancaires directement sur vos factures.
- Dans vos CGV, vous pouvez indiquer des conditions d’escompte en cas de règlement anticipé ; en clair une remise lorsque le client paye en avance ☺
- Facturez tout de suite ! Plus vous attendez, plus les risques d’impayés augmentent ! Le temps est compté !
- Validez le destinataire de votre facture et son adresse d’envoi ; et assurez-vous que le document est bien transmis afin d’éviter que le délai de paiement s’allonge pour une erreur.
- Relancez sans attendre les retardataires en suivant de prêt vos mouvements bancaires. A ce sujet, voici un très bon guide sur comment ouvrir un compte pro !
- Conserver les documents et échanges avec votre client, vous en aurez besoin si vous faites appel à un tiers pour le recouvrement.
Vérifier la solvabilité d’un nouveau client; ou lors d’une commande importante !
Si votre client est une entreprise, vous pouvez très simplement vous renseigner auprès du Trésor Public ou de l’Urssaf mais gardez en tête que les données sont basées sur la trésorerie du dernier exercice et non pas celui en cours… Pour du temps réel, sollicitez Infogreffe qui se fera un plaisir de vous notifier si une procédure de sauvegarde/de redressement/ de liquidation judiciaire est ouverte contre votre client. Vous pourrez également consulter ses comptes annuels et son état d’endettement… toujours instructif !
Si votre client est un particulier, c’est plus délicat ; mais vous devriez vous prémunir en demandant ses informations personnelles comme la date et le lieu de naissance ; et surtout un acompte (attention s’il n’y a pas de précision les sommes versées sont des arrhes…).
Choisir des moyens de paiement adaptés !
Sachez que vous ne pouvez imposer aucun moyen de paiement à votre client mais il est possible de refuser les paiements par chèque ou CB si c’est clairement affiché.
Merci de privilégier au maximum les prélèvements et pitié évitez autant que possible les chèques ; votre tréso vous en sera reconnaissante ! Si jamais vous aimez aller à contre-courant, vous pouvez quand même utiliser une solution type Transax ou Vérifiance pour interroger la Banque de France.
Pour les adeptes des services de paiement en ligne, comme Paypal, connectez-le à votre logiciel de facturation pour que votre client puisse directement régler à réception.
Les professionnels dont les missions s’étalent sur plusieurs mois, sachez que vos confrères mettent en place une facturation à l’avancement aussi appelée facture de situation. Elle ne se cantonne plus seulement au secteur du BTP et vous permet d’encaisser tout au long de votre prestation/chantier/mission…
Enfin, pensez aussi à l’affacturage dans les moments difficiles ou simplement pour financer une croissance rapide !
Et pour ceux qui se sentent dépassés, délaissés, qui n’aiment pas l’administratif, aucune honte à avoir, vous rencontrés les mêmes difficultés que l’immense majorité des petites structures ! Alors faites-vous accompagner par un cabinet comptable performant, par une société de secrétariat externalisé, par un logiciel certifié…
Enfin, pour tout comprendre du recouvrement amiable et judiciaire, suivez notre webinaire du mois de mars, co-animé avec Sefairepayer.com et Parhuis :
