Avec la réforme qui approche, de plus en plus de structures cherchent à se conformer aux nouvelles obligations légales et à optimiser leur flux de facturation. C'est dans ce contexte que l'émergence des Opérateurs de Dématérialisation (OD) est devenue essentielle.
Les OD sont des acteurs clé dans la transition vers la facturation dématérialisée, offrant des solutions et des services spécialisés pour la simplifier et l'optimiser. Il se trouve que c’est exactement ce que la réforme implique dans les entreprises : se doter d’un outil permettant de digitaliser les processus administratifs 📁 On est convaincus que la facture électronique est avant tout une fantastique avancée pour simplifier votre quotidien, c’est pourquoi on a choisi d’être et de rester un Opérateur de dématérialisation, soit un OD :
💬 “Le choix du canal de distribution est donc purement logistique, PPF ou PDP, nous paraît moins stratégique pour notre cible les TPE/PME. C’est la raison pour laquelle nous resterons ce que nous sommes et c’est pour cela que nous serons OD. Avec cette position nos utilisateurs seront connectés directement à la PPF et profiteront de l’archive fiscale proposée par celle-ci. Ce positionnement nous permettra de consacrer toutes nos ressources, humaines et financières, au design et au développement d’une expérience utilisateur nouvelle, toujours plus simple et ambitieuse. On vous le promet, vous allez kiffer la gestion électronique avec Evoliz comme OD.” - François Aupetit, CEO.
Comprendre le rôle d'un OD
La facturation électronique, appelée aussi e-invoicing, est une évolution majeure qui offre des avantages significatifs en termes de rapidité, d'efficacité et d'économie de coûts. Cependant, pour se conformer à cette réforme, la mise en place de nouveaux processus peut être complexe et c'est là qu'interviennent les OD.
Définition d'un Opérateur de Dématérialisation
Un Opérateur de Dématérialisation sera une plateforme privée spécialisée dans la gestion et le traitement des factures dématérialisées. Sa fonction principale sera d'accompagner les entreprises dans leur facturation électronique, en proposant des solutions clés en main pour l’émission des factures aux clients ainsi que leur envoi et leur réception. L'OD agira au nom de l’entreprise pour se connecter à la plateforme choisie par cette dernière pour les dépôts, les retraits et le suivi du cycle de vie des factures.
Bien que recourir à un OD ne soit pas obligatoire, il offrira des avantages significatifs pour faciliter la facturation.
Les missions et responsabilités d'un OD
Les OD seront chargés de plusieurs missions essentielles. Ils assureront la collecte des factures, leur traitement et leur validation. Ils joueront également une fonction d'intermédiaire entre les entreprises et l'administration publique, facilitant les échanges de données et les démarches administratives.
L'importance de l'OD dans la transition vers la facturation électronique
Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique (e-invoicing), les OD sont des outils précieux. Grâce à leur expertise et leurs solutions clé en main, ils permettront de traiter la facturation efficacement tout en se conformant aux nouvelles exigences légales. Ils faciliteront la transition vers cette réforme en simplifiant les démarches et en assurant la conformité, tout en offrant un accès facilité aux plateformes dédiées.
Le PPF, c'est quoi ?
Quand on évoque les OD, il est également essentiel d'évoquer le Portail Public de Facturation. Le PPF sera un service en ligne gratuit offert par l'État qui facilitera la gestion des factures et qui permettra de soumettre, saisir et recevoir des factures. En s'inscrivant dessus, les entreprises auront accès à un service de base nécessitant une saisie manuelle. Depuis 2017, c'était une plateforme publique appelée "Chorus Pro" qui était utilisée pour l'échange de factures dématérialisées entre les entreprises et l’administration publique.
Différences entre OD et PDP
Lorsqu'il s'agit de choisir entre un Opérateur de Dématérialisation (OD) et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), il est important de comprendre les différences entre ces deux options.
Définition d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) sera un prestataire privé enregistré par l'administration fiscale. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire offriront une alternative au PPF et permettront l'envoi, la réception et le transfert des factures entre fournisseurs et clients, ainsi que les déclarations d'e-reporting (transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration fiscale). Elles devront transmettre les factures selon des formats précis : le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) et le format mixte (composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF).
Comparaison des rôles des OD et des PDP
Les OD auront un rôle plus étendu que les PDP. En effet, ils agiront en tant qu'acteurs spécialisés qui accompagneront les entreprises dans la transition vers la facturation dématérialisée. Les OD offriront des solutions clé en main pour la dématérialisation, l'envoi, la réception, la validation et la sauvegarde des factures dématérialisées.
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, quant à elles, sont des plateformes privées qui permettront aussi aux entreprises d'envoyer et de recevoir des factures dématérialisées (e-invoicing). Elles pourront également s'en servir pour saisir, déposer ou transmettre les données obligatoires à l'administration fiscale (e-reporting). Les PDP offriront une solution qui sera plus axée sur la conversion des données, permettant ainsi de se conformer aux exigences légales en termes de format structuré pour les entreprises qui ne seraient pas encore équipées de logiciel de facturation.
Comparaison des fonctionnalités et des services offerts
Les OD proposeront une gamme étendue de fonctionnalités et de services qui permettront de gérer au mieux les factures dématérialisées (signature électronique des factures, mode de conformité EDI ...) Ils offriront le plus souvent des outils d'automatisation avancés, tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation automatisée et l'intégration avec les systèmes comptables. En même temps, ils assureront la conformité légale, la sécurité et la confidentialité des données et permettront de traiter des cas métiers particuliers ou des formats de facture spécifiques.
Les PDP, en revanche, se concentreront principalement sur la transmission des factures dématérialisées entre les entreprises et leurs clients ainsi que le transfert de données vers l'administration. Elles offriront des fonctionnalités de base telles que l'envoi, la réception et l'archivage des factures, des outils de suivi et de notification mais surtout la conversion des factures au format CII, UBL et Factur-X.
Choix en fonction des besoins et des spécificités de l'entreprise
Le choix entre un OD et une PDP dépend beaucoup des besoins et des spécificités de chaque entreprise. Les OD conviennent plus aux structures qui cherchent une solution complète et clé en main pour gérer tous les cas d'usages et qui souhaitent externaliser la gestion de leurs factures. Les PDP, quant à elles, peuvent être adaptées aux structures qui ont des besoins moins spécifiques en termes de fonctionnalités.
En conclusion, passer par un OD offre de nombreux avantages pour les structures qui souhaitent simplifier leur facturation, traiter des formats spécifiques et se conformer à la réforme et aux réglementations en vigueur. Evoliz, notre logiciel de facturation, vous permettra de gérer efficacement votre flux de facturation de A à Z !
Les différents modes de fonctionnement d'un OD
L'OD dans un circuit intégrant la PDP
Lorsqu'un circuit intégrera une PDP impliquant à la fois le fournisseur et son client, l'OD agira comme un intermédiaire, facilitant les échanges entre le fournisseur et la PDP, ainsi qu'entre la PDP et le client.
L'opérateur de dématérialisation dans un circuit intégrant le Portail Public de Facturation (PPF)
De manière similaire, lorsqu'un fournisseur et un client utiliseront le Portail Public de Facturation, l'OD jouera un rôle crucial à deux niveaux :
- Entre le fournisseur et le PPF : L'OD assurera la transmission de la facture du fournisseur vers le PPF, en veillant à sa conformité.
- Entre le client et le PPF : L'OD permettra de réceptionner la facture pour le compte du client et de mettre à jour les statuts de celle-ci tout au long de son cycle de vie.
L'OD dans un circuit mixte
L'administration fiscale offre aux entreprises la liberté de choisir entre l'utilisation du PPF ou une plateforme de dématérialisation partenaire. Cela implique qu'une entreprise pourra décider d'utiliser une PDP même si son client préfère le PPF, ou inversement.
Dans ce scénario, l'opérateur de dématérialisation remplira une mission essentielle en acheminant la facture du fournisseur vers la PDP et en récupérant la facture du côté du client.
Avec Evoliz vous n’avez pas de soucis à vous faire : notre solution couteau suisse prendra en compte tous les schémas possibles !
Avantages de passer par un OD
Faire appel à un Opérateur de Dématérialisation présentera de nombreux avantages pour les entreprises.
Simplification et automatisation des processus de facturation
Passer par un OD permettra de simplifier et d'automatiser la gestion des factures. Il prendra en charge la collecte, le traitement et la validation des factures électroniques, ce qui allégera la charge de travail administrative. Grâce à leurs technologies avancées, les OD offriront des fonctionnalités telles que la reconnaissance automatique des documents, la mise en place de workflows de validation et l'intégration directe avec les systèmes comptables, ce qui permettra d'optimiser l'efficacité et la précision des processus de facturation.
Conformité légale garantie
L'un des grands avantages de passer par un OD sera de bénéficier d'une conformité légale garantie. Les OD seront des prestataires spécialisés dans la gestion des factures et seront donc au fait des réglementations en vigueur. Ils veilleront à ce que la facturation dématérialisée émise soit conforme aux exigences légales, évitant ainsi les risques de non-conformité et les éventuelles sanctions. Notre solution Evoliz est certifiée NF203 et NF525, ce qui assure à ses utilisateurs une conformité certaine avec les réglementations en vigueur.
Réduction des coûts et des erreurs
L'utilisation d'un Opérateur de Dématérialisation permet de réduire les coûts et les erreurs fréquentes. En automatisant les processus, les OD réduiront le temps et les ressources nécessaires à la gestion manuelle. Cela permettra de réaliser des économies significatives en termes de main-d'œuvre et de papeterie. De plus, en minimisant les risques d'erreurs humaines, ils contribueront à garantir l'exactitude des données et à éviter les problèmes liés à une facturation incorrecte ou mal acheminée.
Gestion centralisée des factures et sauvegarde des données
Les Opérateurs de Dématérialisation offriront une gestion centralisée. Ce seront des plateformes optimisées où l'on pourra facilement accéder à des documents dématérialisés et les consulter à tout moment, facilitant la recherche, la consultation et la gestion de leurs flux de facturation. Cela pourra être particulièrement utile lors d'audits, de litiges ou de besoins de références historiques. Les OD assureront également la sécurisation et la sauvegarde des données, offrant ainsi une protection accrue contre la perte ou la corruption des informations.
