[TVA] Nouvelles modalités de numérisation pour les documents sur support papier


Un arrêté du 7 janvier 2016 a récemment été publié au Journal Officiel de la République Française (JORF). Il apporte des précisions sur les modalités de numérisation des documents établis originairement sur support papier à des fins de contrôles sur la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), et sous réserve de la mise en place d'une piste d'audit fiable.

Dématérialisation des factures et facturation électronique, de nouvelles modalités de numérisation pour le papier

Rappel du code général des impôts (Article 289) sur la facturation

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. L'assujetti peut émettre ou recevoir des factures selon 3 modes de sécurisation :

1 - Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux points 2 et 3, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;

2 - Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié ;

3 - Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, type EDI (Échange de Données Informatisé ou en anglais Electronic Data Interchange).

Remarque : Le livre des procédures fiscales prévoit que tous les éléments mentionnés au point 1 doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis, sur support informatique ou sur support papier, quelle que soit leur forme originale.

Nouvel arrêté relatif à la simplification de la vie des entreprises

Cet arrêté du 7 janvier 2016 est dans la continuité de la loi Macron, sur la facturation électronique et la dématérialisation des factures pour toutes les entreprises, et de la récente tolérance sur la facture papier numérisée.

Il fixe les modalités de numérisation et de conservation sous format PDF (Portable Document Format) des documents constitutifs des contrôles mis en place par une entreprise, documents édités à l'origine sur support papier, et établissant une piste d'audit fiable.

Ces règles s'appliquent déjà depuis le 1er février 2016 et sont les suivantes pour pouvoir conserver un original papier par l'entreprise assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) :

- Le transfert des documents mentionnés établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique, notamment en cas de mise en place d'un code couleur.

- Le document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) assorti d'une signature électronique conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile.

- Le document numérisé n'est retenu comme pièce constitutive des contrôles que s'il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier. En cas de modification ou de correction des données portées sur un document numérisé, seul le document corrigé et numérisé à nouveau est retenu comme pièce constitutive des contrôles précités.

Pour aller plus loin : Le logiciel de facturation en ligne proposé en mode SaaS sur la plate-forme Evoliz (Inscription gratuite - 30 jours d'essai, sans engagement ni obligations) permet de signer électroniquement différents documents comptables dont une facture en ligne, une facture d'acompte ou encore une facture d'avoir.

 

Sources :
https://www.legifrance.gouv.fr
http://www.experts-comptables.fr
http://www.ssi.gouv.fr





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