[Cas Pratique] Comment transmettre vos factures à votre expert comptable ?


Le logiciel de facturation et de précomptabilité en ligne facilite les échanges entre l'entreprise et son expert comptable. L'application Evoliz permet entre autres de communiquer au cabinet comptable toutes les factures du mois précédent en quelques clics. Voyons dans ce cas pratique les différentes méthodes possibles proposées par l'outil SaaS (Software as a Service).

[Gestion] Comment transmettre rapidement les factures à son expert comptable ?

Méthode 1 : Depuis le listing de facturation des ventes et téléchargement des factures

Cette première méthode est adaptée dans le cas d'une entreprise avec un volume réduit de factures dans le mois. Pour cela, il suffit à l'entrepreneur d'accéder au menu « Ventes » et au sous menu « Factures » du logiciel de gestion commerciale en ligne.

Depuis le sous menu « Factures », il est possible d'appliquer des filtres sur la Période (mois en cours, mois dernier, 3 derniers mois, 6 derniers mois, etc.) ainsi que sur l'Etat des factures (Enregistré, Envoyé, Payé, Rapproché, ...) depuis la Recherche avancée.

Logiciel de facturation en ligne avec listing des factures et téléchargement des documents comptables PDF

Après avoir effectué la sélection des factures à transmettre à votre expert comptable, vous pouvez en bas de page faire un export excel de toutes les lignes des factures éditées dans le mois. Cet export est disponible au format xls, xlsx et csv.

Vous pouvez aussi télécharger au format PDF chaque facture enregistrée ou envoyée aux clients en cliquant directement sur le numéro de facturation puis sur le lien « Télécharger » en bas à gauche depuis le contexte de la facture en ligne.

Cette méthode s'applique entre autres aux entreprises ayant une gestion administrative « quotidienne ». Il faudra aussi réaliser le même exercice d'export excel et de téléchargement des documents PDF pour les factures d'avoir (Menu « Ventes », sous menu « Avoirs »).

Méthode 2 : Depuis le module de sauvegarde des documents comptables

Cette seconde méthode, plus rapide que la première, est très pratique pour « clôturer un mois ». Elle peut donc être utilisée par des entreprises avec un faible ou fort volume de factures. Elle répond aussi au besoin de faire un archivage comptable de l'année précédente ou par exemple du mois dernier.

Pour cela, il suffit à l'entrepreneur d'accéder aux « Paramètres » de son compte (en haut à droite) puis au sous menu « Sauvegarde ». La sauvegarde sera alors générée au format ZIP contenant les documents PDF et les fichiers excel selon la configuration réalisée.

Logiciel de gestion commerciale en ligne avec sauvegarde rapide des factures et des avoirs

Via cet écran l'entreprise peut sauvegarder les données de l'application et les différents documents comptables. La sauvegarde se construit en 3 étapes : choix du format de sortie et période concernée, classement de l'arborescence du fichier, et sélection des documents à classer (dont les factures, devis en ligne, bon de commande, facture d'acompte, bon de livraison, facture d'avoir, ...).

Méthode 3 : Depuis l'onglet Comptabilité et export des écritures comptables

Cette troisième méthode est à destination de l'expert comptable, elle permet à la fois d'exporter les écritures comptables du journal de vente et d'y joindre les pièces justificatives, c'est-à-dire toutes vos factures et avoirs au format PDF.

Pour effectuer cette manipulation il faut au préalable activer l'onglet « Comptabilité », depuis le menu « Paramètres » (en haut à droite) puis le sous menu « Préférences » et en ouvrant la rubrique « Gestion de la comptabilité ».

Logiciel de comptabilité en ligne pour la gestion comptable d'une TPE / PME avec un expert-comptable

Depuis l'onglet « Comptabilité », accédez ensuite au sous menu « Journal de vente ». L'ensemble des écritures comptables liées à votre facturation en ligne est alors affiché à l'écran. Pour finir, il vous suffit de faire un export des écritures de vente en bas de page (au format xls, xlsx, csv).

Méthode 4 : En donnant un accès au logiciel SaaS à votre expert comptable

Cette dernière méthode est la plus simple à mettre en place par l'entrepreneur. Elle consiste à créer un accès dédié à son expert comptable. De cette manière il pourra se connecter en quelques clics à l'application SaaS (Software as a Service) afin de récupérer toutes les informations essentielles à la tenue comptable de votre entreprise.

Pour créer un accès à un collaborateur interne ou externe à la société (par exemple un commercial, un expert comptable, ...), il vous suffit d'accéder de nouveau au menu « Paramètres », en haut à droite de votre compte, puis au sous menu « Utilisateurs ». Il vous sera alors demandé de renseigner le profil (utilisateur ou administrateur) et les coordonnées, d'organiser les onglets ainsi que de configurer les droits et les vues autorisées.

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