[Cas Pratique] Comment automatiser vos dépenses avec la Demat'Box ?

21/04/2016 - Nicolas

Le scanner Demat'Box de Sagemcom est la solution de numérisation sans PC qui vous permet de dématérialiser l'ensemble de vos factures fournisseurs et notes de frais vers le logiciel de facturation en ligne d'Evoliz. Dans ce cas pratique nous allons voir, étape par étape, comment s'en servir pour maximiser le traitement de vos dépenses.

numériser ses dépenses au quotidien

Etape 1: Comment vous procurer la Demat'Box ?

Pour posséder votre propre Demat'Box, il vous suffit d'aller sur l'onglet « Market » en haut à droite de votre compte, en cliquant sur "Compte" (ou sur votre "Prénom-Nom"). La commande se fait avec le nombre de scanners souhaité par carte bleue ou virement bancaire.

La livraison se fait en 3 jours ouvrés (France et International) par colis UPS Standard. N'hésitez pas à nous contacter pour tout complément d'information.

Logiciel de facturation en ligne avec activation de la Demat Box de Sagemcom

Sur votre Demat'Box 3 boutons sont visibles sur la face externe de celle-ci :

boutons externe demat box dematérialisation dépenses

Etape 2: Comment connecter votre Demat'Box au logiciel de facturation ?

La connexion du scanner sur votre réseau est possible de 2 manières:

  • En réseau local, avec un câble RJ45 dans la prise au dos de votre Demat'Box branché à l'autre extrémité dans la prise réseau.
  • En Wifi, en appuyant quelques secondes sur le bouton WPS (Wi-Fi Protected Setup) de votre routeur ou box ADSL. Dans la minute qui suit appuyez sur le bouton Setup Wi-Fi au dos de votre Demat'Box.

Pour connecter votre scanner à l'application Evoliz, rendez-vous dans le sous-menu « Applications » en haut à droite de votre compte à côté du menu « Market » vu avant (en cliquant sur "Compte" ou sur votre "Prénom-Nom"). Il faudra y rentrer un code de Demat'Box. Pour l'obtenir, dans l'ordre:

  • Appuyez brièvement sur la touche 1 vue précédemment (bouton de validation)
  • Un code d'appairage apparaît sur l'écran de la Demat'Box, si ce n'est pas le cas, appuyez simultanément sur les 3 boutons (1/2/3) pour en obtenir un.

Etape 3: Comment scanner vos notes de frais et factures fournisseurs ?

Une fois la Demat'Box installée correctement vous allez pouvoir numériser facilement vos notes de frais, reçus et factures fournisseurs afin de traiter toutes vos dépenses. Pour cela il vous suffit de sélectionner le service « Evoliz » sur la Demat'Box puis d'appuyer sur le bouton de validation (1) pour scanner votre lot de pièces.

Si vous disposez de plusieurs utilisateurs Evoliz sur la même Demat'Box, il y est conseillé d'obtenir un code d'appairage par utilisateur (voir étape précédente). Cette manipulation vous permettra de garantir la traçabilité de la personne qui a scanné la facture. L'utilisateur aura juste à choisir son compte (Nom-Prénom) en début de numérisation en utilisant le bouton de navigation (3). Le bouton d'annulation (2) permet de naviguer dans l'arborescence de la Demat'Box.

Vous avez ici un exemple de dématérialisation de documents en vidéo :

Ce tutoriel détaille les étapes rapides du fonctionnement de la Demat'Box. Le chargement de la facture (En factures A4 ou en facturettes), Choix du service ou du compte sur la Box avec le bouton 3 (Evoliz, banque, facture achat...) et enfin la validation avec le bouton 1.

Le nombre de feuilles en attente d'émission est affiché sur l'écran de gauche avec le bouton de navigation 3, quand le compteur revient à zéro, c'est que les documents ont été transmis et acquittés par le service de destination choisi.

Après la numérisation effectuée vous recevrez votre document dans l'onglet de gauche « Achats » et plus précisément dans le sous-menu « Fichiers ».

Ce sous menu organisera les différents achats, d'une part en fonction de l'état de celles-ci (en erreur, en attente de pièce, en attente, en traitement, traité), et d'autre part en fonction de la source d'où elles proviennent (Web, mobile, scanner, email, externe).

Etape 4: Comment créer automatiquement vos dépenses dans le logiciel ?

L'outil OCR (Reconnaissance optique de caractères en français) intégré à l'application fonctionne intelligemment, il détecte les zones fournisseur, les différents montants (hors taxes et toute taxe comprise) et la date de la dépense. L'application va alors recalculer automatiquement la TVA appliquée (Exemple ci-dessous).

Exemple de saisie et collecte de dépense automatiques

Astuce : Vous pouvez également rendre automatique la collecte des factures fournisseurs sur votre espace Evoliz grâce à une application comme ZeBill mail (menu « Applications », rubrique « Collecteur de factures ». Cette option s'occupe de détecter les factures que vous recevez par email (dans le corps du mail, en pièce jointe ou sous forme de lien) et les transfère directement sur le logiciel en ligne dans la partie « Fichiers ».

Etape 5 : Comment suivre et analyser vos achats

Vous pouvez suivre en temps réel l'évolution de vos dépenses dans le sous menu « Achats » de l'onglet « Rapports » où vous aurez à disposition deux diagrammes:

  • Vos fournisseurs majeurs sur une période donnée, afin d'identifier au mieux les fournisseurs stratégiques de votre structure pour le développement de votre activité.
  • Vos montants de dépenses par classification d'achat, cet indicateur permet d'analyser et de contrôler vos achats pour chaque catégorie de dépenses (salaires, informatique, communication, marchandises, ...).

diagramme des achats en fonction des classifications d'achat

Ces suivis et rapports permettent d'obtenir une gestion bien organisée et optimiser vos futurs choix stratégiques.

Vous n'avez pas encore de compte? Vous pouvez le créer dès maintenant pour profiter de la période d'essai de 30 jours (inscription gratuite, sans carte bancaire) afin de tester toutes les fonctionnalités de l'outil en mode SaaS.





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