Vous êtes plutôt facture papier ou facture électronique ? Dans tous les cas, votre entreprise doit conserver ces documents. Pourquoi et comment ? On vous explique tout.
Pour être conforme à la réglementation ou pour faciliter la recherche, conserver ces documents reste une tâche incontournable lorsque vous êtes une entreprise. Pièce comptable, document fiscal, facture… sont autant de documents qu’il faut garder précieusement et cela peut être fastidieux. Evoliz vous aide à y voir clair.
Pourquoi conserver ses documents comptables ?
La conservation des factures en entreprise, ou de tout autre document officiel, est un enjeu majeur pour toute organisation.
- Conformité et responsabilité légale : pas le choix, la loi exige la conservation de certains documents pour une durée déterminée.
- Preuve en cas d’audit : les documents comptables sont primordiaux lors des audits financiers ou fiscaux. Ils servent de justificatifs pour les transactions et les déclarations. Importants donc !
- Historique financier : conserver ses factures, c’est bénéficier d’une vue d’ensemble sur la performance financière de l’entreprise. Vous pouvez ainsi mieux planifier vos stratégies et vos prises de décision.
- Optimisation de la gestion financière : une bonne tenue des documents comptables facilite l’efficacité de votre gestion financière. Vous pouvez surveiller vos flux de trésorerie et détecter rapidement les irrégularités.
Combien de temps conserver ses documents ?
S’il n’y avait qu’une seule réponse, ce serait trop simple. Mais ce n’est pas le cas ! En effet, la durée de conservation des documents dépend de la nature du document. Pour les factures, c’est plus facile, c’est 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Exception à la règle : 6 ans si la facture a été reçue par voie électronique. Elle doit être conservée sous format informatique pendant toute cette durée.
Focus sur les autres documents à conserver (sans les citer tous, il y en a beaucoup) :
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Type de document |
Durée de conservation |
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Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale |
5 ans |
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Document bancaire |
5 ans |
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Document de transport de marchandises |
5 ans |
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Police d’assurance |
2 ans à partir de la résiliation du contrat |
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Livre et registre comptable, compte annuel (bilan, compte de résultat…) |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice (6 ans si reçu sous format numérique) |
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Documents fiscaux (Impôt sur le Revenu ou sur les Sociétés, impôts locaux, CFE, CVAE, BIC, BNC…) |
6 ans |
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Statuts d’une société |
5 ans à partir de la perte de la PM (personnalité morale) ou radiation du RCS |
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Bulletin de paie |
5 ans |
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Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
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Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie |
5 ans |
Réforme de la facturation électronique : quelle obligation d’archivage ?
La réforme de la facturation électronique, initialement prévue pour 2024, a été reportée à 2026. Ouf, on va pouvoir respirer un peu ! Cette réforme impose aux entreprises l’archivage des factures par voie électronique. Pourquoi ? Pour garantir la sécurité, l’intégrité et l’authenticité des documents pour une période légale. Ces mesures ont par ailleurs vocation à moderniser les processus comptables et à simplifier les audits fiscaux.
Les sanctions encourues en cas de non-respect de la réglementation
Attention, ça ne rigole pas ! Les sanctions encourues dépendent encore une fois du type de document. Par exemple, pour les documents fiscaux, l’article 1734 du Code général des impôts en France est explicite : une amende de 10 000 € est prévue en cas de non-tenue ou de destruction anticipée de ces documents.
Ne pas fournir des éléments lors d’un audit ou d’une inspection peut par ailleurs exposer une entreprise à des redressements fiscaux ou à des pénalités supplémentaires, voire à des poursuites judiciaires. Ces sanctions peuvent avoir des conséquences financières importantes et nuire à la réputation ou à la pérennité de l’entreprise.
Conserver ses factures et ses documents comptables est une tâche incontournable pour toute entreprise. Il est fondamental de mettre en place la logistique nécessaire pour être en conformité et pour faciliter le quotidien de toutes les parties prenantes.
