[Dématérialisation] Modalités de numérisation des factures papier pour les entreprises


Suite à la publication de l'arrêté du 22 mars 2017, fixant les modalités de numérisation des factures papier pour les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), des articles du livre des procédures fiscales (LPF) ont été modifiés et créés (article L. 102 B, article A. 102 B-2). Quelle est sa date d'entrée en vigueur et quels sont les impacts pour votre entreprise ?

Arrêté sur les modalités de dématérialisation de la facturation papier

Rappel de l'article L102 B du livre des procédures fiscales (LPF)

Selon l'article L102 B, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés ci-dessus sont établis ou reçus sur support informatique, par exemple une facture en ligne électronique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale à trois ans, puis sur tout support au choix de l'entreprise pendant les trois années suivantes.

De plus, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée de six ans. Les modalités de numérisation des factures papier viennent d'être fixées par arrêté du ministre chargé du budget.

Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier

En application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), cet arrêté du 22 mars 2017 détaille les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées. Cet arrêté ministériel concerne les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et est applicable depuis le 31 mars 2017.

Les entreprises qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale, soit six ans.

Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation de la facturation. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé, moins onéreux qu'un archivage de document papier.

Article A102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF)

Suite à cet arrêté du 22 mars 2017, l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales (LPF) a été publié. Il stipule que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti d'un dispositif sécurisé, dont le détail est mentionné dans l'article A. 102 B-2 du LPF.

 

Source :
https://www.legifrance.gouv.fr





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