6 recommandations pour (enfin) réduire les délais de paiement ?


La Médiation des entreprises, groupe de travail composé de grandes entreprises privées et organisations publiques, vient de publier 6 nouvelles recommandations pour aller plus loin dans la réduction des délais de paiement après un premier recueil de 30 bonnes pratiques proposé en 2013. L'objectif de ce guide est de trouver des solutions faciles à déployer face à ce phénomène très impactant pour l'entreprise afin que l'entrepreneur puisse se consacrer à son coeur de métier et prendre le temps pour innover !

6 recommandations pour aller plus loin dans la réduction des délais de paiement

Les 6 recommandations pour aller plus loin dans la réduction des délais de paiement

1 - Simplifier les formules contractuelles

2 - Sécuriser la transmission de la facture entre le fournisseur et le client en recommandant la formalisation d'une commande par le client pour tous les éléments, en s'assurant que tous les éléments permettant une bonne prise en charge de la facture sont renseignés dans la commande, en améliorant la rédaction de la facture pour accélérer son traitement, et en dématérialisant l'émission des factures et en limitant les portails de dépôt de factures

3 - Oser la facture PDF simple en démystifiant les pistes d'audit

4 - Optimiser le traitement des factures chez le client en osant l'allègement des contrôles, en réduisant le nombre de signataires sur la chaîne de validation, en augmentant les seuils de tolérance, en clarifiant bien les termes de paiement, en choisissant et gérant bien ses moyens de paiement, en anticipant les virements, en faisant la promotion de l'utilisation de la carte d'achat, et en relançant les fournisseurs pour les factures non reçues

5 - Systématiser dans le logiciel de paiement fournisseurs en cas de retard de paiement le calcul et du versement des dédommagements dus de plein droit

6 - Sujets de fond transverses : Mobiliser la Direction Générale et privilégier l'affacturage inversé collaboratif

Rappel des 30 bonnes pratiques pour réduire les délais de paiement

-- Référencement --
1 - Mise à jour régulière des coordonnées notamment par la mise en place d'un portail fournisseurs
2 - Côté fournisseur, enregistrement des différentes coordonnées du client (acheteur, « réceptionneur », comptabilité)
3 - Création d'un centre de services partagés ou facturier
4 - Charte Facture présentant les procédures et les modalités pratiques
5 - Réunion fournisseurs

-- Contractualisation --
6 - Anticipation du pilotage des délais < loi LME ou CMP
7 - Définition des formats d'échange et des normes des documents (Charte Facture), préciser les informations à faire figurer sur chaque document
8 - Intégration de clauses pour fixer les délais de paiement contractés et montant des intérêts moratoires / pénalités de retard
9 - Sécuriser la relation par un contrat formalisé et validé par les deux parties, ce contrat devra également préciser les délais de paiement

-- Traitement Commande --
10 - Sensibilisation aux procédures par l'intermédiaire de réunions fournisseurs
11 - Obligation d'émission d'un bon de commande précis et systématique et préalable à la prestation

-- Livraison / Réception --
12 - Respect du processus de passation de commande, pas de livraison ou de réalisation de prestation sans bon de commande
13 - Allégement du dispositif selon les types d'achats (voire suppression des PV)
14 - Disposer d'un suivi de l'exécution des commandes qui donne les informations d'achat et de réception (liste des commandes d'achat en attente de réception), et de facturation (liste des réceptions non facturées)
15 - Mise en place d'un portail fournisseur

-- Traitement Facture --
16 - Dématérialisation des factures
17 - Numérisation des factures
18 - Unification et standardisation du processus de transmission
19 - Mise à disposition à l'ensemble des prescripteurs d'un guide interne « relation fournisseur » intégrant les étapes de la facture et les interlocuteurs (achats, comptabilité, médiateur)
20 - Avoir un lien automatique entre les modules achats et comptables, pouvoir rapprocher automatiquement les factures des commandes et des réceptions
21 - Mise en place d'un seuil de tolérance si écart entre les montants de la facture et de la réception et de la commande - si l'écart est supérieur au seuil de tolérance disposer d'une alerte (ex : mail automatique destiné au donneur d'ordre) pour acceptation de l'écart et validation de la facture

-- Paiement --
22 - Carte Achat, mise en place (a minima) pour des achats à faibles montants et récurrents
23 - Systématisation des virements bancaires
24 - Suivi des acomptes des fournisseurs

Et 6 autres bonnes pratiques dans un processus idéal :

25 - Intégration du suivi des procédures dans les objectifs individuels des parties prenantes dans le processus du suivi des commandes (direction financière, comptabilité, responsable de la commande et/ou de la réception, acheteurs...)
26 - Mise en place d'un dispositif d'alerte à toutes les étapes du processus, relances à destination des différents acteurs de la chaîne de traitement (ERP intégré et workflow automatique)
27 - Mise en place systématique de tableaux de bord de suivi notamment des délais de paiement et autres indicateurs clés de performance
28 - Organisation de réunions périodiques avec les fournisseurs pour traiter les points qui posent problèmes et envoi de questionnaire "satisfaction fournisseurs"
29 - Portail en ligne permettant aux fournisseurs de suivre l'état d'avancement et de traitement de ses factures en rappelant les points de contact à chaque étape – il permet la réduction du délai de création et la mise à jour des données fournisseurs
30 - Mise en place d'une démarche pour identifier les causes, la récurrence et les actions correctives (peut être pilotée par le médiateur interne).

 

Sources :
http://www.economie.gouv.fr
http://www.relations-fournisseur-responsables.fr





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