Qu'est-ce qu'un paiement anticipé ?
Le paiement anticipé désigne le fait pour un client de régler intégralement une facture avant que le vendeur n'ait livré le bien ou fourni le service correspondant. Il s'agit donc d'un règlement avant que la contrepartie de ce paiement (la livraison ou la prestation) n'ait été effectuée.
Le paiement anticipé se distingue de l'acompte ou des arrhes, qui ne représentent qu'une partie du montant total de la facture.
- Les arrhes ne représentent qu'un faible pourcentage (5 à 10%) du montant total. Elles n'engagent pas définitivement le client, qui peut annuler sa commande moyennant l'abandon des arrhes.
- L'acompte engage le client sur une partie plus importante du paiement, généralement 30 à 50% du montant. Le client ne peut plus se rétracter sans conséquences une fois l'acompte versé.
Il ne s’agit pas non plus de la même chose que le paiement comptant, qui intervient lui au moment de la livraison ou de l'exécution de la prestation.
Le paiement anticipé permet au vendeur d'encaisser plus rapidement le montant dû par le client. Il améliore donc sa trésorerie. En revanche, le client prend un risque en payant avant d'avoir reçu le bien ou le service.
Pourquoi peut-il être intéressant de choisir le paiement anticipé ?
Certains secteurs comme la construction ou la rénovation font régulièrement appel aux paiements anticipés. En effet, le client peut être amené à payer une partie des travaux avant leur réalisation. Cela permet à l'entreprise de disposer de fonds pour acheter les matériaux et payer les salaires, et initier la prestation. Demander un paiement anticipé (intégral) ou le versement d’un acompte (paiement partiel) est donc purement une question de trésorerie pour le prestataire.
Les paiements anticipés sont également fréquents pour :
- Les abonnements : le client règle sa première mensualité ou son trimestre à l'avance lors de la souscription.
- Les réservations touristiques : des arrhes sont versées au moment de la réservation d'une chambre d'hôtel ou d'un voyage organisé.
- Les commandes personnalisées : le client paye tout ou une partie de la commande avant sa fabrication sur mesure.
Est-ce légal ? Oui ! Aucun problème à régler en avance ! Les paiements anticipés sont simplement des paiements effectués avant réception des biens ou services. Ils ne sont pas incompatibles avec les délais légaux pour la facturation.
En effet, la loi fixe des délais précis concernant la facturation, à savoir 30 jours maximum après la vente ou la prestation. Le délai de paiement entre professionnels est lui aussi de 30 jours après réception des marchandises ou fin du service. Des exceptions existent, notamment pour certains secteurs d'activité ou en cas d'accord entre les parties.
Ces délais encadrent les pratiques commerciales, mais n'interdisent pas formellement le paiement anticipé, à condition que celui-ci ait été prévu d'un commun accord.
Comment comptabiliser un paiement avant livraison ?
Lorsqu'une facture est réglée par le client avant livraison, le vendeur doit comptabiliser ce paiement de manière spécifique :
- Les petites entreprises en comptabilité de caisse enregistrent le paiement au moment où les fonds sont reçus.
- Les plus grandes entreprises en comptabilité d'engagement comptabilisent le paiement à la facturation, dès l’émission de la facture, avant l'encaissement.
Le mode de comptabilité choisi détermine donc le moment auquel la dépense est enregistrée. L'objectif est d'imputer les dépenses sur la bonne période comptable.
Dans les deux cas, il est essentiel d'identifier clairement ces paiements anticipés dans la comptabilité pour éviter toute confusion. Le numéro de la facture et la mention "paiement avant livraison" doivent apparaître.
Comment sécuriser les paiements anticipés ?
Pour sécuriser les paiements anticipés, quelques bonnes pratiques sont recommandées.
Formalisez vos conditions générales de vente, en prévoyant explicitement cette modalité de paiement. Établissez un contrat ou un bon de commande détaillé faisant apparaître les montants versés à l'avance.
Pensez à utiliser un logiciel de facturation pour suivre facilement les règlements et utilisez celui-ci pour proposer des solutions de paiement en ligne sécurisées pour recevoir les fonds.
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