La facturation est une étape incontournable pour les entrepreneurs. Après l’envoi des devis, la validation de ces derniers et la réalisation de la prestation, les professionnels transmettent une facture à leur client pour percevoir leur dû.
S’il arrive qu’une ou plusieurs relances soient nécessaires pour recevoir le paiement de la facture, un client peut en arriver à refuser de payer sa dette. Pour quelles raisons ? Est-il en droit de le faire ? Quelles sont les démarches à effectuer tant par l’entrepreneur que le client ? Explications.
Un client peut-il refuser de payer une facture ?
Lorsqu’une facture conforme est envoyée à un client et que la mission a été réalisée, ce dernier doit s’en acquitter. Le Code de commerce encadre par ailleurs les délais de paiement entre entreprises (articles L441-10 et suivants), ainsi qu’entre une entreprise et un particulier.
Par principe, les clients disposent de 30 jours, à la date d’exécution de la prestation ou de livraison des marchandises, pour en régler le montant.
Pour quelles raisons un client peut-il refuser de payer une facture ?
Malgré l’obligation légale de régler sa facture, un client peut se montrer réfractaire à cette idée et refuser de payer son dû.
Plusieurs raisons peuvent le motiver à ne pas payer, qu’il faut comprendre pour pouvoir trouver une solution, ensemble :
- Le client n’est pas d’accord avec le montant de la facture ;
- Le client estime que la prestation n’a pas été réalisée comme ce qui était prévu dans le devis ;
- Le client n’est pas satisfait de la finalité de la prestation ;
- Le client a subi des dommages liés à la prestation réalisée.
Ainsi, bien qu’il n’ait pas le droit de ne pas payer sa facture, un client peut toutefois contester celle-ci s’il justifie son refus de paiement.
Comment un client peut-il contester une facture ?
Contester une facture : les délais à respecter
En France, un délai dit “raisonnable” doit être respecté pour contester une facture. Par “raisonnable”, il est question d’environ 6 à 8 semaines. Dans le cas où le litige est pris en main par un juge, c’est ce dernier qui statuera si le délai de contestation est raisonnable ou non.
Contester une facture en 3 étapes
En cas de contestation de facture, voici quelques étapes à suivre pour négocier et parvenir à un accord.
- La contestation à l'amiable : le client peut demander à l’entreprise de lui fournir plus d’explications sur le montant de la facture et sur les prestations réalisées afin de s’assurer de leur légitimité. Il peut aussi demander plus de détails sur le temps passé par l’entreprise à la réalisation de la mission de travail (en l’occurrence s’il s’agit d’une prestation payée en taux horaire). Le client peut vérifier la cohérence entre le devis reçu au préalable — signé par ses soins — et le montant de la facture.
- La contestation plus poussée : si le client et l’entreprise ne parviennent à aucun accord, le client peut aller plus loin. Alors, il est préférable de le faire par écrit, en envoyant un courrier recommandé à l’entreprise avec accusé de réception. Ce courrier officiel devra être accompagné de preuves, de pièces justificatives pour appuyer sa contestation et obtenir une révision du montant de la facture.
- Le recours à la justice : si aucun compromis n’est trouvé, le client peut saisir les tribunaux pour obtenir gain de cause.
Quels sont les recours des entreprises face au refus de paiement d’une facture ?
Face à un client qui refuse catégoriquement de payer sa facture, que peuvent faire les entreprises ?
- Ouvrir le dialogue : l’entreprise doit comprendre les raisons de la contestation de la facture avec le client. Une relation de confiance et de transparence est essentielle pour pérenniser les partenariats, malgré les désaccords éventuels. Il peut par ailleurs s’agir d’un simple oubli, ou d’un retard justifié de paiement.
- Relancer le client : le client ne paie toujours pas. Comme bien souvent, il est recommandé de poursuivre les échanges par écrit, en envoyant un courrier recommandé avec accusé de réception au client. Ce courrier doit faire état du montant de la facture à honorer, de la date initiale de paiement, et du nouveau délai proposé. L’objectif est de parvenir à un règlement à l’amiable.
- Envoyer une mise en demeure : rien n’y fait, le client ne donne aucun signe de vie. Alors, la mise en demeure est l’étape suivante. Il s’agit d’un courrier officiel, envoyé lui aussi en recommandé avec accusé de réception, demandant au client de régler sa dette. Rappeler les délais de paiement, les pénalités de retard, les sanctions en cas de non-paiement sont des mentions habituelles.
- Faire appel à un huissier de justice : ce professionnel est habilité à procéder au recouvrement de la facture impayée auprès du client.
- Saisir la justice : si malgré toutes les actions mises en place, le client refuse toujours de régulariser sa facture, l’entreprise est en droit de porter l’affaire devant les tribunaux. Pour cela, il est vivement conseillé de faire appel à un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances et de remplir le document suivant.
Comment optimiser le paiement des factures clients ?
Bien évidemment, tout doit être fait pour éviter qu’un client refuse d’honorer ses factures à la suite de la réalisation des missions.
Voici quelques précieux conseils pour optimiser le paiement des factures :
- Entretenir un lien de confiance avec les clients : transparence, sincérité, authenticité, réactivité, replacer l’humain au centre des échanges permet d’éviter les malentendus et les ambiguïtés ou de parvenir à des accords à l’amiable en cas de désaccords ou de problèmes.
- Investir dans un logiciel de relances : pour suivre de près l’avancement de la facturation des clients, un logiciel comme Evoliz est intéressant. Plus encore, c’est un gain de temps puisque bon nombre de tâches sont automatisées, standardisées, et le suivi en temps réel de l’évolution des dossiers est facilité. Ainsi, l’entreprise se prémunit des retards de paiement, optimise sa relation client, et son chiffre d’affaires.
- Personnaliser les relances : l’humain prime toujours. La facturation est un sujet parfois sensible, pour autant, il est primordial de traiter les clients avec respect, considération, en personnalisant tant que possible les échanges. Cela passe par des mails adaptés, mais aussi des scénarios d’envoi différents selon les situations pour humaniser les échanges, créer de véritables connexions avec les clients.
La facturation est un pilier en entreprise. Les factures impayées sont d’ailleurs les premières responsables des difficultés financières rencontrées par les entreprises. Selon une étude menée par l’IFOP au premier semestre 2023, 7 entreprises sur 10 sont en difficulté (en termes de trésorerie) à cause des impayés de leurs clients.
