Comment importer mes commandes ?


Comme pour l'import des factures dans le logiciel de gestion commerciale en ligne d'Evoliz, l'import des commandes nécessite avant tout d'avoir créé ou importé les clients. Pour plus d'information sur l'import des clients depuis un fichier Excel, lisez la page Comment importer mes clients ?.

L'import des commandes est similaire à l'import des factures. Vous trouverez plus d'information sur la reprise d'un historique facture en lisant la page Comment importer mes factures ?.

L’import de commandes est très utile si vous désirez reprendre votre historique depuis un autre outil ou si vous souhaitez faire une saisie de commandes en masse en Excel pour l’importer ensuite dans Evoliz (si vous voulez par exemple saisir plusieurs fois la même commande pour des clients différents).

Compléter le gabarit d'import des commandes au format Excel

Allez dans le menu Ventes>Commandes puis cliquez sur Importer des commandes en bas de la page. Cliquez sur Modèle d'import pour ouvrir le gabarit (au format Excel, soit xls ou xlsx). Enregistrez-le sur votre ordinateur avant de le remplir. Pour comprendre le fonctionnement, il faut savoir que :

Une ligne du gabarit = une ligne d'une commande

Spécifier l'entête de la commande sur chacune des lignes. L'entête de la commande comprend les colonnes A,B,C,J,L,M,N,O,P,Q,S.

Les colonnes grisées ne sont pas traitées, il n'est donc pas utile de les compléter. En revanche, les colonnes marquées d’une étoile (*) sont obligatoires. Vous devez au minimum remplir ces colonnes pour importer une commande.

Dans la colonne Client (colonne C) vous devez spécifier le code client de la fiche client existante dans le logiciel de gestion de facturation d'Evoliz.

Remarque sur la création d'une commande : Nous vous recommandons lorsque vous importez vos clients de ne pas changer le code client pour faciliter l'import de vos documents commerciaux.

Les totaux sont calculés automatiquement avec les informations que vous aurez fournies dans le document Excel.

Lorsque vous avez terminé de saisir toutes les lignes de vos commandes, enregistrez le fichier Excel (au format xls ou xslx). Dans l’application Evoliz, cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous venez de remplir. Enfin, cliquez sur Importer les données pour commencer à importer vos bons de commande.

Un rapport s'affiche avec les éventuelles erreurs. Vous devez les corriger avant de passer à l'étape suivante. Les erreurs connues sont :

  • Le Code client spécifié n'existe pas. Vous devez spécifier un code client présent dans une fiche client du logiciel de gestion en ligne d'Evoliz.
  • Au moins une ligne ne correspond pas à la ligne du dessus. Vous importez un bon de commande sur plusieurs lignes mais une des colonnes de l'entête de la commande ne correspond pas à une des lignes de la commande.
  • Vous n'avez pas spécifié de numéro de commande. Lisez le paragraphe Créer en masse des bons de commande détaillé ci dessous pour plus d'explications.

Une fois que vous avez éliminé toutes les erreurs et que toutes les lignes sont en OK, cliquez sur le bouton Aperçu des données avant import pour passer à l'étape suivante.

L’étape de contrôle des données vous permet de faire une dernière vérification avant l’import réel. Si toutes les informations vous semblent correctes, vous pouvez cliquer sur Valider et importer les données. Vos lignes de commandes sont ainsi importées dans le logiciel Evoliz et accessibles directement en cliquant sur le bouton Accéder à la liste des Commandes.

Créer en masse des bons de commande en ligne

Si vous souhaitez générer un grand nombre de nouvelles commandes en une seule fois, mais qu’il ne s’agit pas réellement d’une reprise d’historique, vous devrez tout de même spécifier un numéro de commande externe dans la colonne A pour que le logiciel repère quelles lignes appartiennent à une même commande. Vous pouvez tout simplement entrer 1 puis 2 et ainsi de suite pour tous vos bons de commande.



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