Comment importer mes factures ?


L'import de vos factures sous Excel nécessite d'avoir créé ou importé au préalable vos clients. Pour plus d'information sur l'import de vos clients, lisez la page Comment importer mes clients ?.

L'import des factures dans le logiciel de facturation en ligne Evoliz vous permet 2 choses :

  • changer d'outil tout en conservant votre historique. Evoliz est alors la continuité de votre ancien outil de gestion commerciale, vous y retrouver vos anciennes données. 
  • créer en masse des factures (par exemple si vous n'aviez pas d'accès à internet)

Remarque avec l'option de signature électronique : Si vous avez activé le module de dématérialisation fiscale des factures électroniques, votre facture importée sera alors signée et certifiée électroniquement.

Importer ses factures issues d'un autre outil 

Dans le menu Ventes>Factures cliquez sur Importer des factures en bas à gauche de la page, puis cliquez sur Modèle import. Enregistrez le gabarit Excel sur votre ordinateur. 

Exportez les factures de votre ancien outil et dans la mesure du possible, faites des copier / coller dans le gabarit d'import facture du logiciel de facturation Evoliz. Les colonnes grisées sont des colonnes non traitées, il n'est pas nécessaire de les compléter, l'application les traitera automatiquement.

Une ligne du gabarit d'import = une ligne facture

Si votre facture comporte plusieurs lignes, vous devez répéter les colonnes de l'entête facture au début de chaque ligne. Les colonnes d'entête facture sont les colonnes A,B,C,K,M,N,O,P,Q,U. Nous vous conseillons de les copier / coller sur autant de ligne facture que nécessaire. 

Le numéro de facture externe

La colonne N° facture externe (colonne A), doit contenir le numéro de facture de votre ancien système. Un nouveau numéro sera attribué par notre logiciel de facturation Evoliz et l'ancien sera conservé dans les informations détaillées de la facture.

 L'ancien numéro de facture servira à importer les paiements de vos factures, si vous avez un historique des paiements à importer. Pour plus d'information sur l'import de votre historique des paiements lisez la page Comment importer un historique des paiements ?.

Le code client

La colonne Code client (colonne C) doit contenir le Code client tel que renseigné dans la fiche client du logiciel de gestion commerciale Evoliz.

 Lorsque vous importez vos clients, nous vous conseillons de conserver le Code client de votre ancien outil pour faciliter l'import des factures sous Excel. 

Les montants TVA, Total HT, Total TVA et Total TTC sont calculés automatiquement selon la devise Euro par Evoliz. 

Une fois toutes vos données intégrées dans le gabarit d'import de facture (au format Excel : xls ou xlsx), enregistrez le. Cliquez sur Parcourir depuis l'écran d'import, sélectionnez votre fichier et cliquez sur Importer les données pour débuter l'import de vos factures. 

Si des erreurs s'affichent corrigez les et réimportez le fichier. Les principales erreurs connues sont : 

  • au moins une colonne n'est pas identique avec la ligne du dessus : Vous n'avez pas reporté correctement l'entête de la facture sur toutes les lignes de la facture. Une ligne du gabarit = une ligne d'import
  • le code unité n'existe pas. La liste des unités disponibles vous est proposées
  • les conditions de règlement n'existe pas. La liste des conditions de règlement disponibles sont affichées
  • le numéro de facture externe existe déjà. Vous devez spécifier un numéro de facture externe unique si ce sont 2 factures différentes

En passant la souris sur le titre de l'erreur, des propositions de corrections sont faites. 

Lorsque toutes les lignes sont correctes, le bouton Aperçu des données avant import s'affiche, cliquez dessus pour passer à l'étape de contrôle. 

L'étape de contrôle vous permet de détectez d'éventuelles erreurs. Si vos données sont correctes, cliquez sur Valider et importer les données. Les factures sont alors importées dans le logiciel de facturation et accessibles immédiatement en ligne dans votre espace dédié Evoliz. Cliquez sur Accéder à la liste des factures.

Importer des factures en masse

La fonctionnalité d'import facture en Excel permet aussi de faire de la saisie en masse de documents.

Si vous importez des factures en masse, sans forcément qu'elles proviennent d'un autre outil, renseignez un chiffre sans importance dans la colonne A (N° facture externe). Répétez ce chiffre sur toutes les lignes de la facture pour qu'elles soient associées à la même facture. 2 factures différentes ne doivent pas avoir le même N° de facture externe



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