Validation & Traitement des achats collectés

Une fois vos documents collectés suivant les différentes méthodes (glisser-déposer, mail bannette, Demat’Box, webfacturiers, application mobile), il faut maintenant les valider pour qu’ils soient traités par l’OCR.

Validation des fichiers

Pour cela, rendez-vous dans la bannette de votre compte Evoliz (menu Achats). Vous pouvez :

  • Soit valider l’intégralité du contenu de votre bannette pour l’envoyer en traitement dans l’OCR, via le bouton “Valider tout”, en haut à droite de la fenêtre :

Valider tous les documents de la bannette

  • Soit valider les fichiers un par un grâce au bouton “Valider” en fin de chaque ligne de facture :

Valider ligne par ligne

  • Soit valider un fichier, puis le traiter directement après, en cliquant sur “Valider et traiter”, en utilisant la flèche à droite du bouton “Valider”, à droite de la ligne :

Valider et traiter

Retraitement des fichiers après l’OCR

Une fois les fichiers validés, ils apparaissent dans l’onglet “A traiter”, en haut de la fenêtre, avec le nombre de fichiers à retraiter :

Nombre de fichiers à traiter

Depuis cet onglet, vous trouvez l’ensemble des documents validés et traités par l’OCR. En cliquant sur l’une des lignes, vous allez pouvoir finaliser le traitement en vérifiant les champs trouvés par l’OCR :

Répartition des chaps par la bannette

Sur la page suivante, indiquez si  le document traité est une facture, une note de frais ou un avoir (1).

Le nom du fournisseur est détecté par l’OCR grâce au numéro SIRET ou au n° de TVA intracommunautaire (2).

La référence de la pièce est automatiquement remplie par le logiciel en fonction du format de numérotation des documents déterminé (3).

La date du document est déterminée par l’OCR (4).

Si le fournisseur est connu par Evoliz, ou que vous avez renseigné cette information dans la fiche fournisseur, la classification d’achat est également renseignée automatiquement. Sinon, sélectionnez-la dans le menu déroulant correspondant (5).

Enfin, les montants HT et TTC sont déterminés par l’OCR (6). La différence des deux permet de calculer le montant de TVA.

Le libellé correspond par défaut au nom du fournisseur, suivi du libellé de la classification d’achat. Si nécessaire, complétez manuellement les conditions de règlement, le client à refacturer, la date d’échéance, le mode de paiement, etc.

Une fois tous ces champs renseignés, validez le document en haut à droite de la fenêtre. Le document sera alors enregistré soit dans les Dépenses, les Avoirs ou les Notes de frais.

Vous pouvez ensuite traiter directement les documents suivants.

Détection des doublons

Lors du traitement des documents d’achats, l’OCR possède un système de détection des doublons. En effet, si l’OCR détecte plusieurs factures émises le même mois par le même fournisseur pour le même montant TTC, il prévient l’utilisateur qu’il s’agit de doublons potentiels. Un message apparaît au-dessus du document en traitement :

doublons

Vous pouvez soit consulter la facture qu’il considère comme un doublon, soit directement valider / supprimer le document en traitement.