Une fois vos documents collectés (glisser-déposer, email bannette, Demat’Box®, application mobile), la prochaine étape consiste à les valider puis les traiter par l’OCR ou bien par notre système de reconnaissance des fichiers conformes Factur-X.
Validation des fichiers
Vous avez la possibilité de valider vos documents collectés de différentes manières :
- Valider l’intégralité de vos documents présents dans votre bannette pour l’envoyer en traitement, via le bouton Valider tout, en haut à droite de la fenêtre :
- Valider les fichiers un par un grâce au bouton Valider sur chaque ligne de document
- Valider un fichier, le traiter directement en cliquant sur Valider et traiter via le chevron du bouton Valider
Traitement des fichiers
Retrouvez l’ensemble des documents A traiter via un lien en haut de la page bannette :
En cliquant sur le lien de votre document, vous pouvez alors finaliser son traitement en vérifiant les champs trouvés par l’OCR ou par le système dédié à la lecture du format Factur-X :
Sur la page suivante, indiquez si le document traité est une facture, une note de frais ou un avoir (1).
Le nom du fournisseur est détecté automatiquement grâce au numéro SIRET ou au n° de TVA intracommunautaire (2).
La référence de la pièce est automatiquement remplie par le logiciel en fonction du format de numérotation des documents déterminé (3).
La date du document est déterminée automatiquement (4).
Si le fournisseur est connu par Evoliz, ou que vous avez renseigné cette information dans la fiche fournisseur, la classification d’achat est également renseignée automatiquement. Sinon, sélectionnez-la dans le menu déroulant correspondant (5).
Enfin, les montants HT et TTC sont déterminés automatiquement (6). La différence des deux permet de calculer le montant de TVA.
Remarque
Si les champs indiqués ne sont pas corrects, vous pouvez les modifier manuellement.
Le libellé correspond par défaut au nom du fournisseur, suivi du libellé de la classification d’achat. Si nécessaire, complétez manuellement les conditions de règlement, le client à refacturer, la date d’échéance, le mode de paiement, etc.
Une fois tous ces champs renseignés, validez le document en haut à droite de la fenêtre. Le document sera alors enregistré soit dans les Dépenses, les Avoirs ou les Notes de frais.
Vous pouvez ensuite traiter directement les documents suivants.
Détection des doublons
Lors du traitement des documents d’achats, Evoliz possède un système de détection des doublons. En effet, si lors de la saisie semi-automatique, Evoliz détecte plusieurs factures émises le même mois par le même fournisseur pour le même montant TTC, l'utliisateur est informé qu’il s’agit de doublons potentiels. Un message apparaît au-dessus du document en traitement :
Vous pouvez soit consulter la facture qu’il considère comme un doublon, soit directement valider / supprimer le document en traitement.