Collecte des achats via l'email bannette
Simplifiez la collecte des factures fournisseurs en utilisant une adresse mail unique, permettant de transférer n’importe quel mail reçu d'un fournisseur, directement dans la bannette d’achats de votre compte Evoliz.
Qu'est ce que l'adresse mail bannette et comment la créer?
Chaque mail envoyé ou transféré à cette adresse mail sera considéré comme une facture fournisseur et sera intégré dans la bannette d'achats du compte Evoliz correspondant.
Chaque utilisateur Evoliz peut créer sa propre adresse mail bannette unique en se rendant dans les Applications de son compte. Depuis cet onglet, il suffit de cliquer sur « Obtenir une adresse mail » et de copier l’adresse qui s’affiche pour pouvoir l’utiliser.
Comment transférer des mails dans la bannette d'achats?
Une fois l'adresse mail bannette créée et copiée, elle peut être utilisée pour envoyer ou transférer des mails.
Deux solutions sont possibles pour collecter les factures d'achats via cette adresse mail bannette:
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Transférer des mails fournisseurs manuellement dans la bannette, en enregistrant l'adresse Zbox en contact dans votre boite mail. Chaque facture reçue devra être transférée manuellement à l'adresse xxx@zbox.email.
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Créer une adresse mail dédiée (fournisseurs@mon-entreprise.fr), que l’on transmet aux fournisseurs, puis paramétrer une règle pour que tous les mails reçus soient automatiquement transférés à l'adresse Zbox et donc à la bannette d'achats.
Chaque mail envoyé dans la bannette est alors considéré comme une facture fournisseur sans distinction. Chaque email est déposé dans la bannette au format PDF avec la source Email.
Si le mail contient des pièces jointes, la ou les pièce(s) jointe(s) sont automatiquement intégrées dans la bannette du compte utilisateur au format PDF.
Sinon, c’est le corps du mail qui est inséré dans la bannette en tant que pièce.
- Dans le cas ci-dessous, c'est la pièce jointe du mail qui a été intégré dans la bannette, avec la source Email:
- Dans ce second cas, aucune pièce jointe n'a été détectée, c'est donc le corps du texte qui a été converti en PDF puis intégré dans la bannette, toujours avec la source Email:
Il ne reste plus qu'à valider et traiter les factures, comme habituellement dans la bannette d'achats.
Comment consulter les mails envoyés à la Zbox?
Consultation des mails
Tous les mails reçus sont conservés dans la boîte Zbox de l'utilisateur et sont consultables dans l'onglet Achats > Emails dans le menu de gauche de son compte:
Depuis cet onglet, il est possible de voir tous les mails transférés ou envoyés à la Zbox, ainsi que la date et l'heure de l'envoi, l'objet du mail, et l'expéditeur. On retrouve également l'adresse mail bannette rappelée en haut de page.
En cliquant sur l'objet du mail, on ouvre directement l'aperçu du mail:
De même, en cliquant sur le lien d'une pièce jointe, on ouvre ou télécharge le document concerné.
Statuts des mails de la Zbox
L'icône à droite de chaque ligne permet de déterminer le statut de la facture liée à chaque mail:
- L'icône "sablier" indique que la facture est en traitement dans la bannette. Elle n'est pas encore enregistrée dans les dépenses du compte.
- L'icône "coche bleue" indique que la facture est passée dans la bannette, et qu'elle a été validée et traitée. Elle est enregistrée dans les Achats > Dépenses en tant que pièce comptable.
- L'icône "flèche noire" indique que la facture ne fait plus partie de la bannette ni des dépenses. Elle a été supprimée de l'un des deux onglets. Il est possible de la repousser dans la bannette, simplement en cliquant sur l'icône.
Les statuts se mettent à jour suivant les actions que l'on effectue sur les documents d'achats.
La boîte mail Zbox permet donc de garder une trace de tous les mails transférés dans la bannette, et de ré-envoyer un fichier dans la bannette s'il a été supprimé par erreur.
Liens factures fournisseurs - mails
Une fois les documents enregistrés dans les dépenses, il suffit de cliquer sur l'icône "Coche bleue" dans la boîte mail pour ouvrir la facture correspondante. De la même façon, l'email lié est répertorié en bas de page lorsque l'on consulte une facture fournisseur collectée grâce à la Zbox.
Comment optimiser la reconnaissance du fournisseur sur une facture d'achat grâce à la Zbox?
Lorsque des mails sont transférés et intégrés dans la Zbox, la totalité du contenu du mail est analysée.
Lorsqu'une adresse mail est détectée dans le contenu du mail et que l'on parvient à retrouver cette même adresse dans l'une des fiches fournisseurs, on assimile automatiquement la facture au fournisseur correspondant.
Ce critère sera pris en compte pour renseigner le nom du fournisseur et la classification d'achats lors du traitement de la facture, et sera plus fiable que la reconnaissance OCR sur le numéro SIRET habituellement utilisé pour trouver le nom du fournisseur.
Pour utiliser cette fonctionnalité de la Zbox, il faut au préalable avoir renseigné les adresses mails dans les fiches fournisseurs, via l'onglet Fournisseurs > Contacts fournisseurs.