Simplifiez la collecte des factures fournisseurs en utilisant une adresse mail unique, permettant de transférer n’importe quel mail reçu d'un fournisseur, directement dans la bannette d’achats de votre compte Evoliz.
Chaque mail envoyé ou transféré à cette adresse mail sera considéré comme une facture fournisseur et sera intégré dans la bannette d'achats du compte Evoliz correspondant.
Chaque utilisateur Evoliz peut créer sa propre adresse mail bannette unique en se rendant dans les Applications de son compte. Depuis cet onglet, il suffit de cliquer sur « Obtenir une adresse mail » et de copier l’adresse qui s’affiche pour pouvoir l’utiliser.
Une fois l'adresse mail bannette créée et copiée, elle peut être utilisée pour envoyer ou transférer des mails.
Deux solutions sont possibles pour collecter les factures d'achats via cette adresse mail bannette:
Transférer des mails fournisseurs manuellement dans la bannette, en enregistrant l'adresse Zbox en contact dans votre boite mail. Chaque facture reçue devra être transférée manuellement à l'adresse xxx@zbox.email.
Créer une adresse mail dédiée (fournisseurs@mon-entreprise.fr), que l’on transmet aux fournisseurs, puis paramétrer une règle pour que tous les mails reçus soient automatiquement transférés à l'adresse Zbox et donc à la bannette d'achats.
Chaque mail envoyé dans la bannette est alors considéré comme une facture fournisseur sans distinction. Chaque email est déposé dans la bannette au format PDF avec la source Email.
Si le mail contient des pièces jointes, la ou les pièce(s) jointe(s) sont automatiquement intégrées dans la bannette du compte utilisateur au format PDF.
Sinon, c’est le corps du mail qui est inséré dans la bannette en tant que pièce.
Il ne reste plus qu'à valider et traiter les factures, comme habituellement dans la bannette d'achats.
Tous les mails reçus sont conservés dans la boîte Zbox de l'utilisateur et sont consultables dans l'onglet Achats > Emails dans le menu de gauche de son compte:
Depuis cet onglet, il est possible de voir tous les mails transférés ou envoyés à la Zbox, ainsi que la date et l'heure de l'envoi, l'objet du mail, et l'expéditeur. On retrouve également l'adresse mail bannette rappelée en haut de page.
En cliquant sur l'objet du mail, on ouvre directement l'aperçu du mail:
De même, en cliquant sur le lien d'une pièce jointe, on ouvre ou télécharge le document concerné.
L'icône à droite de chaque ligne permet de déterminer le statut de la facture liée à chaque mail:
Les statuts se mettent à jour suivant les actions que l'on effectue sur les documents d'achats.
La boîte mail Zbox permet donc de garder une trace de tous les mails transférés dans la bannette, et de ré-envoyer un fichier dans la bannette s'il a été supprimé par erreur.
Une fois les documents enregistrés dans les dépenses, il suffit de cliquer sur l'icône "Coche bleue" dans la boîte mail pour ouvrir la facture correspondante. De la même façon, l'email lié est répertorié en bas de page lorsque l'on consulte une facture fournisseur collectée grâce à la Zbox.
Lorsque des mails sont transférés et intégrés dans la Zbox, la totalité du contenu du mail est analysée.
Lorsqu'une adresse mail est détectée dans le contenu du mail et que l'on parvient à retrouver cette même adresse dans l'une des fiches fournisseurs, on assimile automatiquement la facture au fournisseur correspondant.
Ce critère sera pris en compte pour renseigner le nom du fournisseur et la classification d'achats lors du traitement de la facture, et sera plus fiable que la reconnaissance OCR sur le numéro SIRET habituellement utilisé pour trouver le nom du fournisseur.
Pour utiliser cette fonctionnalité de la Zbox, il faut au préalable avoir renseigné les adresses mails dans les fiches fournisseurs, via l'onglet Fournisseurs > Contacts fournisseurs.