Depuis Evoliz, vous pouvez collecter et transmettre toutes vos factures d’achats, avoirs fournisseurs et notes de frais depuis une seule et même interface, la bannette d’achats.
La bannette permet de regrouper la totalité des documents d’achats que vous pouvez récupérer, et quelle que soit la méthode de collecte (glisser / déposer, portails fournisseurs, email bannette, application mobile, etc.). Vous pourrez ensuite donner à un accès à votre expert-comptable pour qu’il récupère simplement tous vos documents.
En plus de faciliter la collecte des documents d’achats, la bannette permet également de les traiter de façon quasi-automatique. En effet, elle est équipée d’un système d’OCR, ou système de Reconnaissance Optique des Caractères. Une fois un document collecté puis validé dans la bannette, celui-ci passe par le traitement OCR, et ce dernier détermine les champs nécessaires pour enregistrer la facture ou la note de frais : le fournisseur, les montants HT, TTC, TVA, etc.
Présentation de l’interface
La bannette est disponible dans le menu Achats > Bannette. Quelle que soit la méthode de collecte des factures d’achats, tous les documents sont rassemblés dans la bannette, tant qu’ils sont en attente de traitement.
Une fois les documents collectés, la bannette se présente de la façon suivante. Les documents PDF collectés apparaissent listés comme ci-dessus. Chaque facture (ou avoir) est listée sur une ligne différente, un document pouvant contenir plusieurs pages.
La fin d’une dépense ou d’un avoir est marquée par un encadré bleu, qui récapitule le statut, le nom, le créateur, la date ainsi que la source du PDF :
Il est possible de modifier l’affichage et de faire apparaître plus ou moins de page grâce aux boutons 1/2/4/6/12 présents en haut à droite de la page :
Un bouton Recherche avancée permet de trier les documents par utilisateur, source ou état :
