Qu'est-ce qu'un portail fournisseur ?
Mise en pratique récemment, la collecte de factures via les portails fournisseurs, appelés aussi Web facturier (Voir note), permet d'automatiser la récupération de vos documents d'achats au format PDF. Ce nouveau système est le résultat d'une collaboration entre la plate-forme Evoliz et notre partenaire Budget Insight.
Celui-ci propose une liste en évolution permanente et en amélioration constante avec plus de 250 fournisseurs très connus en France et à l'étranger tels que Bouygues, Allianz, Voyages-sncf, Orange, Free, SFR, EDF, GDF, Engie ou encore Macif par exemple.
Quel est le principe d'un Web facturier ?
L'expression « Web facturier » est employée pour désigner les portails web fournisseurs disposant d'un compte client sur internet sur lequel la société peut consulter ses différents achats, commandes ou abonnements (internet, gaz, électricité, ...), et dont l'une des rubriques du site propose le téléchargement en PDF des factures fournisseurs.
Comment automatiser vos fournisseurs ?
Afin de tester cette fonctionnalité innovante, il vous suffit d'accéder au menu « Fournisseurs » de votre interface utilisateur, puis de cliquer sur le bouton « Nouveau fournisseur ». A la création de celui-ci, et en ayant au préalable renseignée la date de collecte souhaitée des factures fournisseurs, vous pourrez connecter automatiquement le logiciel Evoliz avec votre compte fournisseur depuis le bouton « Automatiser ce fournisseur ».
Cette action est également réalisable sur un fournisseur déjà existant dans le listing de l'application. Dans ce cas précis, en accédant à la fiche fournisseur, une rubrique dédiée vous permet aussi d'automatiser la récupération des factures d'achats PDF (Bouton « Automatiser ce fournisseur »).
Après avoir cliqué sur ce bouton, vous allez être redirigé sur l'interface de notre partenaire Budget Insight dans laquelle il vous sera demandé de saisir vos identifiants fournisseurs dans les champs indiqués pour valider la collecte des factures. Le système va alors chiffrer ses identifiants sur des serveurs cryptés en utilisant un niveau de sécurité bancaire.
Remarque : Si le fournisseur n'existe pas, sur demande utilisateur, l'interface développe un nouveau connecteur sous 48h. Pour toute question, vous pouvez contacter le support d'Evoliz au 01 46 72 50 04.
Comment fonctionne la synchronisation avec le logiciel de facturation en ligne ?
Une fois le portail fournisseur connecté, la fiche fournisseur sera créée automatiquement avec son nom et son SIRET. Vous recevrez alors les factures fournisseurs au format PDF de manière quotidienne sur l'application de gestion commerciale en ligne, et plus précisément, dans le menu « Achats » et le sous menu « Fichiers » (Identifiées par la Source : Portail).
Les factures seront alors transférées et reconnues par notre système de reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR en anglais) qui détectera les zones importantes de la facture fournisseur, comme la date, les montants TTC et HT ainsi que le montant de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), en fonction de la Classification achat du fournisseur (Téléphone et frais postaux dans le cas présent).
Il ne vous restera donc plus qu'à valider la facture fournisseur pour créer la dépense correspondante avec la pièce justificative. La collecte des achats devient automatique et la création s'effectue d'1 simple clic !
Quels sont les avantages de cette collecte automatique ?
La collecte automatique des achats, grâce aux portails fournisseurs, offre des avantages très concrets, notamment un gain de productivité important avec l'import automatique des factures fournisseurs PDF dans le logiciel, et ce sans saisie manuelle des justificatifs !
Vos données sont entièrement sécurisées, Evoliz n'a jamais accès à vos identifiants de connexion, et la technologie utilisée fonctionne en lecture seule, ce qui signifie qu'aucune opération de commande ou de gestion ne peut être effectuée. Le programme se connecte simplement sur les sites web de vos fournisseurs (EDF, Free, Orange, ...) pour télécharger les factures, documents et achats au format PDF.
Autre avantage, vous avez également la possibilité de lier vos dépenses avec vos transactions bancaires sur l'outil de gestion comptable Evoliz (Voir Cas pratique sur le rapprochement bancaire).
Vous souhaitez tester cette fonctionnalité avec un de vos portails fournisseurs existants ? Rien de plus simple ! A la création de votre compte entreprise vous bénéficiez d'une période d'essai de 30 jours (inscription gratuite, sans carte bancaire ni engagement).
Autres collecteurs de factures fournisseurs complémentaires ?
A noter que vous pouvez aussi collecter vos factures fournisseurs depuis une boite email ou directement à l'aide d'un scanner connecté à Evoliz. Ces différents modes opératoires ont été abordés lors de précédents cas pratiques à découvrir sur notre blog.
