Une fois paramétré, le module de caisse se présente sous la forme d'un calendrier, depuis lequel il est possible d'enregistrer quotidiennement des encaissements, des décaissements, des dépôts en banque et diverses informations.
L'interface donne également un certain nombre d'informations sur la caisse:
- Les montants à déposer en banque, différenciés par mode de paiement,apparaissent en haut à droite de la fenêtre, en rouge (1).
- Le solde de caisse apparaît dans un encadré bleu, en haut à droite de l'interface (2).
- Il est possible de filtrer les données par période en utilisant le filtre, au milieu de la fenêtre (3).
- On retrouve également des informations concernant les soldes de caisse en début et fin de mois, à gauche et à droite de l'interface, au dessus du calendrier (4).
- En haut à droite de la fenêtre, le bouton "Options" permet d'exporter un brouillard de caisse mensuel au format Excel ou csv (5).
- Enfin, il est possible d'éditer les paramètres de la caisse en cliquant sur l'icône "Crayon", en haut à droite de la fenêtre (6).
Comment saisir des données dans la caisse?
Pour saisir les données d'une journée, dans la caisse, il suffit de cliquer sur la date concernée. La date du jour apparaît en jaune sur le calendrier:
Saisie des encaissements
Sur la page suivante, l'objectif va être d'enregistrer les encaissements de la journée, à la fois par classifications de ventes, mais aussi par modes de paiement.
Si des classifications de ventes ont été paramétrées par défaut, elles apparaîtront listées, avec les taux de TVA liés. Il est possible d'ajouter des lignes de classifications en cliquant sur le bouton "Ajouter une ligne de classification", ou d'en supprimer, en utilisant la croix rouge à droite des lignes.
Indiquez les montants enregistrés par classifications de ventes dans les champs correspondants. Le montant total apparaît en haut à droite du listing:
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Les modes de paiement créés au préalable apparaissent sous les classifications de ventes. Renseignez les montants encaissés par modes de paiement dans les champs concernés.
Le montant total encaissé apparaît également en haut à droite du listing, et doit être égal au montant total pour les classifications pour être validé:
Saisie des décaissements
Depuis la caisse, il est également possible d'enregistrer des factures fournisseurs payées en espèces, en indiquant le fournisseur, la référence d'origine de la pièce, la classification d'achats, ainsi que le total HT et le total TTC (1).
Il est également possible d'en ajouter plusieurs lignes de classifications en utilisant l'icône "+", à gauche de la ligne (2).
Enfin, vous pouvez ajouter d'autres dépenses payées en espèces en utilisant le bouton "Ajouter une dépense" (3), ou en supprimer en utilisant la croix rouge à gauche des lignes (4):
Dépôts en banque
Les dépôts en banque peuvent être enregistrés au moment de la saisie de caisse.
On considère que les modes de paiement "automatiques" ne nécessitent de dépôt en banque, puisque les montants sont automatiquement déposés chaque soir en banque. Par exemple ici, c'est le cas des cartes bancaires encaissées pendant la journée (1).
Concernant les modes de paiement paramétrés comme étant "manuels", les dépôts en banque sont à enregistrer manuellement dans les champs correspondants. Ici, c'est par exemple le cas des encaissements en espèces, en chèques et en tickets restaurant (2).
Un encadré est réservé aux crédits clients (3). Le montant total des sommes déposées en banque apparaît en haut à droite de la section "Dépôts en banque" (4):
Divers
Dans la section "Divers", il est possible d'enregistrer un apport en caisse avec un commentaire (1), un écart de caisse (2), ainsi qu'une sortie de caisse hors dépense (3):
Une fois toutes les données renseignées, il ne reste plus qu'à enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer" (1) en haut à droite de la fenêtre. Vous avez également la possibilité de joindre un fichier justificatif à cette saisie de caisse en cliquant sur l'icône "Trombone" (2):
Une fois enregistrées, les données apparaissent sur le calendrier de saisie de caisse, catégorisées en "Vente, "Achat", "Dépôt" et "Divers":
