Les relances automatiques vous permettent d'envoyer des relances à vos clients en suivant un scénario défini par vos soins. Une fois la fonctionnalité activée, les relances sont créées et envoyées à vos clients sans aucune action de votre part.
Bon à savoir
Lorsque la facture est payée dans son intégralité, votre scénario de relance est automatiquement stoppé.
Pré requis : activer les relances automatiques
Activation de la fonctionnalité
Pour activer les relances automatiques, rendez-vous dans vos Paramètres section Relances > Relances automatiques.
Activation par défaut
Vous avez la possibilité d'appliquer les relances automatiques pour l'ensemble de vos factures. Les relances sont donc créées et programmées selon votre scénario et ce, pour toutes les factures créées à partir de l'activation par défaut et donc, pour tous vos clients.
Paramétrer un scénario de relances automatiques
Par défaut, Evoliz propose un scénario de relances automatiques élaboré à partir des Modèles prédéfinis d'emails de relances.
Vous pouvez personnaliser ce scénario afin qu'il corresponde au mieux à votre usage.
Expéditeur
Sélectionnez un choix d'expéditeur par défaut. Vous pouvez choisir un contact précis pour l'ensemble des relances automatiques. Le créateur de la facture à relancer peut aussi être une option de choix d'expéditeur.
Bon à savoir
Si vous avez configuré une adresse favorite via SMTP pour votre expéditeur, elle sera utilisée. Dans le cas contraire, les emails seront expédiés avec l'adresse notification@evoliz.com
L'expéditeur sera alerté par email sur l'envoi des relances envoyées selon la configuration réalisée dans son profil.
Pour réussir la création et l'envoi de vos relances automatiques, vous devez vous assurer que l'expéditeur sélectionné a bien accès au menu Relances et qu'il est autorisé à envoyer des données (facture, commandes, relances, etc). Ces informations sont disponibles dans la fiche utilisateur.
Destinataire
Les relances sont adressées au contact indiqué sur la facture. Si aucun contact client n'est spécifié sur le document, nous utilisons le contact favori de la fiche client. En cas d'absence totale de contact, les relances sont créées mais non envoyées.
Par logique, le contact doit avoir une adresse email renseignée.
Étapes du scénario
A savoir pour bien démarrer
- Un scénario est composé de 1 étape minimum et 5 maximum.
- Tous les modèles peuvent être utilisés : les modèles prédéfinis, les modèles personnalisés
Le scénario par défaut proposé par Evoliz peut être réinitialisé à tout moment à l'aide du bouton Réinitialiser.
Modifier une étape
L'icône crayon vous permet de modifier une étape.
Le déclencheur définit la programmation de l'envoi par email. La valeur de repère est la date d'échéance. Vous pouvez donc définir votre envoi à partir d'un nombre de jours, avant ou après, la date d'échéance. Ex : Envoyer le modèle "Rappel" 3 jours avant la date d'échéance.
Sélectionnez ensuite le modèle de relance que vous souhaitez utiliser parmi les modèles déjà existants.
Prévisualisez votre étape et valider.
Recommencez jusqu'à obtenir le scénario de votre choix.
Une fois le scénario créé, la fonctionnalité des relances automatiques peut être utilisée. Pour appliquer les relances automatiques, rendez-vous sur Comment faire une relance client sur une facture ?
Bon à savoir
Les relances automatiques sont disponibles sur les formules Banana Split et Banana Combo. Si vous êtes utilisateur de la formule Banana Smoothie et que vous souhaitez changer votre abonnement, contactez-nous !