La facturation est une étape incontournable dans la vie d’une entreprise soucieuse de générer du chiffre d’affaires et de se développer, en toute légalité.
Les entreprises font parfois face à des retards ou oublis de paiement, des impayés, voire des refus de règlement des factures, lourds de conséquences pour l’activité.
Pour éviter ces situations à risque, elles doivent avant tout respecter la réglementation en matière de facturation pour se protéger des contestations légitimes des clients le moment venu.
Parmi les bons usages, celui du délai de facturation. De combien de temps les entreprises disposent-elles pour facturer une prestation ? Peut-on facturer un an après une prestation ? Pourquoi est-ce essentiel de respecter ces délais ? Que risquent-elles en cas de non-respect de la législation ? Comment optimiser cette facturation ? Explications.
Quels sont les délais légaux de facturation ?
Ce que dit la loi
La loi française est très claire, comme le mentionne l’article 289 du Code général des Impôts : La facture est, en principe, émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services. Pour les livraisons de biens exonérées en application du I de l'article 262 ter et du II de l'article 298 sexies et pour les prestations de services pour lesquelles la taxe est due par le preneur en application de l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée, la facture est émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s'est produit le fait générateur.
Elle peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d'un même acquéreur ou preneur pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d'un même mois civil. Cette facture est établie au plus tard à la fin de ce même mois.
D’une manière générale, la loi prévoit que les factures soient envoyées 15 jours après la date de livraison, et un mois grand maximum pour les entreprises qui facturent en fin de mois pour des raisons comptables.
Selon les types de prestation
Le délai d’envoi de la facture aux clients varie selon le type de prestation :
La vente ou livraison de produits :
- Au moment de la livraison ou de la prestation, si le délai entre la date de commande et de remise du produit est inférieur à 30 jours ;
- En plusieurs échéances, si les livraisons ou les ventes sont régulières, ce sont alors des factures dites « périodiques ».
Les prestations de services :
- Lors de la finalisation de la prestation (après l’envoi des livrables et la validation du client) ;
- Dès le début de la mission de travail, si celle-ci est sur le long terme sans vraiment de date de fin (par exemple : la commande de la rédaction de X articles auprès d’un professionnel de l’écriture, dont la livraison dépend des besoins de l’entreprise). Il s’agit dans ce cas d’une facture dite « d’avancement ».
Quelle est la différence entre un délai de facturation et un délai de paiement ?
Il peut être aisé de confondre les différentes démarches inhérentes à l’entrepreneuriat, surtout lorsqu’il s’agit d’un domaine aussi complexe et vaste que la comptabilité.
Il arrive parfois que les professionnels confondent le délai de facturation avec le délai de paiement. Voici la distinction entre ces deux termes :
- Le délai de facturation : il s’agit de la période légale durant laquelle une entreprise peut envoyer une facture à son client.
- Le délai de paiement : il s’agit de la période comprise entre la date d’émission de la facture au client et la date butoir à laquelle il doit avoir réglé sa facture.
Pourquoi est-il préférable d’envoyer rapidement les factures aux clients ?
Les entreprises doivent prendre de bonnes habitudes, dès la création de leur structure, pour se prémunir des défauts de paiement et gérer efficacement l’activité.
Alors, parmi les bons réflexes à avoir, celui de facturer les clients le plus rapidement possible pour les raisons suivantes :
- Respecter la législation en vigueur ;
- Éviter les sanctions liées à une facturation tardive ou l’oubli de facturation ;
- Gérer plus efficacement les encaissements et décaissements en trésorerie ;
- Relancer plus rapidement les clients ;
- Percevoir les créances en temps et en heure ;
- Réagir plus vite face aux impayés ;
- Investir plus facilement dans de nouveaux projets grâce à la bonne gestion de la trésorerie.
Quelles sont les sanctions en cas de facturation tardive ?
La loi est stricte en matière de facturation. Autant les clients ne peuvent pas forcément refuser de payer une facture, autant les entreprises doivent être en règle lorsqu’elles les transmettent.
En cas de manquement de facturation :
- Les entreprises individuelles encourent 75 000 € d’amende ;
- Les sociétés encourent jusqu’à 375 000 € d’amende.
Si l’entreprise, dans les deux ans suivants la première sanction, manque de nouveau à son obligation de facturation, l’amende double :
- Les entreprises individuelles encourent 150 000 € d’amende,
- Les sociétés encourent jusqu’à 750 000 € d’amende.
La DGCCRF effectue régulièrement des contrôles au sein des entreprises.
Comment se prémunir des erreurs de facturation ?
Pour être en règle en matière de facturation, les entreprises ont tout intérêt à faire confiance à un logiciel de facturation, comme celui d’Evoliz.
Dès lors, elles profitent d’un suivi régulier et à jour de leur facturation, avec la possibilité d’automatiser les relances clients, le règlement des factures et la gestion des litiges éventuels.
Ces logiciels, souvent très complets, permettent de créer des factures correspondant aux normes françaises et/ou européennes afin qu’elles soient valides. Les équipes se prémunissent des oublis de facturation ou des erreurs humaines, possibles, mais évitables grâce à un logiciel performant.
Facturer une prestation un an après n’est donc pas possible selon la loi en vigueur. Pour le confort des clients et des entreprises, la loi encadre fermement les délais de facturation et de paiement pour qu’entrepreneurs et prestataires travaillent en harmonie.
