Flux d'approbation des notes de frais

Le flux d’approbation côté Administrateur

L’administrateur du compte peut consulter les notes de frais de ses collaborateurs depuis l’onglet Achats > Notes de frais. Il a vue une vue d’ensemble sur tous les éléments créés, listés par date et par collaborateur et sur les montants réglés et encore dûs :

Aperçu des NDF côté Admin

En cliquant sur l’une des lignes de total, il accède au détail des différentes dépenses de la note de frais du collaborateur, notamment aux dates des dépenses, aux montants, ainsi qu’aux clients à refacturer (ou non) :

Détail des NDF

Simplement en cliquant sur le libellé d’une dépense, il peut aller consulter le document concerné.

Pour accepter ou refuser une ou plusieurs dépenses, il suffit de cliquer sur “Accepter” ou “Refuser”, à gauche de chaque ligne. Il est également possible d’accepter ou de refuser la totalité d’une note de frais pour un mois en utilisant les boutons “Accepter tout” ou “Refuser tout” sur la ligne de total :

Accepter tout - refuser tout

Une fois la note de frais acceptée entièrement ou partiellement par l'administrateur, la pièce est alors enregistrée en tant que dépense dans l'onglet Achats > Dépenses.

Le flux d'approbation côté Utilisateur

Les utilisateurs concernés n’ont accès qu’à leurs propres notes de frais. Ils peuvent visualiser le statut de validation depuis l’onglet Achats >  Notes de frais de leur compte.

Tant qu’elles ne sont ni acceptées, ni refusées, les dépenses de notes de frais sont dans le statut “En attente”. Une fois acceptées ou refusées, elles changent de statut :

Statut des NDF côté User

Lorsqu’une dépense de notes de  frais est acceptée ou refusée par l’administrateur, elle n’est plus modifiable par l’utilisateur qui l’a créée. Elle reste modifiable lorsqu’elle est “En attente” de la validation de l’administrateur.