La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société. Il peut s’agir de frais de repas, de frais de déplacement, de frais de logement, ou tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise.
La note de frais prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à son entreprise.
Dans Evoliz, le module Notes de frais permet de gérer simplement les notes de frais et indemnités kilométriques. En tant que salarié, vous pouvez créer simplement vos dépenses et vous les faire rembourser. Côté administrateur, vous validez les notes de frais saisies par vos collaborateurs et contrôlez efficacement les budgets de votre équipe.
En pratique, les profils “Utilisateur” peuvent créer des dépenses, et visualiser leur note de frais globale mois par mois.
Lors de la création d’une dépense de note de frais, celle-ci entre dans un “flux d’approbation”, auquel seul l’administrateur du compte a accès:
Il est possible de créer deux types de notes de frais:
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La note de frais “classique”, sur le même modèle que les dépenses. L’utilisateur doit simplement renseigner le fournisseur, les montants et éventuellement un client à refacturer. On peut également la créer directement depuis la bannette, comme une dépense classique.
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La note de frais kilométrique: dans ce cas, l’utilisateur indique les étapes de son trajet dans l’application et les frais de déplacement sont calculés automatiquement. Il est également possible de renseigner un client à refacturer.
Lorsqu’une dépense ou lorsque la note de frais globale est acceptée par l’administrateur, le document est alors créé en tant que pièce comptable dans l’onglet Dépenses.