Comment importer mes dépenses ?


L'import des achats permet de reprendre l'historique des dépenses depuis un autre outil ou d'enregistrer rapidement dans votre système les achats que vous venez de réaliser pour votre entreprise. Un achat est forcément lié à un fournisseur dans le logiciel de facturation en ligne Evoliz. Pour importer vos fournisseurs, lisez la page Comment importer mes fournisseurs ?.

Dans le menu Achats puis sous-menu Dépensescliquez sur Importer des dépenses en bas de la page, ouvrez le gabarit d'import des achats en cliquant sur le Modèle d'import (au format Excel). Enregistrez le fichier Excel (en xls ou xlsx) avant de le compléter. 

Les colonnes en gris foncé ne sont pas traitées par le logiciel de gestion commerciale Evoliz, inutile de les compléter. Les colonnes marquées avec une étoile (*) sont des colonnes obligatoires.

Vous devez au minimum renseigner pour un achat : la date de l'achat, la référence de la pièce, le code fournisseur présent sur la fiche fournisseur, le libellé de l'achat, le montant TTC en Euro, le mode de paiement et le total de TVA de votre achat.

De ces informations, le logiciel de devis facture Evoliz calculera automatiquement le montant de la TVA qui sera reporté dans votre bilan de TVA et le Prix HT de l'article. Les taux de TVA proposés sont les plus connus (20 %, 10 %, 5.5 %, ...).

Remarque pour un achat en HT (Hors Taxe) : Si vous saisissez des dépenses en Hors Taxe, la colonne Total TVA sera remplacée par Total HT. Cette option peut s'appliquer par défaut lors de la création d'un achat. Pour cela, l'option se configure dans vos "Paramètres" de compte puis dans le sous menu "Mode de saisie des ventes et dépenses".

Ce qu'il faut savoir : une ligne dans le gabarit = un article acheté

Une fois votre fichier complété en format Excel, enregistrez le et cliquez sur Parcourir. Sélectionnez votre fichier et cliquez sur Importer les données.

Un rapport affiche les éventuelles erreurs sur le fichier. Les erreurs les plus connues sont : 

  • Le code fournisseur (colonne E) est manquant. Le code fournisseur est une donnée obligatoire, vous devez saisir un code fournisseur unique qui est présent dans la liste de vos fournisseurs dans le logiciel en ligne.
  • Le taux de TVA est manquant. Vous devez obligatoirement saisir un taux de TVA sur un achat. Les totaux seront calculés automatiquement par le logiciel de facturation Evoliz. 

Le numéro de la ligne du fichier Excel en erreur vous permet d'apporter facilement la correction. Une liste de valeurs est proposée en passant la souris sur l'erreur en question. 

Une fois le fichier conforme le bouton Valider les données avant import apparaît. Cliquez sur le bouton pour passer à l'étape de contrôle nécessaire avant l'import. 

Cette étape de contrôle vous permet de vérifier une dernière fois les données que vous allez importer dans le logiciel de facturation pour mac / windows. Si tout vous semble correct, cliquez sur Valider et importer les données. Un rapport d'import s'affiche, cliquez sur Accéder à la liste des dépenses.



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