Facturez en toute légalité

et dormez enfin sur vos deux oreilles

Facture d'avancement et retenue de garantie. Vos travaux simplement.

Facturation à l'avancement

La facture de situation, facture intermédiaire ou facture d’avancement est un incontournable de la gestion dans les secteurs du BTP, de l’artisanat et parfois des entreprises de prestation de services. Mise en place pour échelonner les paiements clients, c’est une arme redoutable pour assurer sa trésorerie lors d’un chantier ou d’une mission long terme. Vous éditez alors plusieurs factures au fur et à mesure, plutôt que de facturer l’intégralité à la fin du projet. 

Au-delà de l’aspect financier, facturer à l’avancement permet également d’assurer un suivi régulier de la prestation, des délais et de la comptabilité.

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Facturez au plus proche de votre chantier

  • A partir de votre devis, générez une première facture de situation en quelques clics.
  • Automatiquement, vos factures sont certifiées NF203, NF525 et conformes factur-X. Vous êtes serein de facturer en toute légalité.
  • Facturez un pourcentage d’avancement au global de votre devis, ou détaillé par ligne d’article. 
  • A chaque nouvel avancement, Evoliz joint automatiquement un décompte général pour faciliter le suivi. Ce décompte retrace les devis, factures et paiements précédemment émis.
  • Une fois votre projet achevé, vous éditez rapidement votre facture de clôture ou facture finale. 

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La retenue de garantie sans oubli

Lorsqu’une retenue de garantie est sollicitée par un client, ou proposée par un prestataire, il est prévu qu’un pourcentage du montant du projet ne soit pas réglé directement à sa livraison ; mais après un délai fixé par les parties. Même si cette pratique n’est pas obligatoire, elle permet au client de s’assurer que le produit n’a aucun vice caché, que toutes les clauses du contrat sont respectées ou que les travaux ont bien été exécutés.

  • Paramétrez la retenue de garantie à imputer sur vos factures de vente et sa durée. Par exemple 5% pendant 1 an. Le calcul s’applique sans prise de tête.
  • Activez la relance automatique, pour qu’au terme de la retenue, Evoliz envoie directement un email de rappel au client avec le restant dû. 

 

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Pour éditer une facture de situation en bonne et dûe forme, vous devez respecter les mêmes obligations que pour une facture traditionnelle. Toutefois, certaines mentions obligatoires doivent être ajoutées :
  • “Situation d’avancement n°…” doit être précisé sur le document comptable
  • La référence du devis correspondant
  • Le pourcentage d’avancement des travaux ou réalisations
Les factures d’avancement ne doivent pas être confondues avec une facture d’acompte. L’acompte permet au prestataire de demander le paiement d’une partie du montant global du projet avant le début de la prestation. Ce dernier doit avoir été prévu dans le contrat entre l’entreprise et le client/le maître d’ouvrage.
Au contraire, les factures de situation sont éditées en cours de prestation.
Vous pouvez définir la fréquence de facturation en amont du contrat établi avec votre client, par exemple chaque fin de mois. Vous avez également la possibilité de facturer lorsqu’une nouvelle étape de votre chantier est achevée. L’objectif est de gérer la facturation en fonction du bon avancement de la réalisation des travaux, pour préserver les intérêts des deux parties. Chaque fois qu'une échéance est atteinte, la personne chargée de contrôler le projet (client, chef de projet, entrepreneur, etc.) doit vérifier l'état d'avancement des travaux. Une fois la validation obtenue, vous êtes en mesure d'émettre une facture basée sur le pourcentage d'avancement des travaux réalisés par rapport à l'estimation.
Lorsque la prestation est intégralement effectuée, vous devez émettre votre dernière facture pour atteindre 100% de la mission facturée. Cette dernière facture se nomme facture finale ou facture de clôture. Cette mention doit être présente sur le document.
Dans le cadre d’un contrat privé, il est d’usage que la retenue de garantie soit appliquée uniquement sur la dernière facture de situation. Vous facturez donc 95% du chantier à sa livraison puis une fois le délai de la retenue de garantie écoulé, vous facturez les 5% restants.
Au contraire pour un marché public, la loi indique que la retenue de garantie doit être imputée à chaque facture émise et donc à chaque versement.
Il est possible d’appliquer le pourcentage de retenue de garantie au global, donc directement sur le total de la facture. La deuxième solution est d’appliquer ce même pourcentage ligne par ligne, c’est-à-dire détaillé article par article. C’est notamment la méthode plébiscitée pour les marchés publics.
Le logiciel Evoliz vous permet de faire apparaître la retenue de garantie de façon détaillée sur une facture. Vous pourrez paramétrer le taux de retenue de garantie. Le délai (date du terme) sera automatiquement pris en compte à partir du moment où une retenue de garantie est appliquée sur une facture. La facturation d’un suivi de travaux / chantiers avec retenue de garantie devient facile et rapide avec Evoliz. Elle permet un suivi de la comptabilité plus clair et accessible.
C’est le client ou le maître d’œuvre qui procède au paiement de la somme une fois le délai passé, après avoir constaté qu’il n’y a pas de mauvaise exécution sur son chantier.
Le paiement d’une retenue de garantie est encadré par le Droit, plus précisément la loi n°71-584 du 16 juillet 1971 du Code Civil. Elle vise à protéger le client, mais également l’entrepreneur (travaux, BTP, chantiers, etc.). Le montant de la retenue de garantie ne peut excéder 5% de la somme totale du contrat (valeur définitive des marchés de travaux privés).
Le délai maximal de la retenue de garantie est d’un an à compter de la réception / livraison des travaux. Si pendant cette période, le client est en opposition sur une des prestations réalisées (malfaçon, défaut constaté), les travaux litigieux devront être refaits ou terminés. S’ils ne sont pas réalisés, la somme ne sera pas payée.
C’est de manière contractuelle que la retenue de garantie doit être mise en place. Le contrat entre le client et l’entrepreneur doit comporter une mention de cette retenue, mais aussi détailler son application dès réception des travaux.
S’il n’y a pas de défaut constaté par le client, une demande de levée de la retenue de garantie sera envoyée par LR au consignataire. La somme retenue devra être payée dans les 30 jours suivants.
Le cas d’un marché public est légèrement différent puisqu’il faut envoyer une facture détaillée comportant le montant de la retenue au maître d’ouvrage / client. Il devra vous payer dans les 30 jours.
Bien que ce document comptable ne soit pas cantonné à un secteur d’activité, la facture d’avancement est couramment utilisée par les entreprises du bâtiment parfois par les entreprises de prestations de services et surtout dans le cadre de marchés publics.
Une alternative est possible pour éviter les contraintes liées à la réception et au paiement de la somme de la retenue de garantie. La caution personnelle et solidaire est principalement utilisée pour la commande publique.
Un établissement financier agréé (banque ou assurance par exemple) pourra se porter caution solidaire, à condition que le montant et la durée de la retenue ne dépassent pas ce qui a été établi dans le contrat.
Si le client n’apporte pas d’opposition pendant le délai de la retenue de garantie, l’établissement peut se libérer de sa responsabilité de cautionnaire un mois après l’expiration du délai de garantie.
Quel est l’intérêt de ce dispositif ? Percevoir la totalité de la somme du contrat et non 95%, car la caution remplace la retenue de garantie. Il faudra cependant un accord du maître d’ouvrage.
Quel est l’inconvénient du dispositif ? En plus des frais bancaires, l’établissement financier cautionnaire demandera des garanties, de la trésorerie pour limiter les risques.

 

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