Depuis Evoliz, vous avez la possibilité d’envoyer par mail tous les documents créés, ainsi que des lettres de relance, des rappels concernant des retenues de garantie à régler, etc.
Modèles de mails
Chaque mail est modifiable à l’envoi mais des modèles personnalisés peuvent être créés pour faciliter la saisie. Pour paramétrer ces modèles, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans l’onglet Emails, à la section Divers.
A gauche de l’écran, vous trouverez listés tous les modèles de mails personnalisables :
Cliquez sur le type de mail que vous souhaitez modifier: comme pour les modèles de documents, vous pouvez saisir soit du texte, soit des valeurs dynamiques. Modifiez l'objet et le corps du mail en cliquant sur les champs entre accolade pour que les valeurs dynamiques correspondantes soient ajoutées à la création du mail :
Une fois votre mail personnalisé, cliquez sur Enregistrer le modèle pour prendre en compte les modifications.
Renouvelez l’opération autant que nécessaire pour vos documents, lettres de relance, retenues de garantie ou bien pour un nouvel utilisateur.
Lien vers les pièces jointes
Depuis l’onglet Emails des Paramètres, vous pouvez également faire apparaître automatiquement des liens pour télécharger et afficher vos pièces jointes dans les emails.
Pour cela, il vous suffit de cocher la case “Ajouter automatiquement les liens…” à la section “Lien vers les pièces jointes”, puis d’enregistrer les modifications :
Toutes les modifications apportées aux modèles de mails apparaitront automatiquement dès l'envoi d'un document, d'une relance, etc. :
Personnaliser vos documents en lisant la page Comment personnaliser et rendre conforme mes documents comptables ?