Les actions dites automatiques : Règle de rapprochement et de budget

Les règles de rapprochement

Dans votre logiciel, les rapprochements bancaires peuvent être effectués automatiquement sur certaines transactions. Grâce aux règles de rapprochement automatiques, vous pouvez paramétrer l’assimilation de mouvements d’entrées et de sorties avec des libellés ou montants. Pour que les règles de rapprochements soient fonctionnelles il faut impérativement que votre banque soit automatisée. 

Créer une règle de rapprochement

  • Pour créer des règles de rapprochement automatique, rendez-vous dans le menu “Données bancaires” 
  • puis cliquez sur l’onglet Relevés bancaires 
  • Sur chaque ligne de votre relevé bancaire, vous retrouvez votre boite à outils (voir notre page d’aide la boîte à outils)Dans cette boite,l’icône représentée par une règle vous permet de créer une règle de rapprochement automatique, à partir des informations de la ligne concernée. 
  • Cliquez sur l’icône. Vous serez redirigé vers une page intitulée "Règle de rapprochement". 

Sur cette page, vos données seront principalement renseignées de manière automatique, comme la banque, le sens (débit ou crédit) et le libellé de la ligne concernée.

Votre règle de rapprochement se basera sur un ou plusieurs libellés, restrictifs ou non, ainsi que sur un montant que vous n’êtes pas obligés de renseigner. 

Ensuite paramétrez les données nécessaires pour appliquer votre règle. Deux choix possibles :

  • Votre règle doit valider toutes les conditions suivantes = requête précise
  • Votre règle doit valider au moins une des conditions suivantes = requête large​

Dès que le libellé concerné sera détecté dans votre relevé bancaire, la règle de rapprochement s'appliquera. 

Par exemple, lorsque le libellé "Prélèvement Orange" sera détecté dans le relevé, la règle sera appliquée à tous les lignes comprenant «Prélèvement Orange »

Une fois vos conditions paramétrées, il vous restera une dernière étape avant de valider votre règle : “l’action à exécuter”. 

Vous pourrez sélectionner une affectation de sortie ou un nouvel achat, pour une ligne de débit et des affectations d’entrée pour une ligne de crédit.

Exemple : ici l'action à exécuter est un rapprochement avec l'affectation diverse de sortie « Téléphonie ».  Vous pouvez ajouter un commentaire à votre règle de rapprochement. 

Avant d’enregistrer, nous vous conseillons de simuler votre règle afin d’obtenir un aperçu des lignes impactées par cette règle. 

  • Cliquez sur le bouton en haut à droite de votre écran « simuler la règle ».
  • Sinon enregistrez là directement en cliquant sur "Enregistrer" pour qu’elle soit effective. 

 

Comment savoir si mes lignes ont été rapprochées automatiquement ? 

Grâce à l'icône  Règle de rapprochement automatique  vous verrez en un coup d’œil quelle ligne est soumise à une règle. En cliquant sur l'icône, vous accédez directement à la règle concernée, et pouvez éventuellement la modifier ou la désactiver. 

Si vous souhaitez voir l’ensemble de vos règles :

  • rendez-vous dans “Paramètres
  • puis dans “Règles de rapprochement”. 
  • Pour exécuter l’ensemble de vos règles de rapprochements, il vous suffira de cliquer sur le bouton puis sur « Règles de rapprochement »

 

 

 

Règles de budgets 

Les règles de budget vous sont utiles si vous utilisez en parallèle le budget de trésorerie. Pour comprendre le fonctionnement du budget de trésorerie nous vous invitons à lire la page d’aide suivante : Comment créer et suivre son budget de trésorerie ? 

Les règles de budget s’appliquent sur votre relevé bancaire.  Leur but est d’alimenter votre budget de trésorerie en projetant mois par mois vos abonnements d’entrées et de sorties. Par abonnement entendez les montants récurrents par exemple du type emprunts pour les sorties. 

  • Afin de créer une règle de budget, rendez-vous dans votre menu “Données bancaires” 
  • puis dans l’onglet « relevé bancaire».
  • Sur une de vos lignes bancaires, cliquez sur « La boîte à outils »
  • puis cliquez sur l’icône . Vous serez redirigé une autre interface intitulée « Règle de budget ».  Par défaut les champs “Banque”, “Sens” et “Montant” sont renseignés. 

Ensuite paramétrez les données nécessaires pour appliquer votre règle. 

Deux choix possibles. 

  • Votre règle doit valider toutes les conditions suivantes = requête précise

  • Votre règle doit valider au moins une des conditions suivantes = requête large

Une fois votre type de requête définie, sélectionnez le type d'action à réaliser (affectations), la valeur (libellé de votre affectation) ainsi que la fréquence et le nombre de répétition de la règle de budget (vous pouvez choisir entre une date de fin ou un nombre d’occurrence).  

Votre paramétrage est terminé. Nous vous conseillons de simuler la règle pour vérifier son fonctionnement. Pour valider votre règle cliquez sur "Enregistrer".

Pour voir l’ensemble de vos règles de budget :  

  • rendez-vous dans les “Paramètres” ,
  • puis dans le sous menu “Banque”, 
  • puis consultez l’onglet “Règles de budget”.