Pré-requis : afin de démarrer le rapprochement de vos lignes bancaires, vous devez au préalable importer ou connecter un relevé bancaire. Une fois vos lignes bancaires disponibles, rendez-vous sur la ligne bancaire que vous souhaitez pointer. Sélectionnez À rapprocher. Choisissez ensuite le type de données à rapprocher à votre ligne bancaire. Les possibilités diffèrent selon le type de ligne : en débit ou en crédit.
Pointer les mouvements d'entrée de votre relevé bancaire
Repérable d'un premier coup d'oeil grâce au liseré vert à gauche de la ligne, les lignes en crédit peuvent être rapprochées à :
- une facture
- un acompte
- une remise de chèque
- une affectation diverses d'entrée
- un avoir fournisseur
- un paiement
- un nouvel avoir fournisseur
- un dépôt de caisse
Prenons l'exemple avec une facture existante. Lorsque l'on sélectionne À rapprocher puis facture, un nouvel encadré propose une sélection de factures enregistrées dans votre compte Evoliz. Si un montant correspond parfaitement, alors celui-ci apparaît en bleu. Sélectionnez simplement la facture que vous souhaitez rapprocher puis valider votre choix via le bouton Rapprocher. Une fois pointée, la facture passe à l'état Rapproché.
Il en est de même pour les Acomptes, Avoirs fournisseur, paiements ou remises de chèques : une fois sélectionné, tous les items concernés apparaissent dans une nouvelle fenêtre.
Les affectations diverses d'entrée permettent de rapprocher des transactions bancaires qui ne correspondent à aucun document disponible sur Evoliz (apport personnel, remboursement d'agios…). Une fois sélectionné, une liste de vos affectations diverses d'entrée apparaît. Vous avez aussi la possibilité d'en créer une nouvelle sans avoir à quitter le relevé bancaire.
Enfin, si le module de saisie de caisse est activé, vous avez la possibilité de rapprocher des mouvements de caisse à des lignes créditrices du relevé bancaire. Pour cela, sélectionnez dépôt de caisse.
Pointer les mouvements de sortie de votre relevé bancaire
Repérable d'un premier coup d'oeil grâce au liseré rouge à gauche de la ligne, les lignes en débit peuvent être rapprochées à :
- une dépense existante
- une nouvelle dépense qu'il est possible de créer depuis le relevé bancaire
- un avoir
- un règlement
- une affectation diverses de sortie
- une note de frais
Prenons l'exemple avec une dépense existante. Celle-ci correspond à une dépense préalablement enregistrée dans la section Achats. Lorsque vous sélectionnez À rapprocher puis dépense, un nouvel encadré propose une sélection des dépenses enregistrées dans votre compte Evoliz. Si un montant correspond parfaitement, alors celui-ci apparaît en bleu. Sélectionnez la dépense que vous souhaitez pointer puis valider votre choix à l'aide du bouton Rapprocher. Une fois l'opération finalisée, la dépense passe alors à l'état Rapproché.
Si la dépense n’avait pas été créée au préalable, Nouvelle dépense permet de créer une dépense et un fournisseur directement à partir du relevé bancaire. Elle sera alors automatiquement enregistrée parmi la liste de dépenses dans le menu Achats > Dépenses. Vous avez également la possibilité de charger un document justificatif de cette dépense. Une fois les éléments complétés, sélectionnez Ajouter pour finaliser le rapprochement de la ligne.
De la même façon, concernant les Avoirs et Notes de frais, sélectionnez la donnée que vous souhaitez rapprocher parmi le listing disponible.
Les affectations diverses de sortie permettent de rapprocher des transactions bancaires qui ne correspondent à aucun document disponible sur Evoliz (salaires, frais bancaires…). Une fois sélectionné, une liste de vos affectations diverses de sortie apparaît. Vous avez aussi la possibilité d'en créer une nouvelle sans avoir à quitter le relevé bancaire.
Retrouvez notamment Comment créer des règles de rapprochement automatique ?