[Partie2] Comment bien gérer votre comptabilité en 2016 ?


L'application de précomptabilité en ligne d'Evoliz simplifie l'édition de documents comptables et dispose de modules au service de l'entrepreneur et de son expert comptable. Cette deuxième partie de ce cas pratique revient, de nouveau sous forme de questions réponses, sur les fonctionnalités à exploiter pour optimiser votre gestion commerciale en ligne et votre comptabilité en SaaS sur cette année 2016.

Cas pratique sur la gestion de la relation client (GRC / CRM) et la comptabilité en mode SaaS

Rappel de la [Partie1] dédiée à la facturation en ligne

Dans la [Partie1] de ce cas pratique un focus a été réalisé sur l'édition d'un devis ou d'une facture en ligne, en abordant les sujets tels que la personnalisation de l'interface de l'outil avec vos couleurs, la création d'un modèle de facturation avec votre logo ou encore la saisie d'une facture récurrente pour un client / fournisseur.

D'autres fonctionnalités très pratiques pour la gestion commerciale en ligne de l'entrepreneur ont été présentées, dont la création automatique des dépenses (par scan ou par dépôt d'un fichier PDF / Image JPG) et la synchronisation de votre compte en banque directement dans le logiciel de facturation pour pointer les lignes du relevé bancaire à l'aide de règles de rapprochement (par montant et par libellé de l'opération).

Dans la [Partie2], à découvrir ci-dessous, les questions réponses s'intéressent à l'approche collaborative du logiciel sur les aspects de suivi des actions commerciales, de création d'un profil par utilisateur et d'échanges avec votre expert comptable.

Comment centraliser toutes les tâches et opportunités d'affaires de votre entreprise ?

Le module de CRM en ligne permet de faciliter la gestion de la relation client (GRC), du mot anglais Customer Relationship Management (CRM). Disponible dans le menu « CRM », il dispose de plusieurs sous menus dont « Pipelines », « Activités » et « Préférences ».

Le sous menu « Préférences » s'utilise pour créer votre propre pipeline avec les différentes étapes nécessaires dans votre cycle, que ce soit pour de la prospection commerciale, le suivi de chantiers ou une phase de recrutement. Très simple à paramétrer ou à personnaliser dans le CRM, il vous suffit d'indiquer chaque étape du pipeline et le pourcentage de probabilité de succès correspondant.

Le sous menu « Pipelines » permet de gérer vos opportunités d'affaires et leur phase d'avancement dans le processus de vente. L'état d'une opportunité d'affaires est rapidement identifiable avec un code couleur explicite (Rouge : Perdu, Vert : Gagné, Gris : En cours). Pour transformer cette opportunité en affaire vous pouvez lister toutes les tâches réalisées avec une vue sur la dernière activité achevée et la prochaine activité prévue.

La liste des activités est disponible dans le sous menu « Activités » du module CRM. Une activité peut être associée à un contact, un prospect, un client ou une opportunité en indiquant le type d'actions menées (Appel, Déjeuner, Email, Rendez-vous, Tâches, ...). Option très pratique pour éviter tout oubli, vous pouvez vous mettre un rappel par SMS ou par Email plusieurs minutes, heures, jours ou semaines avant le début de l'activité.

Astuce pour votre gestion commerciale en ligne : Les activités sous forme de tâches peuvent être utilisées indépendamment des actions commerciales afin de créer par exemple votre « todolist » de la semaine avec les points importants à faire (rappel d'un client, envoi d'une présentation PPT par email, édition de la facture finale, transformation du devis en ligne en bon de commande, etc.)

A noter que sur la fiche utilisateur vous pouvez aussi personnaliser le pipeline commercial à afficher par défaut dans le sous menu « Pipelines » du CRM. Depuis la fiche utilisateur, accessible en cliquant en haut à droite sur votre « Compte » (ou sur votre « Prénom Nom »), puis sur le bouton Modifier, de nombreuses options sont configurables comme le détaille la question suivante.

Comment ajouter des collaborateurs supplémentaires sur le compte de l'entreprise ?

La création d'un nouveau collaborateur s'effectue dans les « Paramètres » du compte de l'entreprise, en haut à droite, puis dans le sous menu « Utilisateurs ». Le profil du collaborateur est de type Utilisateur ou Administrateur, la différence se situant sur les actions possibles ou non par personne.

Pour un « Utilisateur » l'administrateur du compte peut personnaliser l'organisation du menu (ajouter, masquer, déplacer les onglets de l'application) ainsi que les autorisations sur les données de l'entreprise et le périmètre de vue sur les documents comptables, c'est-à-dire les droits et habilitations par utilisateur. En sachant qu'il vous suffit de le faire une fois, puis après de cliquer sur « Copier » pour créer un second utilisateur avec le même paramétrage.

D'autres options sont aussi configurables sur la fiche utilisateur telles que les alertes par email sur l'envoi d'un document, le choix de l'unité par défaut, l'activation du multi-devises et de la devise par défaut (Euro, Dollar US, France Suisse, Livre Sterling, Yen Japonais, Franc CFA, Dollar Canadien, Dollar Australien...).

Cette fonctionnalité peut être utilisée pour donner accès au logiciel de gestion commerciale en ligne à une assistante administrative, à un commercial ou encore à votre expert comptable pour qu'il récupère les informations nécessaires à la tenue comptable, point abordé dans la question suivante.

Comment automatiser la création des écritures et des journaux comptables ?

Le module « Comptabilité » s'active dans votre compte, depuis le menu « Paramètres », en haut à droite, puis dans le sous menu « Préférences » en accédant à la rubrique « Gestion de la comptabilité ». Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d'extraire tous les journaux (VENTE, BANQUE, ACHAT, CAISSE) nécessaires à votre comptabilité en ligne.

Selon les documents créés dans l'application (factures et dépenses), les données pointées par le relevé bancaire et la saisie du ticket Z, le logiciel de précomptabilité en mode SaaS va générer automatiquement les écritures comptables, que votre expert comptable pourra très facilement récupérer depuis l'interface.

En mettant un accès à la disposition de votre expert comptable, il pourra depuis les sous menus « Paramètres comptables » et « Plan comptable » configurer les données comptables telles que le type de comptabilité (Recette / Dépense ou Créance / Dette), les comptes et codes comptables ainsi que les options d'export des pièces comptables et des différents journaux.

Pour aller plus loin sur les fonctionnalités du logiciel SaaS de Evoliz

Le logiciel de devis facture en ligne dispose aussi d'un store (menu « Applications » en haut à droite) regroupant plusieurs applications très utiles pour l'entrepreneur et ses collaborateurs. Parmi ces modules à activer vous trouverez la gestion des impayés avec SeFairePayer, le saisie de caisse avec brouillard excel journalier, la Demat'Box pour scanner vos factures fournisseurs, la connexion d'une boutique e-commerce sous Prestashop.

Et même, la signature électronique des documents comptables pour la dématérialisation de la facturation, le paiement en ligne des factures par Paypal, et le stockage des documents comptables dans Dropbox. Ces nombreuses fonctionnalités sont là pour vous aider au mieux à gérer votre business sur 2016 !





[Partie1] Comment bien gérer votre facturation en 2016 ?

Nouveauté : Création automatique des dépenses et notes de frais


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