Les factures sont devenues monnaies courantes. Après un achat par un client, une entreprise devra donner un bout de papier récapitulant la transaction. Mais savons-nous à quoi il sert ? Est-il obligatoire ? Quelles sont les mentions qui doivent y être ? On n'y prête pas trop d'attention, mais il faut savoir que la facturation est obligatoire pour toute vente ou prestations de services.
Sanction par mention omise sur la facture ?
Les factures sont la preuve des transactions commerciales et ont une importance juridique. Outre la matérialisation de l'opération financière, elles constituent aussi des documents comptables. Émettre des fausses factures ou des factures non conformes peut entrainer des sanctions fiscales et pénales.
Qu'est-ce qu'une facture conforme ?
L'émission de facture est obligatoire pour tout professionnel ayant effectué un paiement d'un achat ou un service. Cela permet à une société de connaître son chiffre d'affaires. En d'autre lieu, les factures sont des preuves lors des contrôles fiscaux. Pour être conforme et valable, une facture doit avoir plusieurs mentions obligatoires :
- La date d'émission
- La numérotation de la facture (Numéro unique)
- Les informations du vendeur et de l'acheteur
- La date de l'émission de la facture
- La désignation et la quantité des produits ou prestation vendues
- Le numéro individuel d'identification à la TVA.
Les sanctions encourues pour non-conformité
Toutes entreprises ayant omis ou erronés certaines mentions sur la facture d'un client s'exposent à des sanctions. Ainsi, la facture est non conforme. Dans ce cas-ci, il s'agit d'un oubli ou d'une erreur sur les mentions obligatoires. Les sanctions pour cette non-conformité sont légères comparées à d'autres cas de figure tels que l'émission de fausse facture ou un défaut d'émission de facture.
La sanction pour une facture non conforme est de 15 euros par mention manquante ou inexacte. En cas de multiples erreurs ou oublies, cette amende est plafonnée au quart du montant total de la facture émise.
Qu'en est-il des autres cas de figures ?
Les sanctions pour défaut d'émission de facture
Outre les factures non conformes, les défauts de facturation sont courants. Un professionnel en défaut de facturation prend le risque de recevoir des amendes.
- La sanction encourue est une amende de 5 % du montant de la transaction, plafonnée à 37 500 euros si la facture a bien été comptabilisée.
- Cette amende peut être amenée à une hauteur de 50 % du montant de la facture qui n'a pas été fait si elle n'a pas été comptabilisée ou qu'il y a tentative frauduleuse. Elle est plafonnée à 375 000 Euros pour l'entreprise et 75 000 euros pour un gérant s'il est tenu comme seul responsable.
- En cas de récidive pour défaut de facturation ou tentative de fraude dans un délai de deux ans, l'entreprise risque une amende d'1 500 000 Euros et une exclusion du marché pendant cinq ans. Le gérant, si la faute lui incombe, risque une amende de 75 000 Euros
Il est à noter que l'acheteur est aussi exposé aux sanctions.
Les sanctions pour omissions de la mention TVA : Un cas particulier
La déduction de la TVA facturée est soumise à plusieurs conditions. Elle n'est déductible que :
- Si elle est mentionnée sur la facture
- Si le prix indiqué est bien celui qui a été acquitté
- Si elle a bien établi au nom de l'entreprise
- Si elle correspond réellement aux prestations présentes sur la facture
L'omission de la TVA sur une facture entraîne une remise en question de l'administration sur l'intégrité d'une entreprise et à ses prévalus de déduction sur l'intégralité de ses taxes. Les sanctions pour omission de la TVA pour une entreprise sont principalement une majoration de 10 % et des intérêts de retard.
Les sanctions pour émission de factures fictives ou de complaisance
L'émission de factures fictives ou de complaisance est considérée comme une tentative d'escroquerie par l'État. Cette émission de factures frauduleuses est généralement générée pour diminuer la valeur des bénéfices soumise aux impôts. Ces actes sont punissables d'un relèvement de 80 % sur les droits dus. Si elles sont jugées comme une escroquerie, des actions pénales peuvent être engagées contre le professionnel ayant émis ces factures.
Des solutions pour éviter les sanctions ?
Prévenir des erreurs : Effectuer des audits
La meilleure solution pour pouvoir prévenir des erreurs est d'effectuer un audit en comptabilité. La piste d'audit fiable a pour but d'instaurer des contrôles internes spécifiques à la gestion des factures.
La Piste d'audit fiable (PAF) a pour but de garantir :
- L'authenticité des documents de facturation
- L'intégrité des contenus des factures
- La lisibilité des factures (si celles-ci ne sont pas sous format numérique)
La Piste d'audit fiable est obligatoire et oblige les entreprises à mettre en place des contrôles internes « documentés » et « permanents » pour leurs gestions des factures émises et reçues. Elle permet de convaincre les contrôleurs fiscaux sur la véracité de vos factures et l'intégrité de vos propos.
Rectifier les factures : Est-ce possible ?
Les factures disposent d'une numérotation unique. La numérotation chronologique des factures imposée aux professionnels a été créée dans le but de vérifier que toutes ses déclarations fiscales sont conformes.
De ce fait, supprimer une facture est impossible. En revanche, rectifier une facture non conforme est possible. Si une facture présente une erreur, il est possible de la remplacer par une nouvelle facture rectificative et d'effectuer un avoir sur la précédente.
Dans le cas d'une annulation d'une vente ou prestations de service après émission de facture, la solution est aussi d'effectuer un avoir pour que rendre nulle la transaction.
Avantages d'utiliser un logiciel de facturation certifié par l'Afnor
L'Afnor est la société qui délivre des certificats. Seuls les logiciels de facturation ayant des données inaltérables, sécurisées, conservables et archivables comme Evoliz peuvent être certifiés. Ils doivent empêcher la dissimulation de données à la déclaration des taxes et assurer le suivi électronique de tous les encaissements.
Les avantages d'utiliser un logiciel certifié par l'Afnor sont multiples :
- Respecte les lois
- Apporte une plus-value aux déclarations des factures
- Évolution accompagnée : Un logiciel suivant l'évolution réglementaire
- Optimisation des pratiques et du système de qualité
- Gain de confiance des clients
- Démarquage concurrentiel
Toutes les raisons d'opter pour les facturations électroniques en 2024
L'État a effectué une réforme sur la facturation. À compter du 1 juillet 2024, les factures électroniques seront obligatoires. Elles devront comporter toutes les mentions pour qu'elles soient conformes.
Cette réforme présente plusieurs avantages, que ce soit pour L'État ou pour les entreprises.
Les facturations électroniques permettront à L'État de :
- Lutter contre les fraudes à la TVA
- Faciliter les déclarations à la TVA
Quant aux entreprises, cette réforme sera des plus avantageux :
- Une sécurisation fiscale
- Des coûts réduits avec la réduction des paperasses
- Des données traçables facilitant une bonne gestion
- Un effet de levier sur la production (économie de temps, facilité de traitement de données)
Dans une entreprise, les factures sont obligatoires pour chaque paiement d'un client. Elles s'inscrivent en comptabilité afin de voir le chiffre d'affaires de la société. L'administration est le premier responsable en cas d'omission ou d'erreur de facture. Plusieurs sanctions ont été mentionnées dans ce cas. Il est tenu à l'entreprise d'opter à des solutions fiables telles que l'utilisation d'un logiciel comme Evoliz ou d'effectuer des audits.
