Start up : structurer son entreprise avec un outil d’organisation digitale

Interview de Mélanie - Chief Operating Officer chez Kitch'n Box

 

Créée en 2016, la start up Kitch'n Box a très rapidement fait le choix d'Evoliz pour gérer son administratif, mais également pour structurer la société. Dans les 6 premiers mois de son existence, l'équipe doit gérer un seul entrepôt et 8 clients. Pourtant, sans outil, la tâche se révèle compliquée. Très vite le président éprouve le besoin de tout centraliser.

“Evoliz a pour lui été une évidence par rapport à ses critères de simplicité et le côté moins rébarbatif de la compta” 🍌

Kitch'n box construit des cuisines, des chambres froides et des stockages, pour ensuite les louer à ses clients (traiteurs, restaurants uniquement en livraison, restaurants qui délocalisent leur production…). Aujourd'hui la start up a bien grandi : Kitch'n box c'est désormais 4 sociétés sur Evoliz, 9 employés, 4 entrepôts en Ile de France et 2 nouvelles ouvertures à venir…

“Evoliz a été LA pierre des débuts qui nous a permis de nous structurer”.

 

Un déploiement en plusieurs étapes

Mélanie a suivi une formation en communication, elle ne possédait donc aucune notion en comptabilité ou en gestion. “C'est hyper angoissant quand on monte une entreprise de se dire que l'issue peut être dramatique si l'administratif n'est pas bien géré. Du coup, c'est assez rassurant d'avoir un outil qui gère tout ça de manière simple et stable.” 

Mais Rome ne s'est pas faite en un jour ! Si aujourd'hui Kitch'n box utilise la majorité des fonctionnalités proposées sur Evoliz, la start-up a pris son temps et a évolué progressivement. Qui va piano va sano 🎹

  • La 1ère année, l'équipe a décidé d'utiliser uniquement la partie vente. L'objectif était de centraliser la facturation à un seul endroit. 
  • La 2ème année, la gestion des achats a été ajoutée sur Evoliz.
  • La 3ème année, la société a effectué un travail de fond pour revoir ses process internes. L'équipe a supprimé le premier compte créé pour réimporter l'historique dans un nouveau, avec un paramétrage plus abouti.
  • La 4ème année, Kitch'n box a pris en main son rapprochement bancaire dans Evoliz, ce qui a été un véritable déclic pour chapeauter toute l'entreprise.

Parmi les membres de l'équipe, quatre utilisent au quotidien le logiciel avec une répartition des tâches bien ficelée :

  • Harrisson (le Président) pilote l'entreprise les yeux fermés grâce à des rapports bien ficelés ! 📊
  • Marie, la commerciale, édite les devis plus vite que son ombre.
  • Mélanie est devenue la reine de la facturation client 👑 et le rapprochement des ventes n'a aucun secret pour elle.
  • Aurore, gestionnaire administrative, jongle entre le traitement des factures d'achats et leur pointage avec la banque ! 💰

Pour le poste de Mélanie et du président, il y a un véritable rôle de contrôle, de supervision. Grâce à Evoliz, ils peuvent rapidement “vérifier que tout tombe carré.”

 

Le paramétrage d'Evoliz définit leurs process internes

5 années de croissance, 5 années à se structurer, à harmoniser l'organisation des Hommes et des outils : “chez nous, tout est construit autour d'Evoliz. Quand on met quelque chose en place sur le logiciel, ça change forcément une partie de nos process. On se sert d'Evoliz pour nous adapter. C'est dans ce sens là que ça se fait et ça marche plutôt bien.”

A titre d'exemple, Kitch'n box édite 2 modèles de factures. Si les 2 modèles ont d'abord été créés pour optimiser la facturation dans Evoliz, aujourd'hui, ils sont à l'origine d'une restructuration au sein des équipes désormais spécialisées sur un des deux sujets.

“Dès que je suis bloquée ou que je découvre une nouvelle fonctionnalité, il y a une phase de 2 semaines où je réfléchis et j'adapte nos process internes.”

Même des fonctionnalités moins répandues comme l'axe analytique ont eu un impact colossal sur le quotidien de la start up. Mélanie a choisi de créer un axe par site (c'est-à-dire par entrepôt), comme pour gérer des filiales au sein d'une même structure. 

La gestion commerciale et administrative est évidemment organisée en site : entrées, dépenses, clients, interventions… tout ! Mais l'impact ne s'arrête pas là :  “Le fait d'avoir pu créer un axe analytique par site me permet de me repérer au quotidien. Dès que je fais une recherche, que je refacture quelqu'un, que je fais un devis à un prospect… tout est organisé par site, je ne me sers pas uniquement de l'axe de temps en temps quand je veux sortir mes stats".
 

Le rapprochement bancaire : leur “œil de Moscou”

"La fonctionnalité qui m'a changé la vie c'est le rapprochement bancaire.” Grâce à l'implémentation de celui-ci, Mélanie gère évidemment ses relances clients, son suivi fournisseurs… mais elle a aussi réussi à mettre en place une supervision des équipes. Son organisation lui permet désormais de suivre tout l'opérationnel grâce au pointage de sa banque. 

"J'ai l'impression qu'au quotidien, rien ne m'échappe grâce au rapprochement bancaire. Si jamais il y a un tout petit couac, par exemple un mouvement bancaire qui ne correspond pas au centime près avec la facture, c'est qu'il y a forcément quelque chose qui ne va pas. Donc je commence mon enquête et j'arrive à remonter à une erreur de la commerciale ou d'une personne de la maintenance que je ne croise jamais par exemple. A chaque fois, tout part du rapprochement bancaire : c'est mon super œil de Moscou !” 👁️

 

Après 4 années d'utilisation, le bilan est très positif pour Kitch'n box. Le logiciel leur a permis non seulement de facturer en bonne et due forme, mais aussi de structurer une société en forte croissance autour de process internes clairs. 🐙

Convaincue à titre pro, Mélanie a choisi d'utiliser Evoliz également à titre perso ! Elle a suggéré aux membres de la crèche parentale à laquelle elle appartient, de déployer la solution pour leur propre gestion. Dès la première année, l'utilisation collaborative d'Evoliz a considérablement réduit les difficultés inhérentes à une gestion collective.