La gestion des frais professionnels : un enjeu pour les salariés et les entreprises
Un point de friction récurrent entre salariés et employeurs
La question des notes de frais concerne une partie des salariés d’une entreprise (membres de la direction, commerciaux, salariés nomades ou dont les missions les amènent à se déplacer régulièrement). Elles ont principalement pour objet :
- Les repas : pour le salarié et parfois pour des clients invités par l’entreprise ;
- L’hébergement : hôtels, Airbnb ou autres ;
- Les transports : avion, train, taxi, transports en commun ou encore indemnités kilométriques...
Sans carte d’entreprise, les salariés doivent généralement avancer les frais lors de leurs missions, puis attendre les remboursements correspondant au montant de leurs dépenses. Sur le papier, pour que ce processus se passe sans accroc, le salarié doit saisir et envoyer sa note de frais dans le mois, en joignant un justificatif valable. Il doit ensuite la faire valider par son manager avant de pouvoir enfin la transmettre au service comptabilité. En pratique, la réalité est tout autre. Le service comptable est bien souvent face aux situations suivantes :
- perte de justificatifs ;
- dépenses de janvier déclarées en septembre ;
- dépenses engagées non autorisées par la politique de dépenses interne ;
- demandes de validation qui s’accumulent sur le bureau d’un manager et ne sont pas transmises en comptabilité...
On comprend ainsi mieux pourquoi la question des notes de frais peut devenir une source de conflits en interne. D’un côté, les frais des salariés sont parfois remboursés tardivement. De l’autre, le service comptable endosse “le mauvais rôle” en rappelant constamment les règles de dépenses et les processus internes aux salariés et aux managers.
Une perte de temps pour les salariés et le service comptable
La gestion des notes de frais est une problématique d’autant plus importante pour les entreprises qu’elle représente également une succession de tâches chronophages pour l’ensemble des parties prenantes du processus. Selon une étude OpinionWay en 2017, on estime en effet qu’une seule note de frais génère 27 à 30 minutes de traitement en moyenne pour effectuer :
- La déclaration et la validation de la note de frais ;
- L’archivage des justificatifs (scan, classement…) ;
- La saisie des données et les écritures comptables ;
- Le virement pour le remboursement du salarié.
L’alternative : des cartes prépayées par les entreprises
Comment faciliter le traitement des notes de frais tout en encadrant les dépenses des salariés ? Les cartes prépayées peuvent ici faire une vraie différence. Même si elles fonctionnent de la même manière que les avances sur frais, elles en simplifient grandement la gestion pour l’entreprise.
En effet, l’entreprise fournit ces moyens de paiement aux salariés dont les missions occasionnent souvent des frais professionnels, puis les approvisionne et les plafonne selon la nature et la durée du déplacement. Les dépenses réalisées sont considérées comme des avances que le salarié remboursera par la suite en déclarant ses notes de frais.
Des néo-banques comme Anytime s’allient à des éditeurs de logiciels pour les ressources humaines comme Lucca pour simplifier le traitement et la gestion comptable des frais professionnels.
Finie la pile de justificatifs froissés à éplucher par les comptables ! L’ensemble des parties prenantes (salarié, manager, comptable) se libère ainsi de la pesanteur du traitement des notes de frais et peut enfin se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.
