Evoliz passe la certification “anti-fraude à la TVA” !

La loi “anti-fraude à la TVA” ou NF 203 , entrée en vigueur au 1er janvier 2018, concerne les professionnels soumis à la TVA qui doivent respecter certaines règles d'inaltérabilité pour leur facturation. Comme les enjeux sont importants, afin de garantir une sécurité totale à nos clients, Evoliz a choisi de faire le nécessaire pour que votre logiciel obtienne la certification, et à l’heure où je vous écris, les auditeurs de l’AFNOR sont en train de passer toutes les arcanes de l’outil à la moulinette.

Edit du 11/09/2018 : La clôture fiscale (citée dans le paragraphe sur La conservation des données) ne concerne pas le système de caisse d'Evoliz.

Quels sont les enjeux ? Qu’est ce que ça change pour nos utilisateurs ? Envie d’en savoir plus ? Pas de soucis, on vous décrypte tout ça !

1. Les règles d'inaltérabilité à respecter
2. Les risques en cas de non-respect de ces règles d'inaltérabilité
3. Quelle est la différence entre un logiciel conforme et un logiciel certifié ?
4. Concrètement, sur Evoliz, ça change quoi ?

Quelles sont les règles d'inaltérabilité à respecter ?

Concrètement, la loi s'articule autour de 4 axes à respecter :

• L’inaltérabilité des données correspond à l’impossibilité de modifier vos données initiales, qui doivent rester dans leur forme originale. Cette inaltérabilité des données concerne tous les documents ayant une relation avec la TVA : devis, factures de ventes , factures d’achats,..etc

• La sécurisation des données veut dire qu’un logiciel de gestion se doit de sauvegarder vos données dans leur format originel

• La conservation de vos données : la loi NF 203 mentionne également l’obligation de prévoir une clôture annuelle et mensuelle.

• L’archivage des données : l’objectif est de figer les données sur une période choisie, en permettant également de retracer et suivre les opérations d’archivage passées. Même suite à une suppression de vos données de règlement, il est mentionné que le système doit conserver les données cumulatives et récapitulatives.

Qu’est-ce que je risque si je ne respecte pas ces règles d’inaltérabilité ?

Des ennuis que vous préféreriez éviter, croyez-moi, car “des contrôles inopinés” de l’administration fiscale auront lieu. En cas de non conformité, vous vous exposez à 75 000€ d’amende et un délai de 2 mois pour régulariser votre situation. Et si ce n’est pas fait, rebelote, 75 000€ et 2 mois à nouveau. Venez donc chez Evoliz !

J’en profite pour rappeler qu’il y a des mentions obligatoires à faire figurer sur vos documents de vente, et que les omettre peut aussi coûter très cher, car à 15€ par mention manquante avec effet rétroactif, les pénalités peuvent vite monter. En utilisant Evoliz, on ne vous permettra pas de valider de facture à laquelle il manque des mentions obligatoires. Venez donc chez Evoliz !

Quelle est la différence entre un logiciel CONFORME et un logiciel CERTIFIÉ ?

Un éditeur peut lui-même déclarer son logiciel comme conforme. Dans notre cas, nous avons choisi de passer la certification délivrée par l’AFNOR.

Quel est l’avantage d’utiliser un logiciel certifié plutôt que simplement conforme ? L’entreprise qui utilise un logiciel conforme n’a aucune garantie que le logiciel le soit réellement. En cas de contrôle, l’entreprise assume alors le risque que le logiciel ne soit pas conforme et donc le risque de voir sa comptabilité rejetée.

Au contraire, si vous utilisez un logiciel certifié par l’AFNOR, c’est cet organisme qui porte la responsabilité, et donc le risque. C’est un peu comme une assurance, en cas de contrôle pas de pénalités, ni pour le client, ni pour l’éditeur !

Concrètement, sur Evoliz, ça change quoi ?

Nous allons mettre à jour l’outil dans les semaines à venir pour répondre aux nouvelles contraintes réglementaires, et souhaitons vous tenir informé des changements à venir :

• La modification ou la suppression d’une facture, d'un acompte ou d'un avoir devient impossible, sauf à l’état de brouillon. Toute modification de facture doit passer par un avoir, même pour changer une virgule, ou corriger une faute de frappe.

• Un devis, bon de livraison ou bon commande ne peut plus être modifié une fois facturé.

• Si votre entreprise est localisée en France, vous êtes dans l'obligation de catégoriser vos clients, en client Professionnel ou client Particulier. Les règles suivantes ne s'appliquent pas si votre entreprise n'est pas en France.

• Dans le cas de client particulier, les champs obligatoires pour compléter la fiche client sont le code postal, la ville et le pays.

• Dans le cas de client professionnel, plusieurs situations sont possibles :

• Votre client est français : le numéro SIRET est obligatoire, ainsi que le code postal, la ville et le pays. 

• Votre client est dans l’Union Européenne : le numéro de TVA intracommunautaire est obligatoire, ainsi que le code postal, la ville et le pays. 

• Votre client n’est ni en France, ni dans un autre pays de l’Union Européenne : seuls le code postal, la ville et le pays sont obligatoires. 

• De plus, si un client est professionnel, il faut dorénavant faire apparaître sur vos factures, acomptes et avoirs les indemnités légales en cas de retard de 40€. 

• Vous ne pouvez plus créer de factures de vente à +30 jours dans le futur.

• Les factures, avoirs et acomptes possèdent désormais une signature électronique dont l'extrait est visible sur le PDF des documents pour assurer leur inaltérabilité.

• Un Fichier des écritures comptables partiel, ainsi qu'une archive fiscale sont téléchargeables depuis Evoliz.

• Vous pouvez créer des factures d'intérêt directement depuis vos factures en retard de paiement.

Voilà, nous espérons que tout cela est un peu plus clair pour vous à présent. Nous vous informerons lorsqu’Evoliz aura rejoint la - courte - liste des logiciels certifiés, consultable sur Infocert.