Au programme pour cette version : le module de notes de frais, les améliorations de la bannette d'achats, la liaison de la caisse et des ventes, ainsi que le règlement d'une facture fournisseur par un avoir.
Module Notes de frais
Dorénavant, oubliez Excel et gérez directement vos notes de frais et indemnités kilométriques dans Evoliz:
En tant que collaborateur, vous pouvez créer simplement vos dépenses et vous les faire rembourser. Côté administrateur, vous validez les notes de frais saisies par vos collaborateurs et contrôlez efficacement les budgets de votre équipe.
En pratique, les profils “Utilisateur” peuvent créer des dépenses, et visualiser leur note de frais globale mois par mois:
Lors de la création d’une dépense de note de frais, celle-ci entre dans un “flux d’approbation”, auquel seul l’administrateur du compte a accès:
Il choisit alors d’accepter ou de refuser les dépenses de ses collaborateurs:
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Il est possible de créer deux types de notes de frais:
- La note de frais “classique”, sur le même modèle que les dépenses. L’utilisateur doit simplement renseigner le fournisseur, les montants et éventuellement un client à refacturer. On peut également la créer directement depuis la bannette, comme une dépense classique.
- La note de frais kilométrique: dans ce cas, l’utilisateur indique les étapes de son trajet dans l’application et les frais de déplacement sont calculés automatiquement. Il est également possible de renseigner un client à refacturer.
Lorsque des notes de frais kilométriques sont enregistrées, elles alimentent un rapport (Achats > Kilométrage annuel) visualisable par l’administrateur, et qui récapitule le nombre de kilomètres parcourus par chaque collaborateur:
Lorsqu’une dépense ou lorsque la note de frais globale est acceptée par l’administrateur, le document est alors créé en tant que pièce comptable dans l’onglet Dépenses.
Améliorations de la bannette
Un grand nombre d’améliorations ont été apportées à la bannette pour cette nouvelle version d’Evoliz:
1. L'augmentation du quota du nombre de fichiers intégrés dans la bannette d'achats (40 fichiers)
2. Un bouton Valider et Traiter a été ajouté dans la bannette directement, et permet d'enregistrer une dépense en quelques clics:
3. Saisie des avoirs fournisseurs et des notes de frais depuis la bannette : dorénavant, il est possible de sélectionner le type de document que vous traitez dans la bannette :
4. Un nouveau champ a également été ajouté lors du traitement d'une pièce dans la bannette : il y a maintenant une distinction entre la référence interne donnée automatiquement par Evoliz et la référence d’origine de la pièce, renseignée par l'OCR :
Amélioration du module de caisse
Le module de caisse a également été complété par la liaison des factures de vente et des encaissements. Il est maintenant possible d'enregistrer le règlement d'une facture de vente depuis ce module:
Découvrir le module de caisse en vidéo !
Règlement par un avoir fournisseur
Enfin, une facture d'achat peut maintenant être réglée par un avoir fournisseur enregistré dans le menu Achats. Il suffit de le choisir comme Mode de paiement dans le menu déroulant :
