1/ Faire un état à date de votre facturation en ligne
L'année 2016 tout juste terminée, c'est le moment opportun de faire un bilan et d'analyser les données de gestion de cette année précédente. Dans un premier temps vous pouvez par exemple vous mettre sur la période 2016 et filtrer depuis le listing des factures (Ventes > Factures) la colonne « Total HT ». De cette manière vous obtiendrez les montants des factures croissants / décroissants afin d'en contrôler leur état (Enregistré, Envoyé, En paiement, Payé, ...).
Vous pourrez alors identifier les factures importantes et déterminer quelles sont les actions prioritaires à réaliser. Dans le cas de factures impayées, vous pourrez envoyer une lettre de relance type ou déclencher une mise en recouvrement (en accédant à la facture, puis en cliquant sur les « 3 petits points » en haut à droite : Créer une relance / Mise en recouvrement).
L'onglet « Rapports » du logiciel de facturation peut aussi vous être très utile. Il intègre de nombreux indicateurs de suivi (plus d'une vingtaine de rapports) sur le chiffre d'affaires, les factures en attente de paiement, les prestations ou produits les plus vendus, la répartition par axe analytique ainsi que la balance des échéances. Ce dernier, affiche un échéancier afin d'optimiser votre trésorerie selon les paiements clients à recevoir et les règlements fournisseurs à verser.
Vous pouvez également en profiter pour générer votre archive comptable de 2016 à l'aide de la fonctionnalité « Sauvegarde ». Cette action construit un classeur numérique avec tous les documents comptables sélectionnés selon l'arborescence demandée (période, client, document). Elle est disponible en haut à droite de votre compte : Compte (ou Prénom-Nom) > Paramètres > Sauvegarde.
Vous n'avez pas utilisé le logiciel Evoliz en 2016 ;) ?
Vous pouvez y remédier dès maintenant et prendre la bonne résolution de mettre en place le logiciel de facturation en ligne. L'inscription est gratuite et vous bénéficiez d'une période d'essai de 30 jours pour découvrir les fonctionnalités très pratiques telles que la création de votre propre modèle de facture, la personnalisation de l'outil aux couleurs de votre entreprise (logo, menu, ...) ainsi que la gestion des ventes et achats (devis, facture, bon de commande, bon de livraison, …), et tout cela depuis une interface intuitive, compatible sur ordinateur, tablette, téléphone et mac.
2/ Suivre votre trésorerie en temps réel
Dans la continuité des rapports présentés ci-dessus, dont l'échéancier clients / fournisseurs, le pilotage de la trésorerie est un facteur clé dans la pérennité d'une entreprise. Le fait de pouvoir la suivre en temps réel est un véritable plus au quotidien pour l'entrepreneur ! Cela est rendu possible en connectant directement votre compte bancaire à la plateforme de facturation saas.
Cette connexion s'effectue depuis les paramètres de votre compte (Compte (ou Prénom-Nom) > Paramètres > Comptes bancaires) en sélectionnant la « Banque par défaut » ou en créant un nouveau compte bancaire. Cette synchronisation va récupérer automatiquement les entrées et sorties d'argent de votre relevé bancaire.
Vous obtiendrez alors le solde de votre compte en banque en temps réel, et pourrez pointer les différentes opérations depuis le menu de gauche « Données bancaires » et le sous-menu « Relevés bancaires ». Ce pointage des lignes peut à la fois se faire manuellement par type de document ou automatiquement à l'aide de règles de rapprochement (dans les Paramètres > Règles de rapprochement). Ces règles sont entre autres très intéressantes pour traiter les paiements ou règlements récurrents (maintenance, loyer, salaire, ...).
Gestion du multi-banque directement dans l'outil de gestion commerciale
Si vous détenez des comptes bancaires dans différentes banques, ce qui demande de s'y connecter séparément à chaque fois, vous pouvez utiliser le logiciel de gestion commerciale en ligne pour centraliser toutes vos banques. Le rapport « Banque » vous permettra par exemple de suivre la balance des mouvements, et dans le sous menu « Relevés bancaires » vous pourrez filtrer banque par banque.
3/ Optimiser le temps de traitement des notes de frais
Après un focus sur la facturation des ventes, un autre aspect de la gestion quotidienne est très consommateur de temps : la collecte et le traitement des achats de l'entreprise. Pour fournir une réponse efficace à cette problématique le logiciel de gestion des achats propose une « bannette numérique » pour collecter les notes de frais et les factures fournisseurs (Achats > Bannette).
La récupération des factures fournisseurs et des notes de frais dans la bannette est rendu possible par simple glisser-déposer ou depuis différents collecteurs tels que le scanner cloud Démat'Box de Sagemcom, le module email ZeBill, la connexion aux portails fournisseurs ainsi que par le biais de l'application mobile de prise de photos (en téléchargement sur l'Apple Store et le Play Store de Google en tapant « Evoliz »).
Dès que les justificatifs d'achats sont collectés dans la bannette numérique (Achats > Bannette) vous pourrez valider le document pour qu'il soit traité par le système de reconnaissance optique de caractères (lien « A traiter » dans le sous menu Bannette »). Le logiciel de création des dépenses par OCR va alors détecter les zones du document d'achat (fournisseur, montant, date) pour générer automatiquement la dépense. Il ne vous restera plus qu'à valider la dépense avec la pièce jointe associée.
4/ Travailler en équipe et coordonner vos actions commerciales
Le logiciel en mode SaaS est équipé d'un module de CRM en ligne pour gérer vos opportunités d'affaires depuis un pipeline commercial (CRM > Pipeline). Il permet également dans le sous menu « Activités » de lister toutes les tâches à réaliser sur un prospect ou un client, mais aussi au global de l'entreprise et par les différents collaborateurs.
A cela s'ajoute la possibilité de créer des accès par collaborateur selon leur profil (commercial, chef de projet, assistante de direction, ...). Chaque compte a son propre environnement personnalisé avec un choix des menus affichés et des habilitations autorisées. De cette manière la répartition des actions par utilisateur est optimisée.
Vous pouvez par exemple ouvrir un accès à votre expert comptable pour qu'il récupère en quelques clics les écritures comptables des différents journaux (Banque, Vente, Achat, Caisse). Il suffira au préalable d'activer la comptabilité en ligne sur votre compte (Compte (ou Prénom-Nom) > Paramètres > Comptabilité). Puis votre expert comptable pourra configurer les paramètres comptables et adapter les différents codes comptables de votre plan comptable.
Prêt(e) à faire évoluer votre business en 2017 ?
Grâce à ces 4 étapes nous sommes convaincus que vous mettrez toutes les chances de votre côté pour gagner en efficacité et en productivité sur l'année 2017. Pour passer à l'action nous vous invitons à vous connecter à votre compte ou à vous inscrire gratuitement depuis le formulaire mis à votre disposition (30 jours offerts, assistance et support compris).
En vous souhaitant à toutes et à tous une très bonne et heureuse année 2017 !
