Connexion aux portails fournisseurs pour collecter vos factures PDF
Dans la nouvelle version, le logiciel de facturation en ligne a mis en place un système de web facturier qui est paramétrable dès la création d'un nouveau fournisseur dans le ce même menu (Fournisseur > bouton Nouveau Fournisseur). Cette manipulation est aussi possible depuis la fiche d'un fournisseur déjà existant.
Vous allez donc pouvoir cliquer sur « Automatiser ce fournisseur » pour une collecte intelligente de vos factures à partir d'une date donnée. Cette action vous redirigera directement sur l'interface de notre partenaire Budget Insight (voir la photo ci-dessous) qui vous propose en version bêta une liste comprenant plus de 250 fournisseurs avec notamment les plus connus (Bouygues, Free, Orange...). Cette liste fera l'objet d'une évolution perpétuelle.
Le terme « Web facturier » est utilisé pour désigner les portails fournisseurs disposant d'un compte client sur internet sur lequel l'entreprise peut consulter ses différents achats ou abonnements (internet, téléphonie, électricité, ...), et dont l'une des rubriques du site propose le téléchargement en PDF des factures fournisseurs.
Après la reconnaissance de votre fournisseur via Budget, ou la création sur demande de celui-ci auprès de notre partenaire ou la création de celui-ci auprès de notre partenaire, il vous suffit de rentrer vos identifiants d'accès fournisseur pour valider la synchronisation de vos factures.
Une fois votre fournisseur automatisé, vous recevrez directement les factures de celui-ci de manière quotidienne sur le logiciel de gestion commerciale en ligne, et plus précisément dans le menu « Achats » et le sous menu « Fichiers » (identifiées par la Source : Portail).
Les documents seront alors listés et reconnus par notre système de reconnaissance optique de caractères (ROC, OCR en anglais) qui détectera les zones importantes de la facture comme la date,les montants TTC et HT ainsi que le montant de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), en fonction de la classification achat du fournisseur. (Téléphone et frais postaux dans le cas présent). Il ne vous restera donc plus qu'à valider la facture fournisseur pour créer la dépense correspondante avec la pièce justificative !
Possibilité de fusionner deux fournisseurs entre eux
L'application en mode SaaS (Software as a Service) offre maintenant la possibilité de fusionner deux fournisseurs entre eux pour une centralisation de toutes leurs dépenses.
Pour cela, rendez-vous dans la modification des fournisseurs dans ce même menu, en cliquant par exemple sur le nom de votre fournisseur. Vous pourrez donc lier un de vos fournisseurs avec un autre déjà existant pour différentes raisons (doublon, écritures proches, fusion ou rachat d'entreprise...).
Le sens de la fusion se définit à l'aide du bouton "Préserver ces valeurs" (voir image ci-dessous). Le fournisseur dont la case est cochée sera alors conservé avec les documents comptables du second fournisseur.
Le but principal de cette manipulation est bien évidemment de réunir les documents comptables des 2 entreprises afin de maintenir une organisation rigoureuse dans votre environnement "Fournisseurs" et donc de vos dépenses d'entreprise.
Catégorisation du blog du site
Il y a également du changement concernant le blog ! Pour des recherches encore plus pertinentes des articles du blog, des catégories, appelées aussi tags comme « Facturation », « Cas pratique », « Actualités » et bien d'autres encore ont été mises en place pour cela. Vous pourrez donc affiner vos lectures grâce aux 14 thématiques différentes, et ce en fonction des sujets qui vous intéressent le plus.
Les articles sont également accompagnés de fiches « Auteur » axées sur leurs spécialités et leurs écrits. De cette manière vous pourrez savoir qui se cache derrière l'équipe éditoriale d'Evoliz ;)
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