Principe du collecteur ZeBill Mail
ZeBill mail est une solution qui identifie parmi les mails présents dans une boite, ceux contenant des factures.
C'est un collecteur de factures numériques, il est paramétrable en trois clics et permet donc de centraliser les factures fournisseurs en les détectant dans vos boîtes mails, qu'elles soient contenues dans le corps du mail, en pièce jointe ou encore sous forme de lien.
Une fois un mail identifié comme porteur d'une facture fournisseur, ZeBill traite le document comptable de façon à l'isoler et à la transmettre à l'application web Evoliz. Cette technologie est très pratique pour les entreprises d'achats de marchandises (approvisionnements optimisés) mais également à tous les types de sociétés ayant des charges récurrentes (Abonnements internet, téléphonie, gaz...). Ce module ZeBill Mail est sécurisé, vos données sensibles sont cryptées et 100 % de vos informations sont stockées en France.
Comment marche cette centralisation des factures fournisseurs ?
Une fois par jour, le robot ZeBill Mail se connecte au serveur de messagerie après avoir paramétré l'accès de celui-ci à votre boîte mail (Identifiant, Mot de passe, Imap). La technologie ZeBill parcourt l'ensemble des mails contenus dans la messagerie sans en changer le statut (exemple : un mail « non lu » conserve le statut « non lu »).
Lorsque le crawler parcourt les mails, il utilise la sémantique (mots clés) pour analyser chacune des parties de chaque mail : l'entête (date, sujet...), le corps (zone de texte), et les pièces jointes. A partir des éléments analysés, le crawler attribut des scores aux mails, ces scores déterminent si le mail ainsi traité contient une facture ou non et si oui sous quelle forme : dans le corps du mail, un document en pièce jointe, un lien vers un marchand.
Il peut être intéressant de créer une boite mail dédiée du type fournisseurs@masociete.com. Le robot est particulièrement friand des mots « facture », « invoice » ou « FA » avec une suite de chiffres dans le sujet du mail et dans le corps sachant que dans le sujet, le scoring est plus élevé. Un nom explicite pour la pièce jointe est souhaitable du type : facture_mars, facture1234, FA122534...
Fonctionnement du module avec le logiciel de gestion Evoliz
Pour connecter une boite mail au logiciel de facturation web Evoliz à l'aide de ZeBill, c'est très simple il vous suffit d'aller dans l'onglet « Applications » en haut à droite de votre interface utilisateur et d'installer le module ZeBill mail en ajoutant le collecteur une ou plusieurs de vos boîtes mails. Cette option complémentaire payante permet de centraliser l'ensemble de ses factures fournisseurs pour un suivi intelligent de vos dépenses.
Une fois votre compte connecté à ZeBill, les factures reçues seront directement centralisées dans le menu « Achats » puis le sous-menu « Fichiers » du logiciel de gestion des achats en ligne. Les factures récupérées arriveront sur le logiciel en mode SaaS tous les matins sur votre liste, classées selon la source « Email ». (Voir exemple ci-dessous)
Les factures arrivées seront directement traitées par le module de reconnaissance optique de caractères (ROC ou OCR en anglais pour optical character recognition). Cette technologie innovante développée par Evoliz détecte précisément les zones clés de la facture fournisseur (Date, Montant, Fournisseur) et la détection du montant TTC et du montant HT calcule automatiquement la TVA des factures.
- ZeBill ne traite pas les pièces jointes qui sont des JPG ou des ZIP.
- ZeBill exclut volontairement de sa liste de documents captés les confirmations de commandes ou les bon de commandes, ainsi que les tickets de paiements exemple type les mails envoyés par Amazon qui ressemblent en tout point à des factures mais n'en sont pas au niveau comptable souvent il y a confusion de la part des utilisateurs.
- ZeBill est incapable de remonter une facture dans les cas de figure suivants : sujet neutre du type votre document, rien de clair dans le corps (ni facture, numéro facture, tva, ht, ttc...) et une pièce jointe qui ne possède aucun rapport avec la facturation.
- ZeBill remonte uniquement les factures fournisseurs, pas celles émises par la société.
Les bénéfices dans votre gestion quotidienne
Le recours à la solution ZeBill peut vous apporter plusieurs avantages utilisateurs comme un gain de temps dans le traitement des factures et une limitation des risques de pertes dans la profusion de mails que vous recevrez.
Cette centralisation intelligente de vos factures sur le logiciel va vous permettre de suivre simplement vos indicateurs d'évolution d'entreprises avec des rapports en temps réel, vous allez donc avoir un suivi de vos dépenses bien organisé. Cela permet aussi de catégoriser vos charges et d'identifier les principaux fournisseurs pour votre activité.
Pour toutes questions sur ce module vous pouvez contacter le service client au numéro suivant : 01 46 72 50 04
Si vous n'avez toujours pas de compte Evoliz, vous pouvez le créer dès maintenant pour profiter de la période d'essai de 30 jours (inscription gratuite, sans carte bancaire) afin de tester toutes les fonctionnalités de l'outil en mode SaaS.
