Comment créer et suivre son prévisionnel de gestion ?

Le prévisionnel de gestion constitue un véritable business plan. Cette fonctionnalité permet de projeter sur 12 mois ou plus les recettes et dépenses de la société pour comparer mois par mois les prévisions avec le réalisé et le chiffre d'affaires de l'année dernière.

Les prévisions peuvent être effectuées de façon macro (chiffre d'affaires global ou charges globales) ou détaillée (par classification ou affectation) suivant le niveau de détail utile à l'activité et au suivi.

Il est également possible de travailler sur plusieurs versions, basées sur des prévisions hautes, basses et réalistes, et mises à jour en temps réel.

Construction du prévisionnel de gestion

On retrouve le prévisionnel de gestion dans les Rapports > Prévisionnel > Prévisionnel de gestion du dossier client.

Le prévisionnel de gestion permet de comparer:

1/ Le réalisé sur l'année N-1: Chiffre d'affaires N-1 (Factures de ventes + Acomptes - Avoirs) et Charges N-1 (Dépenses - Avoirs)

2/ Le réalisé sur l'année en cours : Chiffres d'affaires et Charges de l'année N

3/ Les données prévisionnelles: Les données prévisionnelles sont à importer via un fichier Excel, ou à renseigner manuellement dans l'interface du prévisionnel de gestion. On peut saisir des données de l'année en cours jusqu'à N+10 grâce au filtre Période en haut de page.

Pour enregistrer ces données, rendez-vous dans les Rapports > Prévisionnel > Prévisionnel de gestion. Cliquez sur le bouton Modifier (icône Crayon) en haut à droite de l'interface: le tableau permet alors de saisir des données au niveau des lignes "Prévi", pour les catégories Charges et Chiffre d'affaires. Le résultat est déterminé par la différence du chiffre d'affaires et des charges.

L'affichage 

L'affichage du prévisionnel de gestion se fait mois par mois. Par mois vous retrouvez les indications suivantes Réel, Prévisionnel et Réel N-1 sous forme de colonnes.

Vous pouvez visualiser l'écart entre l'année N et votre prévision mais aussi l'écart entre l'année N et N-1. Les écarts sont affichés en euros et en pourcentage. Pour les faire apparaître ou disparaître cliquez sur le bouton 

Le prévisionnel est également composé de 3 catégories sous forme de lignes distinctes

  • Le chiffre d’affaires et les autres entrées en vert
  • Les charges en rouge

De ce fait:

  • La catégorie chiffre d’affaires contient uniquement vos classifications de ventes
  • La catégorie Autres entrées contient les groupes d’affectations d’entrées + les affectations d’entrées et opérations diverses en vrac
  • La catégorie Charges contient les groupes d’affectations de sorties + les affectations de sorties et opérations diverses en vrac

Ces lignes ne sont donc pas modifiables. Les valeurs totales des colonnes Réel, Prévi et Réel N-1 sont l’addition des lignes comprises dans cette catégorie.

 

Les modifications que vous pouvez apporter

Sur ce nouveau prévisionnel vous pouvez personnaliser la période de prévision en allant jusqu'à 10 ans dans le futur. L'ajout ou la modification de vos prévisions se fait case par case. Il vous suffit de cliquer sur l'icône   pour insérer une donnée chiffrée. 

Si vous souhaitez propager une donnée chiffrée sur votre prévisionnel, personnalisez en premier la période sur laquelle vous voulez propager cette donnée. Ensuite il vous faudra cliquer sur la case du mois à partir duquel la propagation va commencer puis validez en cliquant sur l'icône  . La propagation de données se font sur les lignes de Chiffre d'affaires et de Charges.

Vous pouvez ajouter des groupes d'entrée ou de sortie sur votre prévisionnel. Dans ces groupes vous avez la possibilité d'ajouter des imputations. Les imputations peuvent correspondre à 

  • des classifications 
  • des affectations diverses
  • des OD, Opérations Diverses

 

Administrez autant d'imputations que vous souhaitez par groupe. En cliquant sur le groupe, une liste déroulante sera à votre disposition avec l'ensemble des lignes pour voir le détail qui le compose. Vous pourrez modifier et supprimer chaque ligne concernée du groupe, mais aussi les déplacer soit au sein de ce même groupe soit dans un autre groupe. Le système de propagation est valable sur les lignes de groupe.

Version et import/export 

Ce prévisionnel offre la possibilité de créer plusieurs versions afin d'envisager plusieurs situations. Pour les différencier, personnalisez l'intitulé de vos versions. Exemple ( Version optimiste, version pessimiste…)

Le prévisionnel fonctionne en harmonie avec Excel. Exportez vos versions si vous préférez utiliser les formules d'excel. Vous pourrez ensuite le réimporter sur votre compte, cependant attention à ne pas oublier d'écraser les formules avant l'import. 

Si vous ne voulez pas construire votre prévisionnel depuis votre compte, mais depuis Excel, c'est possible. Téléchargez le gabarit d'import.

Vous avez la possibilité d’effectuer 3 types d’export:

  • L’export du prévisionnel seul
  • L’export complet (Réel, Prévi N-1 et Réel N-1)
  • Export complet avec écart

 

Restitution des données

Les données du tableau sont restituées sous forme de graphique en bas de la fenêtre. Le graphique vous donne un aperçu sur la période sélectionnée mais également de filtrer par donnée Réel, Prévi ou Réel N-1.

Le filtre "Restitution" permet de consulter le résultat, ou uniquement le CA ou les charges.

Le filtre « Utilisateurs » donne la possibilité de consulter le résultat par employé, collaborateur etc…

Enfin, si plusieurs versions du prévisionnel existent, le filtre "Versions" permet de filtrer par version et de consulter, modifier ou supprimer la version sélectionnée.

Prévisionnel Favori 

Vous pouvez indiquer une version de vos prévisionnels comme étant votre prévisionnel favori. Ainsi tous les rapports liés aux résultats prévisionnels, se baseront dorénavant sur votre prévisionnel favori. 

Pour le définir, rien de plus simple. Depuis le rapport prévisionnel de gestion, cliquez sur le bouton représenté par une étoile. Et voilà vous l'avez défini.