Balance - Grand Livre

A. Présentation de l'interface

B. Réaffectation des lignes

C. Demande de pièces manquantes

La Balance – Grand livre vous permet d’avoir une vue exhaustive et détaillée de tous les comptes de l'entreprise. Depuis le même écran vous pouvez consulter toutes les opérations de l’entreprise ainsi que la pièce liée à chaque écriture.

Cette interface se base sur les écritures comptables générées dans Evoliz, via les différents journaux. Elle est donc alimentée par les factures de ventes, d’achats, l’imputation du relevé bancaire, la saisie des OD, etc. Elle intègre également les lignes non-rapprochées en compte d’attente (471 par défaut).

En quelques clics, vous réaffectez plusieurs lignes ou faites une demande de pièces manquantes par mail. Votre client est notifié des pièces que vous lui demandez. Le nombre de pièces manquantes est mis en évidence dans son compte. Il joint les pièces justificatives en quelques clics : "ce qui est fait n'est plus à faire" au fur et à mesure qu'il vous fournit les pièces, le compteur se met à jour.

A. Présentation de l'interface

Présentation et filtres

La Balance – Grand Livre est disponible dans l’onglet Comptabilité, dans le menu à gauche de votre écran.

Par défaut, on affiche la vue Balance à l’ouverture de l’interface. Cette vue fait apparaître les totaux en débit et crédit de chaque compte et par différence tous les soldes débiteurs. La balance doit être équilibrée, et cet équilibre permet de vérifier que les opérations ont été correctement enregistrées.

En cliquant sur le bouton Déplier tout, on affiche la vue Grand Livre. Cette seconde vue fait apparaître l’ensemble de évènements ayant fait l’objet d’une écriture dans un journal. Sauf erreur de report, la somme des débits au Grand Livre est en permanence égale à la somme des crédits.

Filtres disponibles sur le rapport

- Fichier dans la Bannette: On retrouve les informations de la bannette, concernant les documents « A traiter », « En attente de validation » ou « En traitement ».

- Filtre des opérations par journal

- Lignes non-rapprochées: Un filtre permet de faire apparaître, ou non, les lignes non-rapprochées, que l’on liste avec le compte comptable d’attente (471 par défaut). Une case à cocher permet de les retirer la Balance – Grand Livre.

- Inclure les docs bloqués en modification: C’est le même filtre que dans les écritures comptables : en le cochant on inclut les lignes marquées comme "comptabilisées", et donc déjà exportées dans l’outil de production.

B. Réaffectation des lignes

Réaffectation des lignes

Comment réaffecter des lignes ?

Vous avez la possibilité de réaffecter les lignes en masse dès lors qu’une case du Grand Livre est cochée

Cochez les lignes à réaffecter puis cliquez sur le bouton Réaffecter en haut de la page. Il ne vous reste plus qu’à sélectionner la nouvelle affectation souhaitée.

Restrictions concernant les réaffectations (en masse) :

- On ne peut pas mixer entrée et sortie pour les réaffectations en masse.

- On ne peut pas affecter des lignes associées à une écriture "bloquée en modification".

- Cette case à cocher n’apparait que pour les lignes dont les comptes comptables sont listés dans les classifications (ventes ou achats), les affectations (entrées ou sorties) ou le compte d’attente. On ne peut donc changer l’affectation que des comptes de classe 6 et 7 ou 471 ou les écritures liées à une affectation diverse.

Spécificités des réaffectations et impacts:

- Classification par une autre classification:

Cette action peut se faire sur les écritures de ventes, saisies de caisse, les achats ou banques

- Affectation diverse par une autre affectation:

Cette action n’est possible que sur les écritures de banque. Le fait de changer l’affectation met à jour l’affectation diverse sur la ligne de relevé bancaire associée.

- Classification par une affectation diverse:

Cette action n’est possible que sur les écritures de banque.

> Vente : Lorsque l’on modifie la classification de vente par une affectation d’entrée, la facture/avoir/saisie de caisse est dépointée (elle passe dans l’état précédent si c’est un document) et la ligne de relevé bancaire est mise à jour avec l’affectation diverse d’entrée voulue.

> Achat: S’il s’agit d’une dépense/avoir fournisseur, le document est dépointé et la ligne de relevé bancaire est mise à jour avec la nouvelle affectation de sortie.

- Affectation ou ligne non-rapprochée par une classification:

Les actions de rapprochement ne sont pas proposées dans ce cas de figure, il faudra se rendre directement sur le relevé bancaire pour modifier les imputations.

C. Demande de pièces manquantes

Balance - demande de pieces

La présence d’une pièce pour chaque ligne est indiquée dans la colonne « Pièce » du Grand Livre par une icône « trombone ».

Pour les imputations sans pièce, il est possible de faire une demande de pièce à votre client. Pour cela, cochez toutes les lignes concernées, puis cliquez sur Demander les pièces en haut de la page.

Une nouvelle fenêtre vous propose un email standard à envoyer à votre client. Cet email est modifiable avant l’envoi.

Le créateur des éléments pour lesquels il manque des pièces est alors notifié par email de votre demande, avec un lien vers la liste des pièces manquantes. Il est également alerté dans l’application par un rappel dans la bannière du nombre de pièces manquantes. Ce raccourci lui permet d’accéder à une fenêtre où il peut charger directement les pièces manquantes sur chaque ligne.

Quand une ligne a fait l’objet d’une demande, une icône « Sablier » apparait dans la colonne « Pièce » tant que le document n’est pas chargé.

Restrictions :

On ne peut "Demander une pièce" qu’à des lignes qui n’ont pas de pièce liée.

Toutes les lignes sont éligibles à l’exception des lignes non-rapprochées.