Comment personnaliser la numérotation des documents comptables ?
Le logiciel de facturation Evoliz permet de personnaliser l'ensemble des éléments liés à la numérotation de chaque document comptable (facture, devis, commande, bon de livraison et avoir). Cela comprend le Formatage du numéro de vos documents comptables (de la forme : Année - Année/Mois - Numéros) ainsi que les Options du numéro (le préfixe devant le numéro, les séparateurs et le compteur).
Le paramétrage de la numérotation est notamment utile lorsque vous changez d’outil. Cette fonctionnalité vous permet de garder une continuité et une unicité de tous vos documents comptables.
Bon à savoir : Vous pouvez tester la numérotation qui vous convient le mieux et réinitialiser vos données autant de fois que vous le souhaitez lors de votre période d'essai gratuite.
Personnalisation du format de numérotation
Pour changer le préfixe et/ou modifier le type de numérotation des documents, rendez-vous dans les Paramètres de votre compte, puis dans l'onglet "Format de numérotation et préfixes des documents", à la section "Documents".
Depuis cet onglet, vous allez personnaliser le format de numérotation pour chaque type de document créé dans Evoliz : facture, devis, commande, bon de livraison, dépense, etc.
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Plusieurs éléments sont paramétrables:
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Le formatage du numéro : cet élément apparaîtra juste après le préfixe du document. Vous pouvez choisir de faire apparaître soit l’année en cours, soit l’année et le mois en cours, soit juste un compteur. Le numéro tiendra compte de la date de création du document pour renseigner l’année et le mois.
- En choisissant le format Année, le compteur est remis à zéro en début d'année.
- En choisissant le format Année / Mois (rupture fin d'année), le compteur est remis à zéro en début d'année.
- En choisissant le format Numéros, le compteur n'est pas remis à zéro.
- Le préfixe du numéro
- Les séparateurs, qui apparaissent entre le préfixe, l’année et le mois.
- Le compteur, qui correspond au numéro à attribuer au prochain document créé. Ce champ est très utile si vous changez d’outil et que vous souhaitez reprendre votre numérotation à un moment précis.
- La longueur du numéro
La dernière colonne “Exemple”, permet de visualiser le type de numérotation avant de l’enregistrer.
Vous pouvez aussi changer le préfixe des documents comptables "temporaires", c'est à dire ceux qui sont en cours de rédaction mais pas encore validés.
Dès que vos changements sont effectués, il vous suffit alors de cliquer sur Enregistrer les modifications.
Pour reprendre l'historique depuis votre ancien outil, consultez la rubrique import.