Paramétrer les exports de journaux

Le paramétrage de l’export conditionne à la fois l’affichage des journaux dans le menu Comptabilité et les colonnes du fichier qui sera importé dans l’outil de production.

Pour paramétrer l’export des écritures comptables, rendez-vous dans les Paramètres>Paramètres comptables. A la section Options d’export, vous avez la possibilité de configurer certains éléments pour que le journal soit compatible avec les critères d’import de votre logiciel de production comptable, et notamment :

  • Les comptes auxiliaires Client et Fournisseur
  • Le nombre de caractères des comptes comptables et le caractère de remplissage
  • L’export des entêtes journaux
  • Le format de date, etc.

 

Comptes de tiers et comptes auxiliaires

Personnalisez les comptes de tiers et les comptes auxiliaires avec ceux que vous utilisez dans votre outil de production (voir Comment paramétrer les comptes comptables ?).

Pour les comptes de tiers, vous avez deux solutions, qui dépendent du fonctionnement de votre outil de production :

  • Un compte client (411) / ou compte fournisseur (401) + un compte auxiliaire (2 colonnes distinctes).

    Dans ce cas de figure, assurez-vous que les colonnes « Numéro de compte » et « Compte auxiliaire » des journaux soient bien cochées lors de la personnalisation des colonnes. La construction du compte auxiliaire est personnalisable dans les Options d’export. Vous pouvez y spécifier soit le code tiers soit le nom du tiers.

Comptes auxiliaires

  • Uniquement un compte de tiers concaténé avec le nom ou le code du tiers (une seule colonne).

    Dans ce cas, dans le champ Compte comptable client, spécifiez par exemple 411{Name}, puis décochez la colonne « Compte auxiliaire » dans les journaux.

Comptes auxiliaires

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications. Les changements sont immédiatement visibles dans les écritures comptables.

 

Option d’export : caractères de remplissage

Il est inutile de spécifier le nombre de caractères prérequis dans votre outil de production sur tous les comptes comptables. Dans les options d’export, spécifiez le nombre de caractères de remplissage des comptes comptables et le caractère qui servira à compléter si des caractères sont manquants.

Caractère de remplissage

Suivant l’outil de production utilisé, les entêtes des journaux ne doivent pas être exportées, vous pouvez donc décocher la case « Export des entêtes journaux ». (1)

Le format de date peut également être adapté. (2)

Export des entêtes

 

Le HT par taux de TVA

Dans les écritures de vente, de banque et de caisse, le taux de TVA est concaténé avec le taux du HT.

Pour ne pas utiliser cette répartition par taux, vous pouvez décocher la case « Appliquer la TVA en fin de compte comptable pour le HT ».

 

Export des pièces justificatives de ventes et de dépenses

Vous pouvez également choisir d’exporter, ou non, les pièces justificatives correspondant aux achats et aux ventes.

Export des pièces

Si vous souhaitez les exporter, cochez la case « Export pièces comptables » et saisissez le nom du dossier d’export. Vous pouvez également choisir le nom d’origine de la pièce ou sa référence.

Dans le modèle d’export des journaux, activez la colonne « Pièces » et placez-la à l’emplacement prévu par votre logiciel de production.

En exportant les journaux, une archive au format ZIP sera créée. Dans cette archive, vous trouverez le journal au format sélectionné lors de l’export et un répertoire qui contiendra les pièces associées au journal.

Une des colonnes du journal sera renseignée avec le chemin de la pièce.

Codes comptables par mode de paiement pour le journal de caisse

Comme décrit dans les Paramétrages de la caisse, il est possible de configurer les modes de paiement disponibles pour une caisse.

Chaque mode de paiement est associé à un code comptable, directement concaténé au compte comptable du mode de paiement.

A la section Code comptable par mode de paiement, spécifiez le code comptable utilisé dans votre outil de production et enregistrez.


Code comptable par mode de paiement

 

Personnalisation des colonnes d’export

Vous pouvez également personnaliser les colonnes de vos exports de données à la section Modèles d’export des journaux, en désactivant ou déplaçant les libellés à votre convenance.

En désactivant une colonne, elle ne sera ni affichée, ni exportée dans les exports. Vous pouvez notamment activer ou désactiver l’affichage du Mode de paiement, de la Numérotation des lignes, d’un Libellé explicite, etc.

Chaque export est paramétrable individuellement par client, mais vous pouvez également configurer des modèles d’export pour éviter de refaire plusieurs fois les mêmes paramétrages.